Was ist die beste CMMS-Software? Die 4 wichtigsten CMMS-Funktionen

Von Michael Mills, Technical Solutions Manager bei Fluke Reliability

Aktualisiert: 16. Juli 2025 - Ursprünglich veröffentlicht: 2021 - 10 min lesen 

Ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) bietet einen umfassenden Überblick über das, was für Instandhaltungsteams am wichtigsten ist. Die beste CMMS-Software umfasst Funktionen für die Verwaltung einer Reihe von präventiven Wartungsaufgaben. Sie sollte Ihnen helfen, Arbeitsaufträge und Ersatzteilbestände zu verwalten, vorausschauende Wartungsaktivitäten zu automatisieren, proaktive Wartungsstrategien zu ermöglichen, Wartungsaktivitäten zur Einhaltung von Vorschriften zu dokumentieren und vieles mehr.

Die Investition in die beste CMMS-Software für Ihr Unternehmen kann nicht nur dafür sorgen, dass Ihr Instandhaltungsprogramm reibungslos läuft, sondern Ihnen auch helfen, Ihre Effizienz und Produktivität zu optimieren. Bei der Auswahl der idealen Software geht es jedoch nicht nur um die Funktionen und Vorteile, sondern auch darum, eine Lösung und einen Anbieter zu finden, der für Sie und Ihr Team geeignet ist.

Die Wahl der richtigen CMMS-Lösung kann ein schwieriger Prozess sein. Schätzungsweise 80 % der CMMS-Implementierungen bleiben hinter den Erwartungen zurück, weil es an Schulungen und Support nach dem Kauf mangelt. Ein vertrauenswürdiger CMMS-Partner, der Ihnen den nötigen Support nach dem Kauf bietet, kann Ihnen helfen, häufige Fallstricke zu vermeiden und die Vorteile einer robusten CMMS-Lösung voll auszuschöpfen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die beste CMMS-Software für Ihr Unternehmen auswählen.

7 Schlüsselfunktionen, die Sie bei einem CMMS beachten sollten

In der Industrie 4.0 besteht der Zweck eines CMMS darin, Ihr Unternehmen voranzubringen, Ihr Wartungsteam auf ein neues Effizienz- und Produktivitätsniveau zu bringen und gleichzeitig unerwartete Wartungskosten und Ausfallzeiten der Anlagen zu reduzieren. Obwohl es viele wichtige Funktionen gibt, die diese Ziele unterstützen, gibt es sieben Must-haves für die Implementierung von CMMS-Software:

Beste CMMS-Funktion Nr. 1: Konfigurierbarkeit

Es gibt keine einheitliche Methode für die Verwaltung Ihrer Wartungsarbeiten. Jede Branche, jedes Unternehmen und jedes Wartungsteam hat individuelle Anforderungen an das Wartungsmanagement. Von vorbeugenden Wartungsprozessen bis hin zu Notfall-Wartungsprozessen, Arbeitsanforderungen, Berichterstellung und vielem mehr benötigen Sie ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem, das Ihre Abläufe vereinfacht. Deshalb ist die beste CMMS-Software für Sie eine, die flexibel genug ist, um Ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen und im Laufe der Zeit mit Ihnen zu wachsen.

Ihr CMMS-Anbieter sollte sich mit branchenspezifischen Konfigurationen gut auskennen und Ihnen eine robuste, maßgeschneiderte Lösung bieten, die präventive Wartungsverfahren und komplexe Arbeitsabläufe umfasst.

Beste CMMS-Funktion Nr. 2: Umfassende Integrationen

Ihr gesamtes Instandhaltungsmanagementsystem - Werkzeuge, Software und Instandhaltungsdaten - sollte in Ihrem CMMS zusammengeführt werden. Andernfalls verpassen Sie den maximalen ROI.

Mit einem CMMS wie eMaint können Sie Daten über alle Ihre Geschäftssysteme hinweg verbinden. Integrieren Sie Fluke Werkzeuge und Sensoren mit KI-Empfehlungen, ERPs, SCADA, Bis und mehr. Erfahren Sie, wie die eMaint Power BI-Integration Asahi Kasei geholfen hat, 97 % PM-Abschluss zu erreichen.

Beste CMMS-Funktion Nr. 3: Wertvolle Daten und Berichtsfunktionen

Ihre Wartungsdaten sind nutzlos, wenn Sie keine echten Erkenntnisse daraus ziehen können. Wählen Sie einen Anbieter mit fortschrittlichen CMMS-Berichten und -Analysen, einschließlich benutzerdefinierter Berichte. Ihre CMMS-Software sollte eine benutzerfreundliche Schnittstelle für Berichte und Analysen bieten, die die Echtzeit- und historischen Wartungsdaten anzeigt, die Sie für fundierte Entscheidungen benötigen.

Bestes CMMS-Merkmal Nr. 4: Schulung und laufender Support

Wie bereits erwähnt, ist das Fehlen der richtigen Schulung und Unterstützung der Hauptgrund für das Scheitern von CMMS-Implementierungen. Die Wahl einer robusten und flexiblen CMMS-Lösung, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, ist letztlich bedeutungslos, wenn die Implementierung nicht in Gang kommt und die Lösung nicht optimal genutzt wird.

Suchen Sie sich einen Partner, der Sie vor und nach dem Kauf mit Schulungen, Implementierungssupport und langfristigen professionellen Dienstleistungen unterstützt, damit Ihr Wartungsbetrieb in die richtige Richtung läuft.

Beste CMMS-Funktion Nr. 5: Benutzerfreundlichkeit

Bei jeder Instandhaltungssoftware ist die Benutzerfreundlichkeit der Schlüssel, insbesondere bei Software, die Ihnen die Arbeit erleichtern soll. Die Navigation sollte benutzerfreundlich, einfach und intuitiv sein und nur wenige Tastenanschläge erfordern. Ob für die Bestandsverwaltung, Wartungsaufgaben oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften - es sollte einfach sein, Daten in das System einzugeben und sinnvolle Erkenntnisse daraus zu ziehen.

Beste CMMS-Funktion Nr. 6: Mobile CMMS/Arbeitsauftrags-Software-App

Wartungsarbeiten werden heute durch den sofortigen Zugriff auf umsetzbare Erkenntnisse in Echtzeit bestimmt. Die einzige Möglichkeit, dies zu nutzen, ist eine Lösung, die Ihrem Team diese Einblicke unabhängig von ihrem Standort zur Verfügung stellt. Die beste CMMS-Software verfügt über starke mobile Funktionen, einschließlich einer erstklassigen Arbeitsauftrags-Software-App die mit mobilen Geräten zusammenarbeitet, um Offline-Arbeiten im Feld zu ermöglichen.

Bestes CMMS Merkmal Nr. 7: Bewährter Partner mit globaler Erfahrung

Der richtige CMMS-Anbieter sollte über jahrzehntelange Erfahrung verfügen - nicht nur in der einfachen Implementierung, sondern in der globalen, standortübergreifenden CMMS-Implementierung, die zu echten Ergebnissen bei Betriebszeit, OEE und Wartungseffizienz führt.

Wir von eMaint entwickeln skalierbare Wartungsinfrastrukturen, die für die Zukunft ausgelegt sind. Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um die beste CMMS-Lösung für Ihre Bedürfnisse zu entwickeln, egal ob es sich um ein neues Startup oder ein bestehendes Unternehmen handelt. Sie bekommen alles, was Sie brauchen, und nichts, was Sie nicht brauchen.

Wie man die beste CMMS-Software auswählt

Unabhängig davon, ob Sie nach einer CMMS-Software für einen kleinen Betrieb oder ein großes Unternehmen suchen, ist es wichtig, eine CMMS-Lösung zu wählen, die flexibel und skalierbar ist und sich Ihren Bedürfnissen anpasst. Lassen Sie uns genau besprechen, wie das geht.

Artikulieren Sie zunächst Ihre CMMS-Ziele und Prioritäten

Bei der Beurteilung der besten CMMS-Software für Ihre Instandhaltungsarbeiten müssen Sie zunächst Ihre Instandhaltungsziele und -prioritäten formulieren, um festzustellen, ob ein CMMS für Ihr Team geeignet ist. Denken Sie zum Beispiel an die folgenden Fragen:

• Was sind die kurz- und langfristigen Ziele für Ihr Wartungsteam?
• Was ist Ihre größte Herausforderung oder Hürde, die Sie davon abhält, diese Ziele zu erreichen?
• Welche Leistungsindikatoren(KPIs) sind für Ihr Team am wichtigsten?
• Welche Strategie der vorbeugenden Instandhaltung und andere Instandhaltungsstrategien wenden Sie derzeit an, und wie wollen Sie Ihre Instandhaltungsstrategien in Zukunft weiterentwickeln?
• Was funktioniert gut und was funktioniert nicht gut in Ihrer derzeitigen Instandhaltungsstrategie? Berücksichtigen Sie Wartungsanfragen, Bestandsverwaltung, Asset Management und mehr.
• Wenn Sie bereits eine Instandhaltungssoftware haben, warum ist sie dann nicht das beste CMMS-System für Ihr Team?
• Welche Schulungs- und Umsetzungsressourcen werden Sie benötigen?
• Benötigen Sie auch professionelle Dienstleistungen von Ihrem CMMS-Anbieter? Wenn ja, welche Art von Dienstleistungen?

Eine Studie aus dem Jahr 2020 ergab, dass Facility-Management-Software (in Form eines CMMS) die Instandhaltungsplanung durch wichtige Dateneinblicke verbessern kann. Wie beim computergestützten Gebäudemanagement gilt auch hier, dass die Wahl der besten CMMS-Software für Ihre spezifischen Anforderungen den Erkenntnisgewinn maximiert.

Zweitens: Kennen Sie die verschiedenen Arten von CMMS-Anbietern

Es mag Sie überraschen zu erfahren, dass 60-75 % der CMMS-Einführungen nicht erfolgreich sind. Ein Grund dafür ist, dass nicht alle CMMS-Anbieter dieselben Dienstleistungen und denselben Support anbieten. Wenn Sie also die beste CMMS-Software für Ihr Wartungspersonal auswählen, müssen Sie wissen, wie die verschiedenen Anbieter im Vergleich abschneiden.

In den letzten zehn Jahren ist eine Flut neuer CMMS- und Enterprise Asset Management-Software (EAM) auf den Markt gekommen. Diese Anbieter mögen eifrig sein, aber es mangelt ihnen an ausreichender praktischer Erfahrung. Ohne ausreichende Erfahrung in den Bereichen Instandhaltung, CMMS-Technologie und globale Implementierung sind sie möglicherweise nicht in der Lage, Ihre Anforderungen zu erfüllen - sowohl jetzt als auch bei einer Erweiterung Ihres Unternehmens.

Andererseits gibt es aber auch viele alte EAM-Anbieter. Vertraute Namen mögen zuverlässig erscheinen, aber diese Anbieter sind möglicherweise zu groß und unflexibel, um zwei wichtige Ressourcen zu bieten: Support und Konfigurierbarkeit. Von der Implementierung über das Onboarding bis hin zur täglichen Nutzung können Sie sich durch langsame Reaktionszeiten und unpersönliche Nachrichten frustriert fühlen. Es kann auch schwierig sein, die von Ihnen benötigte individuelle Lösung zu erhalten, so dass Sie sich mit einem CMMS-System mit zu wenigen oder zu vielen Funktionen zufrieden geben.

Viele Instandhaltungsabteilungen versuchen, ERPs als Instandhaltungssoftware zu verwenden - doch das ist ein Fehler. CMMS-Software ist hochspezialisiert für das Wartungsmanagement, während ERPs nur begrenzte Funktionen für Arbeitsanfragen, Arbeitsaufträge und Anlagenverwaltung bieten. Anstatt sich mit Ineffizienzen herumzuschlagen und Umgehungslösungen zu entwickeln, sollten Sie ein echtes CMS einsetzen, das sich in Ihr ERP integrieren lässt.

Und das bringt uns zu erfahrenen, erstklassigen CMMS- und EAM-Systemen. Dies sind CMMS-Softwareanbieter mit jahrzehntelanger Erfahrung in der erfolgreichen Implementierung auf globaler Ebene. Wir mögen voreingenommen sein, aber wir wissen, dass erfahrene CMMS-Softwareanbieter wie eMaint unseren Kunden genau das bieten, was sie für ihren Erfolg brauchen: praktische Erfahrung in der Instandhaltung, technologisches Fachwissen und einen persönlichen Ansatz für den laufenden Support.

Bewerten Sie schließlich, welches CMMS für Ihr Team am besten geeignet ist

Bei großen Betrieben mit mehreren Standorten ist Ihr Wartungsteam möglicherweise auf der Suche nach einem hochentwickelten und konfigurierbaren System, das ein hohes Maß an Komplexität bewältigen und sich nahtlos in eine komplexe Infrastruktur bestehender Systeme integrieren lässt, von ERP-Software (Enterprise Resource Planning) bis hin zu SCADA-Systemen (Supervisory Control and Data Acquisition). Möglicherweise benötigen Sie auch umfassende Mehrsprachenfähigkeiten und Lokalisierungsfunktionen.

Kleinere Teams hingegen benötigen vielleicht ein einfacheres Instandhaltungsmanagementsystem, bei dem eine benutzerfreundliche Software im Vordergrund steht, die schnell einsatzbereit ist. Und wenn Ihr Unternehmen expandieren will, brauchen Sie ein CMMS, das mit diesem Wachstum Schritt halten kann.

Letztlich ist die beste CMMS-Software für Sie eine, die so konfiguriert werden kann, dass sie Ihre individuellen Anforderungen erfüllt - und mit Ihnen in die Zukunft wächst.

Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie sich bei Ihrer Entscheidung stellen sollten:

• Ist es konfigurierbar und skalierbar genug, um Ihre geschäftlichen Anforderungen jetzt und in Zukunft zu erfüllen?
• Hat sich der Anbieter auf Ihre Branche und Ihren Wartungsbedarf spezialisiert?
• Bietet die CMMS-Software die sieben oben beschriebenen "Must-have"-Funktionen?
• Bietet der Anbieter die Unterstützung, die Sie benötigen, um langfristig erfolgreich zu sein?

Weitere Informationen finden Sie unter 10 Überlegungen vor der Auswahl eines CMMS.

Die 3 Geheimnisse einer nahtlosen CMMS-Implementierung

Wenn Sie die richtige Instandhaltungsmanagement-Software für Ihr Team ausgewählt haben, wie können Sie dann eine erfolgreiche Implementierung sicherstellen? Hier sind unsere drei Erfolgsgeheimnisse:

1. Holen Sie sich die Zustimmung der Führung. Fallstudien können helfen, den Bedarf zu rechtfertigen und den Wert zu demonstrieren, wie z. B. bei Johns Hopkins, wo mit eMaint eine Betriebszeit von 92 % erreicht wurde.
2. Bereiten Sie Ihr Unternehmen darauf vor. Mit der richtigen CMMS-Software kann Ihr Wartungsteam von der "Run-to-Failure"-Wartung auf eine proaktive Wartung umstellen. Sammeln Sie umfangreiche Aufzeichnungen über Ihr Team, Ihre Anlagen, Teile und Arbeitsaufträge, um die Implementierung zu erleichtern.
3. Investieren Sie frühzeitig und häufig in Schulungen. Eine frühzeitige Einführung und kontinuierliche Verbesserung sind entscheidend für die langfristige Rentabilität Ihrer Instandhaltungsmanagement-Software.

Sind Sie neugierig, wie eMaint CMMS Ihre Anforderungen an das Instandhaltungsmanagement erfüllt? Entdecken Sie eMaint noch heute mit einer kostenlosen Testversion.

Über den Autor

Michael Mills ist Technical Solutions Manager bei Fluke Reliability und leitet ein Team von Lösungsingenieuren, die sich der Innovation und Exzellenz bei der Anwendung von Strategien für Wartung, Zuverlässigkeit und Betrieb (MRO) auf CMMS- und EAM-Implementierungen verschrieben haben. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung in den Bereichen Enterprise Asset Management (EAM), zuverlässigkeitsorientierte Instandhaltung (RCM), zustandsorientierte Instandhaltung (CBM) und integrierte zustandsüberwachung (ICM) ist Mills ein maßgeblicher Vordenker in den Bereichen Asset Management, mobile CMMS-Implementierung und IIoT-Überwachung.