Outpatient Imaging Affiliates, LLC (OIA) ist Eigentümer von ambulanten Bildgebungszentren und arbeitet mit lokalen Gesundheitsdienstleistern zusammen, um deren Bildgebungszentren zu verwalten. Die OIA-Zentren reichen von Einzel- bis hin zu Vollmodalitätseinrichtungen, die PET-, MR-, CT-, Ultraschall-, Mammographie-, Nuklearmedizin- und Röntgenverfahren anbieten. Die schlüsselfertige Lösung minimiert den Aufwand und das Risiko, die mit der Entwicklung und dem Betrieb ambulanter Zentren verbunden sind. Kelly Firestine, Director of Clinical Operations, ist für den Einkauf, die Zertifizierung und die Serviceverträge für die OIA-Kapitalausrüstung zuständig.

OIA suchte ein System, mit dem die Wartung der bildgebenden Geräte an den 23 Standorten im ganzen Land proaktiv und kosteneffizient verwaltet werden kann und mit dem sichergestellt wird, dass die Betriebszeitgarantien der Hersteller eingehalten oder übertroffen werden. Dazu müssen Modellnummern, Originalbestellungen, Ersatzteile, Zubehör, Serviceverträge, Ablaufdaten von Garantien und Ausgaben außerhalb von Verträgen in einer zentralisierten Datenbank erfasst werden, auf die auch die einzelnen Standorte zugreifen können. Ziel ist es, für jedes Gerät die am besten geeignete Servicevertragsstufe (OEM, Drittanbieter oder auf Risiko) auf der Grundlage der Servicehistorie zu bestimmen sowie Unterstützung bei der Zulassung, Akkreditierung und dem Austausch von Geräten zu bieten. Kelly wurde auf eMaint aufmerksam, als die Nutzung von eMaint CMMS durch Johns Hopkins zur Verwaltung der Wartung von Radiologiegeräten in einer Branchenpublikation vorgestellt wurde.

Outpatient Imaging kam im März 2012 an Bord und nutzte das Professional Services Team von eMaint, um das System entsprechend der gewünschten Formulare und Verfahren zu konfigurieren. Kelly verfolgt nun über 200 Geräte, darunter Kat-Scans, MRT-Geräte, Ultraschallgeräte, Röntgengeräte, Laserdrucker und mehr. Kelly war in der Lage, Bilder, Zubehör und Serviceverträge für jedes Gerät und jeden Ausweis hochzuladen und zu verknüpfen, so dass sich das OIA auf die regelmäßigen Akkreditierungsprüfungen und -erneuerungen des American College of Radiology vorbereiten kann. Bestellungen werden über eMaint CMMS für alle außervertraglichen Dienstleistungen ausgestellt. Auf der Grundlage der angefallenen Kosten für nicht vertragsgemäße Leistungen kann entschieden werden, ob der Umfang des Servicevertrags erhöht oder verringert werden soll oder ob das Gerät ersetzt oder aufgerüstet werden soll. Auch die Ausfallzeiten der einzelnen Maschinen werden über eMaint überwacht, um sicherzustellen, dass die Drittanbieter ihre vertraglichen Betriebszeitgarantien einhalten. Berichte und Dashboards liefern Echtzeit-Analysen der Ausfallzeiten und Ausgaben nach Abteilung und Gerätetyp für Budgetierungszwecke. Sobald die Schulung der Endbenutzer abgeschlossen ist, wird jede Einrichtung Zugang zu ihrem eigenen Dashboard haben, das es ihnen ermöglicht, ihre spezifischen Anlagen, die Wartungshistorie, die Serviceverträge, die Verlängerungsdaten, die Betriebszeit und die Ausgaben im Verhältnis zum Budget zu sehen.

Kelly F., Direktorin für klinische Abläufe, Ambulante Bildgebung