Ein Facility Maintenance Program fungiert unter anderem als Arbeitsauftragssoftware, um Wartungsaufträge zu verfolgen und Aufgaben zu planen. Es hilft den Wartungsteams, ihre Arbeitsabläufe zu verwalten und Ausfallzeiten zu minimieren. Durch die Integration von Vibrationssensoren und anderen Tools ( zustandsüberwachung ) ermöglicht ein Facility Maintenance Program und seine Datenbank den Teams auch, rund um die Uhr den Zustand der Maschinen zu überwachen, so dass sie eine zustandsorientierte Wartung durchführen können.

Andere wichtige Integrationen von Instandhaltungsprogrammen, wie z. B. Enterprise Resource Planning-Software, können Instandhaltungsteams dabei helfen, ihre Abläufe mit den Einkaufs- und Inventarfunktionen zu verbinden, die an anderer Stelle in einem Unternehmen verwendet werden. Während sich Instandhaltungs- und Zuverlässigkeitsteams darauf konzentrieren, Maschinen am Laufen zu halten, ist es in den heutigen Unternehmensumgebungen unabdingbar, dass ein Instandhaltungsprogramm nahtlos mit diesen anderen Geschäftssystemen kommunizieren kann.

Die Wartungsmanager von heute verlassen sich auf Facility-Maintenance-Systeme, um ihre Wartungsprogramme zu optimieren, Prozesse zu straffen und die Verfolgung und Analyse von Wartungs-KPIs zu verbessern. Ein Facility-Maintenance-Programm kann auch eine genaue Dokumentation von Instandhaltungsaktivitäten ermöglichen, was für stark regulierte Branchen, die Audits unterliegen, unerlässlich ist.

Letztendlich ist ein Facility Maintenance Programm eine Datenbank, und die darin enthaltenen Informationen unterstützen eine Vielzahl von Funktionen in verschiedenen Teams. Die Mitarbeiter in den Bereichen Betrieb oder Finanzen können von der Einsicht in den Bestandsstatus oder die Kosten, die Auftragsvergabe und andere Wartungsfunktionen profitieren.