Beneficios de las órdenes de trabajo en línea vs. plantillas y formularios de órdenes de trabajo
La clave para ejecutar un plan de mantenimiento eficaz es un sistema fiable para programar y enviar las órdenes de trabajo. ¿Es su organización una de las muchas que gestiona el mantenimiento en hojas de cálculo o plantillas simples de órdenes de trabajo en papel? Si bien estos métodos pueden ser funcionales y de menor costo para algunos, existen numerosos desafíos que pueden surgir en cuanto a eficiencia, confiabilidad y más.
Hay una gran cantidad de mejoras en la gestión del mantenimiento que sólo son posibles mediante la aplicación de una solución de software de gestión del mantenimiento computarizado (CMMS). Hemos compilado una lista de los beneficios de utilizar un sistema de órdenes de trabajo electrónico basado en la web sobre una plantilla de órdenes de trabajo simple, gratuita o basada en una hoja de cálculo.
Automatizar y racionalizar los procesos
En un entorno de mantenimiento rápido, se necesita una solución de gestión de mantenimiento que pueda mantener el ritmo. Es imposible automatizar la información registrada en las órdenes de trabajo en papel, por lo que un miembro del personal debe encargarse de actualizar y gestionar la información manualmente. Esto puede ser casi un trabajo a tiempo completo.
Ahorre tiempo cargando automáticamente las necesidades de material para el mantenimiento preventivo a las órdenes de trabajo a medida que se producen. Las soluciones de GMAO también ayudan a establecer procesos para las solicitudes de trabajo, con aprobación y asignación automáticas basadas en el tipo de trabajo. Los horarios pueden modificarse en tiempo real mediante la herramienta PM Manager, lo que permite realizar cambios masivos sin tener que alterar meticulosamente cada uno de los horarios.
El Whispering Woods Resort es un complejo vacacional de 74 unidades situado en 10 acres en Welches, Oregon. El equipo de Whispering Woods necesitaba una forma de gestionar las peticiones de los huéspedes y del personal del complejo, y de hacer un seguimiento de los atrasos.
Tras la aplicación de eMaint, el complejo se benefició de diversas maneras. Entre ellas, un 20% de mejora en la productividad y el tiempo de respuesta a las solicitudes, la capacidad de mantenerse al día con el aumento de las necesidades de mantenimiento y limpieza.
Evitar perder las fechas de vencimiento
Referirse constantemente a las hojas de cálculo y a las notas post-it para determinar el trabajo que debe realizarse puede resultar muy inmanejable. Seguir cumpliendo con las auditorías internas y externas es de suma importancia para las organizaciones de todas las industrias. Sin un CMMS que proporcione recordatorios/alertas automatizados cuando una orden de trabajo o una tarea PM necesite ser completada, para auditorías o de otra manera, el trabajo vital se deslizará a través de las grietas.
El sistema de órdenes de trabajo en línea de eMaint le permite enviar automáticamente alertas por correo electrónico a los clientes, inquilinos o personal cuando se acepta o se rechaza una solicitud, para mantenerlos al tanto de que son la prioridad principal y de que sus solicitudes están siendo respondidas de manera rápida y eficiente.
Burris Logistics opera una red de sistemas de almacenamiento y distribución de alimentos congelados, ofreciendo una gama de servicios. Antes de eMaint CMMS, el mantenimiento de los almacenes se documentaba en hojas de cálculo engorrosas.
Para cumplir con el cumplimiento de la Gestión de Seguridad de Procesos, el equipo definió tareas y envió recordatorios automáticos por correo electrónico dentro de eMaint para alertar cuando la documentación de la OSHA necesita ser actualizada, cuando se programan las reuniones del equipo de seguridad y cuando es necesario realizar PM relacionadas con la seguridad. Además, el sistema ayuda en el elemento de integridad mecánica de OSHA proporcionando información específica sobre todos los equipos, las especificaciones recomendadas por el fabricante y las inspecciones basadas en el tipo de activos.
Acceda a los datos históricos con la punta de sus dedos
Las soluciones de GMAO proporcionan al usuario amplios datos históricos sobre activos importantes, órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo programado y más. Sin esos datos a salvo al alcance de un gerente de mantenimiento, el cumplimiento de la normativa y las auditorías pueden ser muy difíciles.
Utilice el poder de las herramientas de reporte, archivo y mantenimiento preventivo dentro del sistema de órdenes de trabajo basado en la web de eMaint para ayudar a pasar las auditorías y cumplir con las normas de cumplimiento de calidad, medio ambiente, energía, seguridad alimentaria, y más.
Desde 1985, Boasso America Corporation ha venido prestando servicios de depósito y transporte a una industria de contenedores cisterna ISO en constante crecimiento.
Desde la aplicación de eMaint, el cumplimiento de la reglamentación ha mejorado notablemente en Boasso. El departamento de cumplimiento utiliza eMaint diariamente para rastrear todos los requisitos de servicio y regulaciones para tractores y conductores, incluyendo licencias, credenciales de seguros, fechas de vencimiento, inspecciones de carreteras, violaciones de conductores, y más.
Escala su negocio de manera efectiva
El crecimiento rentable es un objetivo importante para la mayoría de las organizaciones, y las hojas de cálculo y las soluciones basadas en papel no crecen con la afluencia de mano de obra. A medida que las empresas amplían su alcance, las plantillas de órdenes de trabajo simples se vuelven más difíciles de organizar, rastrear y mantener. Es como encontrar una aguja en un pajar en constante expansión.
A medida que su departamento de mantenimiento crece o disminuye, su solución de GMAO puede ajustarse para satisfacer mejor sus necesidades. Dentro de un solo sistema, las organizaciones pueden acceder y compartir datos e inventarios entre varias ubicaciones. Se pueden agregar o eliminar usuarios fácilmente, y no es necesario invertir en servidores adicionales a medida que las necesidades cambian.
Proveedor global de materiales y soluciones a base de polímeros, PolyOne sirve a industrias que van desde la construcción a la salud y la electrónica. PolyOne ha crecido orgánicamente y a través de fusiones y adquisiciones en todo el mundo.
Con eMaint, la compañía completó un despliegue a 50 lugares en poco más de un año, 12 meses antes de lo previsto. También enseñaron a reducir los gastos de mantenimiento en el primer año completo de operación, en gran parte debido a la transparencia global del inventario de piezas. Y lo que es más importante, para los clientes de PolyOne la iniciativa ha contribuido a las continuas mejoras de la empresa en cuanto a tiempo de respuesta, fiabilidad y calidad.
Eliminar el error humano
Con todo un equipo de técnicos de mantenimiento introduciendo información en papel, el error humano se convierte en un reto diario. Esto puede llevar a un registro incorrecto de las piezas de repuesto, a la falta de procedimientos de trabajo actualizados, y a una comprensión poco clara de qué trabajo aún debe ser completado.
En lugar de confiar en el conocimiento tribal o en el papeleo, con un CMMS, puede adjuntar procedimientos operativos estándar (SOP), instrucciones y otra documentación de seguridad a una orden de trabajo en línea. Los técnicos pueden acceder a las órdenes de trabajo en línea en la oficina y sobre la marcha, y todos los miembros del equipo de mantenimiento seguirán sistemáticamente los mismos procedimientos.
La Compañía de Fertilizantes de Nueva Inglaterra (NEFCO) diseña, construye y opera instalaciones de procesamiento de biosólidos, y es responsable del tratamiento de los subproductos de las aguas residuales municipales, produciendo un fertilizante de clase A de alta calidad.
NEFCO utiliza la función de almacenamiento de documentos de eMaint para ofrecer un fácil acceso a los Procedimientos Operativos Estándar (SOPs), manuales técnicos y manuales de seguridad. Los mecánicos tienen tabletas, para que puedan revisar estos SOPs, así como abrir y cerrar los WOs a través de firmas electrónicas en el campo.
Comprender y gestionar el retraso
Sin un sistema intuitivo de gestión de órdenes de trabajo para hacer un seguimiento de las solicitudes, el estado de los proyectos y más, no hay una forma segura de saber qué trabajo crítico está todavía en la cola, y qué trabajo ya ha sido completado. Esto lleva a un desperdicio de horas de trabajo, y a una desorganización general.
Con un CMMS como eMaint, su equipo tendrá la capacidad de mantenerse al día con el progreso de todo el trabajo, y utilizar más eficientemente los recursos laborales. Ver informes y tabl eros o listas de todas las órdenes de trabajo abiertas clasificadas por tipo, técnico, departamento y cualquier otro campo definible por el usuario. También se le permite establecer procesos de flujo de trabajo para la presentación, aprobación y rechazo de solicitudes de trabajo.
La gestión del mantenimiento de las plantillas y hojas de cálculo de las órdenes de trabajo trabajó para las organizaciones durante años antes de la llegada de Internet. Sin embargo, con la potencia de un GMAO, puede llevar la gestión de las órdenes de trabajo de mantenimiento al siguiente nivel y experimentar beneficios que antes eran imposibles. Esto incluye mejoras en los procesos, como la reducción de la entrada de datos duplicados, la eliminación de errores humanos y el cumplimiento de las fechas de vencimiento. También puede ayudar a las organizaciones a adaptarse a los dolores de un negocio en evolución, permitiéndole escalar su negocio de manera efectiva y evaluar los datos históricos en cualquier momento y lugar.
¿Interesado en probar el poder del software de órdenes de trabajo en línea? Haga que su software de GMAO comience a probarse hoy mismo!