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Pode ser um desafio manter um sistema de habitação universitária a funcionar corretamente, com uma gestão eficaz das ordens de trabalho e capacidade de previsão das necessidades de manutenção futuras.
Em 2014, um escritório de habitação universitária começou a procurar uma forma eficiente de automatizar a ordem de trabalho e a gestão de ativos com um Software de Gestão de Manutenção (CMMS).
Os bens habitacionais da universidade incluem cinco complexos que totalizam cerca de 6.000 quartos para estudantes, quatro refeitórios e cinco lojas de conveniência. Isto totaliza cerca de 2,5 a 3 milhões de metros quadrados e cerca de 20.000 bens individuais a serem mantidos.
Eles já haviam gerenciado anteriormente a manutenção e o rastreamento de ativos com uma combinação de bilhetes de papel e planilhas. Devido ao crescimento, a equipe do escritório de habitação precisava de uma solução melhor.
Após pesquisar e explorar várias opções, o escritório de habitação escolheu o eMaint CMMS em 2016. Este CMMS forneceu recursos de gerenciamento de ativos e customização. Ele também poderia ser integrado com o Star Rez, software que eles usavam principalmente para lidar com a atribuição de salas, contratos e faturamento.
Como o diretor assistente construiu a base de dados de ativos, os especialistas em implementação do eMaint desenvolveram uma peça de integração para integrar automaticamente as solicitações de trabalho do Star Rez no sistema de ordens de trabalho do CMMS. Isto permitiu que os alunos introduzissem pedidos de trabalho através do Star Rez que automaticamente fluem para o sistema.
A formação sobre o módulo de ordem de trabalho começou no outono de 2017. Eles começaram com um complexo, e com base no feedback do pessoal do primeiro complexo, a equipe da casa customizou algumas telas e treinou o resto do pessoal da casa ao mover um complexo de cada vez para adotar o novo sistema CMMS. No final de janeiro de 2018, eles estavam ao vivo com todos os complexos.
O novo sistema permite que os gestores de instalações de alojamento da universidade atribuam ordens de trabalho aos seus mecânicos no sistema CMMS a partir de um dispositivo móvel ou PC, com apenas alguns cliques.
Leia o estudo de caso completo para saber como o CMMS acelerou o processamento de ordens de trabalho e melhorou a previsão do ciclo de vida dos ativos.