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Puede resultar difícil mantener el funcionamiento adecuado del sistema de viviendas de una universidad con una gestión eficaz de las órdenes de trabajo y una capacidad de previsión de las necesidades futuras de mantenimiento.
En 2014, una oficina de vivienda universitaria comenzó a buscar una forma eficiente de automatizar la gestión de las órdenes de trabajo y los activos con un sistema de software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS).
Los activos de vivienda de la universidad incluyen cinco complejos que suman unas 6.000 habitaciones para estudiantes, cuatro comedores y cinco tiendas de conveniencia. Esto suma unos 2,5 a 3 millones de pies cuadrados y alrededor de 20.000 activos individuales para ser mantenidos.
Anteriormente habían gestionado el mantenimiento y el seguimiento de los activos con una combinación de tickets de papel y hojas de cálculo. Debido al crecimiento, el equipo de la oficina de vivienda necesitaba una mejor solución.
Después de investigar y explorar varias opciones, la oficina de vivienda eligió eMaint CMMS en 2016. Este GMAO proporcionó características de gestión de activos y personalización. También podía integrarse con Star Rez, un software que utilizaban principalmente para gestionar las asignaciones de habitaciones, los contratos y la facturación.
Mientras el director asistente construía la base de datos de activos, los especialistas en implementación de eMaint desarrollaron una pieza de integración para integrar automáticamente las solicitudes de trabajo de Star Rez en el sistema de órdenes de trabajo del CMMS. Esto permitió a los estudiantes introducir peticiones de trabajo a través de Star Rez que fluyen automáticamente en el sistema.
El entrenamiento comenzó en el módulo de órdenes de trabajo en otoño de 2017. Comenzaron con un complejo, y basándose en la retroalimentación del personal del primer complejo, el equipo de vivienda personalizó algunas pantallas y entrenó al resto del personal de las instalaciones de vivienda a medida que se trasladaba un complejo a la vez para adoptar el nuevo sistema CMMS. A finales de enero de 2018, estaban en vivo con todos los complejos.
El nuevo sistema permite a los responsables de las instalaciones de la universidad asignar órdenes de trabajo a sus mecánicos en el sistema de GMAO desde un dispositivo móvil o un PC con sólo unos pocos clics.
Lea el estudio de caso completo para saber cómo el CMMS ha acelerado el procesamiento de las órdenes de trabajo y ha mejorado la previsión del ciclo de vida de los activos.