O velho ditado “Você recebe o que paga” certamente é verdadeiro quando se trata de um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS), também conhecido como gestão de ativos empresariais (EAM) software. Estes programas permitem às empresas programar, planejar, gerir e Acompanhe as atividades de manutenção associados a equipamentos, veículos ou instalações. A utilização de um CMMS ajuda as organizações a prolongar a vida útil dos ativos, cumprir as normas de conformidade e segurança, melhorar a taxa de conclusão do trabalho e, em última análise, reduzir os custos de manutenção.

Mas nem todos os CMMS são criados—ou vendidos—igualmente. Na verdade, o preço pela mesma funcionalidade pode variar tremendamente. Como a compra e implementação de um CMMS é um investimento, a transparência de custos é fundamental ao realizar o processo de seleção. Este é o primeiro passo importante para entender por que um CMMS não deve ser escolhido apenas com base no preço—sem uma descrição inicial dos preços, você pode ser atingido por taxas ocultas para serviços como treinamento e suporte—e ninguém gosta de surpresas quando se trata de faturamento.

Aqui está o que procurar para garantir que você está fazendo um investimento sólido.

1. Implementação e treinamento do CMMS

Estima-se que 80% das integrações de CMMS não atendem às expectativas porque o fornecedor não estava equipado para oferecer treinamento e suporte pós-venda. É por isso que é importante selecionar um provedor que inclua assistência antes, durante e após a implementação.

Além da configuração em si, procure opções robustas de treinamento, serviços de consultoria e gerenciamento de contas que se adaptem à sua programação e preferências. Os principais fornecedores oferecem aos clientes acesso a instrução presencial, conferências de usuários, portais de aprendizagem online, serviços de implementação e consultoria, e webinars e workshops mensais.

Finalmente, descubra se o treinamento cobre a funcionalidade de todo o seu sistema ou apenas o aspecto do software. A abordagem ideal oferece treinamento completo sobre os processos para garantir que os usuários entendam por que precisam fazer algo no sistema. Ele usa educação aprofundada, baseada em funções, sobre o que se espera das pessoas em várias funções.

2. CMMS local ou baseado na nuvem

Escolher entre uma solução de Software como Serviço (SaaS) ou uma solução local é uma consideração importante ao selecionar um CMMS. O modelo SaaS, também conhecido como baseado na nuvem, normalmente oferece um custo total de propriedade (TCO) menor e um retorno sobre o investimento (ROI) mais rápido do que o software local tradicional.

Um sistema baseado na nuvem também permite que gerentes e técnicos de manutenção visualizem e insiram informações de qualquer lugar e a qualquer momento. Seja em uma estação de trabalho na instalação ou na estrada usando um smartphone, os dados armazenados na nuvem estão sempre disponíveis. Os modelos SaaS geralmente oferecem diferentes níveis de assinatura, para que sua organização possa selecionar o nível que melhor se adapta a você, com a opção de atualizar e escalar no futuro.

As soluções SaaS também são mais rápidas de implementar. Além disso, o departamento de TI não precisa se preocupar com as melhorias de software, pois as atualizações são automatizadas e feitas em tempo real pelo desenvolvedor. As soluções baseadas na nuvem equivalem a muito menos tempo de inatividade do sistema devido à manutenção do software.

A opção on-premise ainda é viável quando o software deve ser usado em ambientes de dados altamente protegidos e controlados. No entanto, isso acarreta a sobrecarga adicional de manutenção e suporte internos. Embora você possa encontrar um sistema CMMS on-premise que seja mais barato inicialmente do que uma solução SaaS, você pode acabar gastando mais a longo prazo.

3. Flexibilidade e facilidade de uso em um CMMS

Você fará muito mais se puder trabalhar da maneira que deseja trabalhar. Procure um sistema flexível que permita configurar campos e layouts de formulário, criar relatórios e dashboards personalizados, filtrar e classificar dados e rastrear itens prioritários. Também deve incluir uma interface de usuário (UI) do tipo arrastar e soltar. Uma UI simples e intuitiva facilita o gerenciamento das atividades de manutenção para qualquer equipe e aumenta as taxas de adoção.

Maximize o uso do seu CMMS e melhore a forma como a saúde dos equipamentos é monitorada, agregando e integrando dados de fontes e dispositivos distintos. A incorporação de dados de diferentes dispositivos facilita a transferência, diminui as entradas manuais propensas a erros e permite decisões de manutenção mais rápidas e melhores. Em última análise, o CMMS deve ter a capacidade de se integrar aos dados da máquina que fornecem processos acionáveis e orientados a eventos — algo que você pode não obter se selecionar seu CMMS com base apenas no preço.

4. O mito do software CMMS gratuito

Alguns provedores alegam que seu CMMS é "gratuito", mas depois cobram por telefone e e-mail, taxas de hospedagem, usuários adicionais, e outros serviços. Ao avaliar um CMMS, compreender o TCO e o potencial ROI é essencial. A implementação bem sucedida não deve depender apenas do preço. Sem suporte e treinamento adequados, a implementação do CMMS tem muito menos probabilidade de sucesso.

Embora o uso de uma planilha do Excel para gerenciar a manutenção seja uma opção mais barata, ela pode rapidamente se tornar complicada e difícil de administrar e pesquisar. E o Excel não pode fornecer lembretes e notificações automatizadas como um sistema CMMS pode. O tempo de inatividade não planejado é uma certeza se você não souber de um problema em uma máquina até que seja tarde demais. Entre peças expressas, custos de mão de obra e atraso em sua programação de produção — pode ficar muito caro.

Lembre-se: Se você pode fazer isso no Excel, pode fazer muito melhor em um CMMS.

5. Vá além do software CMMS

Em vez de basear sua decisão de CMMS no preço, procure uma empresa que forneça uma solução de manutenção abrangente — não apenas software. Para começar, uma solução holística deve incluir suporte ilimitado, gerenciamento de contas, treinamento online e presencial e serviços profissionais. O sistema ideal também deverá:

  • Ajude o pessoal de manutenção a coletar dados de falha mais precisos
  • Automatize os processos de execução do trabalho
  • Registre os custos de manutenção para decisões de orçamento mais inteligentes
  • Permitir que os funcionários planejem e programem facilmente a manutenção
  • Designar peças de reposição críticas e/ou de capital, rastrear informações de garantia e fornecer processos para reforma e restauração de equipamentos
  • Meça KPIs importantes, como tempo de inatividade da máquina (ou melhor, tempo de atividade), mão de obra, desempenho, tempo de uso da chave, falhas e dados de Pareto
  • Coloque as informações ao alcance do técnico

Para obter mais informações sobre como selecionar um Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado, confira 5 erros comuns cometidos ao selecionar um CMMS.

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