O velho adágio "Você recebe pelo que paga" certamente soa verdadeiro quando se trata de um sistema informatizado de gestão de manutenção (CMMS), também conhecido como gestão de ativos empresariais (EAM) software. Estes programas permitem às empresas programar, planejar, gerir e actividades de manutenção das vias associados a equipamentos, veículos ou instalações. A utilização de um CMMS ajuda as organizações a prolongar a vida útil dos ativos, cumprir os padrões de conformidade e segurança, melhorar a taxa de conclusão do trabalho e, finalmente, reduzir os custos de manutenção.

Mas nem todos os CMMS são criados - ou vendidos - da mesma forma. Na verdade, o preço para a mesma funcionalidade pode variar tremendamente. Como a compra e implementação de um CMMS é um investimento, a transparência de custos é fundamental ao realizar o processo de seleção. Este é o primeiro passo importante para entender por que um CMMS não deve ser escolhido com base no preço sozinho - sem uma descrição inicial do preço, você pode ser atingido com taxas ocultas para serviços como treinamento e suporte - e ninguém gosta de surpresas quando se trata de faturamento.

Aqui está o que procurar para garantir que está a fazer um bom investimento.

1. Implementação do CMMS e formação

Estima-se que 80% das integrações do CMMS não atendem às expectativas porque o fornecedor não estava equipado para oferecer treinamento e suporte pós-venda. É por isso que é importante selecionar um fornecedor que inclua assistência antes, durante e após a implementação.

Além da configuração em si, procure opções robustas de treinamento, serviços de aconselhamento e gerenciamento de conta que se ajustem à sua programação e preferências. Os principais provedores oferecem aos clientes acesso a instrução presencial, conferências de usuários, portais de aprendizagem on-line, serviços de implementação e consultoria, e webinars e workshops mensais.

Finalmente, descubra se o treinamento cobre a funcionalidade do seu sistema completo ou apenas o aspecto de software. A abordagem ideal oferece treinamento de ponta a ponta em processos para garantir que os usuários entendam porque eles precisam fazer algo no sistema. Ele utiliza uma formação aprofundada e baseada em papéis sobre o que se espera das pessoas em vários trabalhos.

2. CMMS no local ou baseado em nuvem

Escolher entre uma solução Software-as-a-Service (SaaS) ou uma solução no local é uma consideração importante ao selecionar o CMMS. O modelo SaaS, também conhecido como baseado na nuvem, normalmente fornece um custo total de propriedade (TCO) mais baixo e um retorno sobre o investimento (ROI) mais rápido do que o tradicional software local.

Um sistema baseado em nuvem também permite aos gerentes e técnicos de manutenção visualizar e inserir informações de qualquer lugar e a qualquer momento. Seja em uma estação de trabalho nas instalações ou na estrada usando um smartphone, os dados armazenados na nuvem estão sempre disponíveis. Os modelos SaaS geralmente oferecem diferentes níveis de assinatura, para que sua organização possa selecionar qual nível funciona melhor para você, com a opção de atualizar e escalar no futuro.

As soluções SaaS também são mais rápidas de implementar. Além disso, o departamento de TI não precisa se preocupar com melhorias de software, pois as atualizações são automatizadas e feitas em tempo real pelo desenvolvedor. Soluções baseadas em nuvem equivalem a muito menos tempo de inatividade do sistema devido à manutenção do software.

A opção on-premise ainda é viável quando o software deve ser utilizado dentro de ambientes de dados altamente seguros e controlados. No entanto, isto traz consigo a sobrecarga adicional de manutenção e suporte interno. Embora possa encontrar um sistema CMMS no local que é mais barato inicialmente do que uma solução SaaS, pode acabar por gastar mais a longo prazo.

3. Flexibilidade e facilidade de uso em um CMMS

Vais fazer muito mais se conseguires trabalhar da maneira que queres. Procure um sistema flexível que lhe permita configurar campos e layouts de formulários, criar relatórios e dashboards personalizados, filtrar e ordenar dados e rastrear itens prioritários. Ele também incluiria uma interface de usuário (UI) de arrastar e soltar. Uma interface de usuário simples e intuitiva facilita o gerenciamento de atividades de manutenção para qualquer equipe e aumenta as taxas de adoção.

Obtenha mais do seu CMMS e melhore a forma como a saúde dos equipamentos é monitorizada, agregando e integrando dados de fontes e dispositivos diferentes. A incorporação de dados de diferentes dispositivos facilita a carga de transferência, diminui as entradas manuais propensas a erros e permite decisões de manutenção mais rápidas e melhores. Em última análise, o CMMS deve ter a capacidade de se integrar com os dados da máquina que fornece processos acionáveis e acionados por eventos - algo que você pode não obter se você selecionar o seu CMMS com base apenas no preço.

4. O mito do software livre CMMS

Alguns provedores alegam que seu CMMS é "gratuito", mas depois cobram por telefone e e-mail, taxas de hospedagem, usuários adicionais, e outros serviços. Ao avaliar um CMMS, compreender o TCO e o potencial ROI é essencial. A implementação bem sucedida não deve depender apenas do preço. Sem suporte e treinamento adequados, a implementação do CMMS tem muito menos probabilidade de sucesso.

Embora a utilização de uma planilha Excel para gerenciar a manutenção seja uma opção mais barata, ela pode rapidamente se tornar incômoda e difícil de administrar e pesquisar. E, o Excel não pode fornecer lembretes e notificações automáticas como um sistema CMMS pode. O tempo de inatividade não planejado é uma certeza se você não ouvir falar de um problema em uma máquina até que seja tarde demais. Entre as peças expeditas, os custos de mão-de-obra e o atraso no seu cronograma de produção - isso pode ficar muito caro.

Lembre-se: Se você pode fazê-lo em Excel, você pode fazê-lo muito melhor em um CMMS.

5. Vá além do software CMMS

Em vez de basear a sua decisão CMMS no preço, procure uma empresa que forneça uma solução de manutenção abrangente - não apenas software. Para começar, uma solução holística deve incluir suporte ilimitado, gestão de contas, treinamento online e presencial e serviços profissionais. O sistema ideal também o fará:

  • Ajude o pessoal de manutenção a recolher dados de falhas mais precisos
  • Automatizar os processos de execução dos trabalhos
  • Registar custos de manutenção para decisões orçamentais mais inteligentes
  • Permitir que os funcionários possam facilmente planejar e programar a manutenção
  • Designar peças de reposição críticas e/ou de capital, rastrear informações sobre garantia e fornecer processos para reforma e restauração de equipamentos
  • Medir KPIs importantes, tais como tempo de máquina parada (ou melhor, de atividade), mão-de-obra, desempenho, tempo de chave inglesa, falha e dados de Pareto.
  • Colocar informações ao alcance do técnico

Para mais informações sobre como seleccionar um Sistema de Gestão de Manutenção Computorizado, consulte 5 Erros Comuns Cometidos ao Seleccionar o CMMS.

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