El viejo adagio "Obtienes lo que pagas" ciertamente suena cierto cuando se trata de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), también conocido como gestión de activos empresariales (EAM) software. Estos programas permiten a las empresas programar, planificar, administrar y actividades de mantenimiento de las vías asociados con equipos, vehículos o instalaciones. La utilización de un CMMS ayuda a las organizaciones a extender la vida de los activos, cumplir con las normas de cumplimiento y seguridad, mejorar la tasa de finalización de los trabajos y, en última instancia, reducir los costos de mantenimiento.

Pero no todos los CMMS se crean o se venden por igual. De hecho, el precio de la misma funcionalidad puede variar enormemente. Dado que la compra e implementación de un CMMS es una inversión, la transparencia de los costes es fundamental a la hora de llevar a cabo el proceso de selección. Este es el primer paso importante para comprender por qué no se debe elegir una GMAO únicamente en función del precio (sin una descripción previa de los precios, es posible que se produzcan cargos ocultos por servicios como la formación y la asistencia) y a nadie le gustan las sorpresas cuando se trata de la facturación.

Esto es lo que hay que buscar para asegurarse de que estás haciendo una buena inversión.

1. Aplicación y capacitación en materia de GMAO

Se estima que el 80% de las integraciones de CMMS no cumplen con las expectativas porque el proveedor no estaba equipado para ofrecer formación y apoyo post-venta. Por eso es importante seleccionar un proveedor que incluya asistencia antes, durante y después de la implementación.

Más allá de la configuración en sí, busque opciones de entrenamiento robustas, servicios de asesoría y administración de cuentas que se ajusten a su horario y preferencias. Los principales proveedores ofrecen a los clientes acceso a instrucción en persona, conferencias de usuarios, portales de aprendizaje en línea, servicios de implementación y consultoría, y seminarios web y talleres mensuales.

Finalmente, averigua si el entrenamiento cubre la funcionalidad de tu sistema completo o sólo el aspecto del software. El enfoque ideal ofrece una formación integral sobre los procesos para asegurarse de que los usuarios entienden por qué necesitan hacer algo en el sistema. Utiliza una educación profunda, basada en roles, de lo que se espera de las personas en varios trabajos.

2. 2. GMAO en el lugar o en la nube

Elegir entre una solución de software como servicio (SaaS) o una solución in situ es una consideración importante a la hora de seleccionar la GMAO. El modelo SaaS, también denominado "basado en la nube", suele ofrecer un coste total de propiedad (TCO) más bajo y un retorno de la inversión (ROI) más rápido que el software tradicional in situ.

Un sistema basado en la nube también permite a los gerentes y técnicos de mantenimiento ver e introducir información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ya sea en una estación de trabajo en la instalación o en la carretera utilizando un teléfono inteligente, los datos almacenados en la nube están siempre disponibles. Los modelos SaaS suelen ofrecer diferentes niveles de suscripción, de modo que su organización puede seleccionar el nivel que mejor le convenga, con la opción de actualizarlo y ampliarlo en el futuro.

Las soluciones SaaS también son más rápidas de implementar. Además, el departamento de TI no tiene que preocuparse por las mejoras del software, ya que las actualizaciones se automatizan y se hacen en tiempo real por el desarrollador. Las soluciones basadas en la nube equivalen a un tiempo de inactividad mucho menor del sistema debido al mantenimiento del software.

La opción "in situ" sigue siendo viable cuando el software se va a utilizar en entornos de datos altamente seguros y controlados. Sin embargo, esto conlleva los gastos adicionales de mantenimiento y soporte interno. Aunque puede encontrar un sistema CMMS en las instalaciones que es más barato inicialmente que una solución SaaS, puede terminar gastando más a largo plazo.

3. Flexibilidad y facilidad de uso en un CMMS

Se puede hacer mucho más si se puede trabajar de la manera que se quiere trabajar. Busque un sistema flexible que le permita configurar los campos y diseños de los formularios, crear informes y tableros personalizados, filtrar y clasificar los datos y realizar un seguimiento de los elementos prioritarios. También incluiría una interfaz de usuario (UI) de arrastrar y soltar. Una interfaz de usuario simple e intuitiva hace que la gestión de las actividades de mantenimiento sea fácil para cualquier equipo y aumenta los índices de adopción.

Saque más provecho de su CMMS y mejore la forma en que se controla la salud de los equipos agregando e integrando datos de fuentes y dispositivos dispares. La incorporación de datos de diferentes dispositivos facilita la carga de la transferencia, disminuye las entradas manuales propensas a errores y permite tomar decisiones de mantenimiento más rápidas y mejores. En última instancia, la GMAO debe tener la capacidad de integrarse con los datos de la máquina que proporcionan procesos accionables y basados en eventos, algo que puede no obtener si selecciona su GMAO sólo por el precio.

4. El mito del software libre de GMAO

Algunos proveedores afirman que su CMMS es "gratuito" pero luego le cobran por el soporte telefónico y por correo electrónico, tarifas de hospedaje, usuarios adicionales y otros servicios. Cuando se evalúa un CMMS, es esencial comprender el costo total de propiedad y el posible retorno de la inversión. El éxito de la implementación no debe depender únicamente del precio. Sin el apoyo y la formación adecuados, la implementación de la GMAO tiene muchas menos probabilidades de éxito.

Aunque el uso de una hoja de cálculo de Excel para gestionar el mantenimiento es una opción más barata, puede convertirse rápidamente en algo engorroso y difícil de administrar y buscar. Y, Excel no puede proporcionar recordatorios y notificaciones automatizadas como un sistema CMMS puede. El tiempo de inactividad no planificado es una certeza si no se oye hablar de un problema en una máquina hasta que es demasiado tarde. Entre las piezas aceleradas, los costos de mano de obra y el atraso en el programa de producción, puede resultar muy costoso.

Recuerda: Si puedes hacerlo en Excel, puedes hacerlo mucho mejor en un CMMS.

5. Ir más allá de los programas de GMAO

En lugar de basar su decisión de GMAO en el precio, busque una empresa que ofrezca una solución de mantenimiento integral, nosólo un software. Para empezar, una solución integral debería incluir soporte ilimitado, gestión de cuentas, formación en línea y presencial, y servicios profesionales. El sistema ideal también lo hará:

  • Ayudar al personal de mantenimiento a recopilar datos de fallos más precisos
  • Automatizar los procesos de ejecución del trabajo
  • Registro de los costos de mantenimiento para decisiones presupuestarias más inteligentes
  • Permite a los empleados planificar y programar fácilmente el mantenimiento
  • Designar piezas de repuesto críticas y/o de capital, hacer un seguimiento de la información de la garantía y proporcionar procesos para la renovación y restauración de los equipos
  • Medir los KPIs importantes, como el tiempo de inactividad de la máquina (o más bien el tiempo de funcionamiento), la mano de obra, el rendimiento, el tiempo de la llave inglesa, las fallas y los datos de Pareto
  • Poner la información al alcance del técnico

Para más información sobre cómo seleccionar un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado, vea 5 errores comunes cometidos al seleccionar el CMMS.

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