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Puede resultar difícil mantener el funcionamiento adecuado del sistema de viviendas de una universidad con una gestión eficaz de las órdenes de trabajo y una capacidad de previsión de las necesidades futuras de mantenimiento.
En 2014, una oficina de alojamiento universitario comenzó a buscar una forma eficiente de automatizar la gestión de órdenes de trabajo y activos con un sistema de software de gestión de mantenimiento informatizado (GMAO).
Los activos de vivienda de la universidad incluyen cinco complejos que suman unas 6.000 habitaciones para estudiantes, cuatro comedores y cinco tiendas de conveniencia. Esto suma unos 2,5 a 3 millones de pies cuadrados y alrededor de 20.000 activos individuales para ser mantenidos.
Anteriormente habían gestionado el mantenimiento y el seguimiento de los activos con una combinación de tickets de papel y hojas de cálculo. Debido al crecimiento, el equipo de la oficina de vivienda necesitaba una mejor solución.
Después de investigar y explorar varias opciones, la oficina de vivienda eligió eMaint GMAO en 2016. Este GMAO proporcionaba gestión de activos Características y personalización. También podía integrarse con Star Rez, software que utilizaban principalmente para gestionar la asignación de habitaciones, los contratos y la facturación.
Mientras el subdirector construía la base de datos de activos, los especialistas en implementación de eMaint desarrollaron una pieza de integración para integrar automáticamente las solicitudes de trabajo de Star Rez en el sistema de órdenes de trabajo de GMAO. Esto permitió a los estudiantes introducir solicitudes de trabajo a través de Star Rez que fluyen automáticamente en el sistema.
La formación sobre el módulo de órdenes de trabajo comenzó en otoño de 2017. Comenzaron con un complejo y, basándose en los comentarios del personal del primer complejo, el equipo de vivienda personalizó algunas pantallas y formó al resto del personal de las instalaciones de vivienda a medida que avanzaba un complejo a la vez para adoptar el nuevo sistema GMAO . A finales de enero de 2018, todos los complejos estaban operativos.
El nuevo sistema permite a los responsables de las instalaciones de alojamiento de la universidad asignar órdenes de trabajo a sus mecánicos en el sistema GMAO desde un dispositivo móvil o un PC con solo unos clics.
Lea el caso práctico completo para saber cómo la GMAO ha agilizado la tramitación de las órdenes de trabajo y mejorado la previsión del ciclo de vida de los activos.