Por Michael Mills, Gestor de Soluções Técnicas da Fluke Reliability
Atualizado: July 16, 2025 - Postado originalmente: 2021 - 10 min read
Um sistema informatizado de gestão da manutenção (CMMS) proporciona uma supervisão abrangente do que é mais importante para as equipas de manutenção. O melhor software CMMS inclui funcionalidades para gerir uma série de tarefas de manutenção preventiva. Deve ajudá-lo a gerir ordens de trabalho e inventário de peças, automatizar actividades de manutenção preditiva, permitir estratégias de manutenção proactiva, documentar actividades de manutenção para conformidade regulamentar e muito mais.
Investir no melhor software CMMS para a sua organização pode não só manter o seu programa de manutenção a funcionar sem problemas, mas também ajudá-lo a otimizar a sua eficiência e produtividade. No entanto, é importante ter em mente que a escolha do software ideal não se resume às caraterísticas e vantagens - trata-se de encontrar uma solução e um fornecedor que funcionem para si e para a sua equipa.
A escolha da solução CMMS correta pode ser um processo difícil. Estima-se que 80% das implementações de CMMS não cumprem as expectativas devido à falta de formação e apoio após a venda. Um parceiro CMMS de confiança que forneça o apoio pós-venda de que necessita pode ajudá-lo a evitar as armadilhas comuns e a colher todos os benefícios de uma solução CMMS robusta.
Eis como escolher o melhor software CMMS para as necessidades da sua empresa.
7 caraterísticas-chave a procurar num CMMS
Na Indústria 4.0, o objetivo de um CMMS é ajudar a impulsionar o seu negócio, levando a sua equipa de manutenção a novos níveis de eficiência e produtividade, reduzindo simultaneamente os custos de manutenção inesperados e o tempo de inatividade do equipamento. Embora existam muitas caraterísticas críticas que apoiam estes objectivos, existem sete caraterísticas obrigatórias para a implementação do software CMMS:
Melhor Funcionalidade CMMS Nº 1: Configurabilidade
Não existe uma única forma de gerir as suas operações de manutenção. Cada indústria, empresa e equipa de manutenção tem necessidades individualizadas de gestão da manutenção. Desde os processos de manutenção preventiva aos processos de manutenção de emergência, pedidos de trabalho, relatórios e muito mais, necessita de um sistema de gestão de manutenção informatizado que simplifique as suas operações. É por isso que o melhor software de CMMS para si é aquele que é suficientemente flexível para satisfazer os seus requisitos exclusivos e acompanhar a sua evolução ao longo do tempo.
O seu fornecedor de CMMS deve estar bem familiarizado com as configurações específicas do sector, fornecendo-lhe uma solução personalizada robusta que inclui procedimentos de manutenção preventiva e fluxos de trabalho complexos.
Melhor caraterística do CMMS n.º 2: Integrações abrangentes
Todo o seu sistema de gestão da manutenção - ferramentas, software e dados de manutenção - devem estar reunidos no seu CMMS. Caso contrário, está a perder o máximo de ROI.
Com um CMMS como o eMaint, pode ligar dados em todos os seus sistemas empresariais. Integre ferramentas e sensores Fluke com recomendações de IA, ERPs, SCADA, Bis e muito mais. Saiba como a integração do eMaint Power BI ajudou a Asahi Kasei a atingir 97% de conclusão de PM.
Melhor caraterística do CMMS n.º 3: Dados valiosos e funcionalidades de relatórios
Os seus dados de manutenção não são úteis se não conseguir extrair deles informações reais. Escolha um fornecedor com relatórios e análises avançados de CMMS, incluindo relatórios personalizados. O seu software CMMS deve fornecer uma interface de fácil utilização para relatórios e análises, apresentando os dados de manutenção históricos e em tempo real de que necessita para tomar decisões informadas.
Melhor caraterística do CMMS n.º 4: Formação e apoio contínuo
Tal como mencionado anteriormente, a falta de formação e apoio corretos é a principal razão pela qual as implementações de CMMS falham. A escolha de uma solução CMMS robusta e flexível para as suas necessidades comerciais exactas acaba por não fazer sentido se a implementação não puder arrancar e se a solução não for utilizada em todo o seu potencial.
Encontre um parceiro que forneça o apoio de que necessita antes e depois da venda com formação, apoio à implementação e serviços profissionais a longo prazo para manter as suas operações de manutenção na direção certa.
Melhor caraterística do CMMS nº 5: Facilidade de utilização
Para qualquer software de manutenção, a facilidade de utilização é fundamental, especialmente para um software destinado a facilitar o seu trabalho. A navegação deve ser fácil de utilizar, simples e intuitiva, exigindo um número mínimo de toques nas teclas. Quer se trate de gestão de inventário, de tarefas de manutenção ou de conformidade regulamentar, deve ser fácil introduzir dados no sistema e extrair deles informações significativas.
Melhor funcionalidade CMMS n.º 6: Aplicação móvel de software CMMS/ordens de trabalho
As operações de manutenção são agora impulsionadas pelo acesso instantâneo a informações acionáveis e em tempo real. A única forma de tirar partido desta situação é com uma solução que leve estas informações à ponta dos dedos da sua equipa, independentemente da sua localização. O melhor software CMMS tem uma forte funcionalidade móvel, incluindo uma aplicação de software de ordens de trabalho que funciona com dispositivos móveis para permitir o trabalho offline no terreno.
Melhor caraterística do CMMS n.º 7: Parceiro comprovado com experiência global
O fornecedor de CMMS certo deve ter décadas de experiência - não apenas na implementação simples, mas na implementação global e multi-site de CMMS que gera resultados reais em tempo de atividade, OEE e eficiência de manutenção.
Na eMaint, criamos infra-estruturas de manutenção escaláveis que são construídas para durar. Desde novas empresas em fase de arranque até organizações empresariais antigas, trabalharemos consigo para conceber a melhor solução CMMS para as suas necessidades. Terá tudo o que precisa e nada do que não precisa.
Como escolher o melhor software CMMS
Quer esteja à procura de um software CMMS para uma pequena empresa ou para uma grande empresa, é importante escolher uma solução CMMS que seja flexível e adaptável às suas necessidades. Vamos discutir exatamente como fazer isso.
Em primeiro lugar, defina os objectivos e as prioridades do seu CMMS
Ao avaliar o melhor software CMMS para as suas operações de manutenção, é necessário primeiro articular os seus objectivos e prioridades de manutenção para determinar se um CMMS é adequado para a sua equipa. Por exemplo, considere as seguintes questões:
- Quais são os objectivos a curto e longo prazo para a sua equipa de manutenção?
- Qual é o seu maior desafio ou obstáculo que o impede de alcançar estes objectivos?
- Que indicadores-chave de desempenho(KPI) são mais importantes para a sua equipa?
- Que estratégia de manutenção preventiva e outras estratégias de manutenção utiliza atualmente e como espera fazer evoluir as suas estratégias de manutenção no futuro?
- O que está a funcionar bem e o que não está a funcionar bem na sua estratégia de manutenção atual? Considere os pedidos de manutenção, a gestão de inventário, a gestão de activos e muito mais.
- Se já tem um software de manutenção, porque é que não é o melhor sistema CMMS para a sua equipa?
- De que recursos de formação e implementação irá necessitar?
- Também precisa de serviços profissionais do seu fornecedor de CMMS? Em caso afirmativo, que tipo de serviços?
Um estudo de 2020 concluiu que o software de gestão de instalações (sob a forma de um CMMS) pode melhorar o planeamento da manutenção através de informações críticas sobre os dados. Tal como acontece com a gestão de instalações assistida por computador, a escolha do melhor software CMMS para as suas necessidades específicas maximizará os seus conhecimentos.
Em segundo lugar, conheça os diferentes tipos de fornecedores de CMMS
Poderá surpreendê-lo saber que 60-75% das implementações de CMMS não são bem sucedidas. Uma das razões é que nem todos os fornecedores de CMMS oferecem os mesmos serviços e apoio. Assim, ao escolher o melhor software CMMS para o seu pessoal de manutenção, precisa de saber como é que os diferentes tipos de fornecedores se comparam.
Durante a última década, entrou no mercado uma vaga de novos softwares CMMS e de gestão de activos empresariais (EAM). Estes fornecedores podem estar ansiosos, mas não têm conhecimentos suficientes no mundo real. Sem uma vasta experiência em manutenção, tecnologia CMMS e implementação global, podem não ser capazes de satisfazer as suas necessidades - tanto agora como à medida que a sua empresa cresce.
Por outro lado, também verá muitos fornecedores de EAM antigos. Os nomes conhecidos podem parecer fiáveis, mas estes fornecedores podem ser demasiado grandes e inflexíveis para fornecer dois recursos fundamentais: suporte e configurabilidade. Desde a implementação e integração até à utilização quotidiana, pode sentir-se frustrado com tempos de resposta lentos e mensagens impessoais. Também pode ser difícil obter a solução personalizada de que necessita, o que o leva a optar por um sistema CMMS com muito poucas ou demasiadas funcionalidades.
Muitos departamentos de manutenção tentam utilizar os ERPs como software de manutenção - mas isso é um erro. O software CMMS é altamente especializado para a gestão da manutenção, enquanto os ERPs oferecem capacidades limitadas de pedidos de trabalho, ordens de trabalho e gestão de activos. Em vez de lidar com ineficiências e desenvolver soluções alternativas, adopte um verdadeiro CMS que se integre no seu ERP.
E isso leva-nos a sistemas CMMS e EAM experientes e de classe mundial. Estes são fornecedores de software CMMS com décadas de experiência em implementações bem sucedidas a uma escala global. Podemos ser tendenciosos, mas sabemos que os fornecedores de software CMMS experientes, como a eMaint, fornecem o que os nossos clientes precisam para ter sucesso: experiência de manutenção no mundo real, conhecimentos tecnológicos e uma abordagem personalizada para o suporte contínuo.
Finalmente, avalie qual é o melhor CMMS para a sua equipa
Para operações de grande dimensão e em vários locais, a sua equipa de manutenção pode estar à procura de um sistema sofisticado e configurável que possa lidar com um elevado nível de complexidade e que possa integrar-se perfeitamente numa infraestrutura complexa de sistemas existentes, desde software de planeamento de recursos empresariais (ERP) a sistemas de controlo de supervisão e aquisição de dados (SCADA). Poderá também necessitar de amplas capacidades multilingues e de funcionalidades de localização.
Entretanto, as equipas mais pequenas podem necessitar de um sistema de gestão da manutenção mais simples, dando prioridade a um software que seja fácil de utilizar e rápido de arrancar. E se a sua empresa planeia expandir-se, quer um CMMS que possa acomodar esse crescimento.
Em última análise, o melhor software CMMS para si é aquele que pode ser configurado para se adequar às suas necessidades específicas actuais - e crescer consigo no futuro.
Eis algumas perguntas-chave a fazer para decidir:
- É suficientemente configurável e escalável para satisfazer as suas necessidades empresariais agora e no futuro?
- O fornecedor é especializado em servir a sua indústria e necessidades de manutenção?
- O software CMMS fornece as sete capacidades obrigatórias descritas acima?
- O fornecedor fornece o apoio de que necessita para ser bem sucedido a longo prazo?
Para saber mais, consulte 10 considerações antes de selecionar um CMMS.
Os 3 segredos para uma implementação perfeita do CMMS
Depois de ter escolhido o software de gestão da manutenção adequado para a sua equipa, como pode garantir uma implementação bem sucedida? Aqui estão os nossos três segredos para o sucesso:
- Obter a adesão da liderança. Os estudos de caso podem ajudar a justificar a necessidade e demonstrar o valor, como a forma como a Johns Hopkins conseguiu 92% de tempo de atividade com o eMaint.
- Prepare a sua organização. Com o software CMMS adequado, a sua equipa de manutenção pode deixar de correr para a falha e passar a fazer uma manutenção proactiva. Reúna amplos registos da sua equipa, activos, peças e ordens de trabalho para facilitar a implementação.
- Investir na formação desde o início e com frequência. A adoção precoce e a melhoria contínua são essenciais para o ROI a longo prazo do seu software de gestão da manutenção.
Tem curiosidade em saber como o eMaint CMMS satisfaz as suas necessidades de gestão da manutenção? Explore o eMaint hoje mesmo com um teste gratuito.
Sobre o autor
Michael Mills é um Gestor de Soluções Técnicas na Fluke Reliability, liderando uma equipa de engenheiros de soluções dedicados à inovação e excelência na aplicação de estratégias de manutenção, fiabilidade e operações (MRO) à implementação de CMMS e EAM. Com mais de uma década de experiência em Gestão de Activos Empresariais (EAM), Manutenção Centrada na Fiabilidade (RCM), Manutenção Baseada na Condição (CBM) e monitoramento de condição Integrada monitoramento de condição (ICM), Mills é um líder de pensamento autorizado nos domínios da gestão de activos, implementação de CMMS móvel e monitorização IIoT.