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Pode ser um desafio manter um sistema de habitação universitária a funcionar corretamente, com uma gestão eficaz das ordens de trabalho e capacidade de previsão das necessidades de manutenção futuras.
Em 2014, um escritório de habitação universitária começou a procurar uma forma eficiente de automatizar a ordem de trabalho e a gestão de ativos com um Software de Gestão de Manutenção (CMMS).
Os ativos de habitação da universidade incluem cinco complexos que totalizam cerca de 6.000 quartos de estudantes, quatro refeitórios e cinco lojas de conveniência. Isso soma cerca de 2,5 a 3 milhões de pés quadrados e cerca de 20.000 ativos individuais a serem mantidos.
Anteriormente, eles gerenciavam a manutenção e o rastreamento de ativos com uma combinação de ordens de serviço em papel e planilhas. Devido ao crescimento, a equipe do escritório de habitação precisava de uma solução melhor.
Após pesquisar e explorar várias opções, o escritório de habitação escolheu o eMaint CMMS em 2016. Este CMMS forneceu recursos de gerenciamento de ativos e personalização. Ele também poderia ser integrado ao Star Rez, software que eles usavam principalmente para lidar com atribuições de quartos, contratos e faturamento.
À medida que o diretor assistente construía o banco de dados de ativos, os especialistas em implementação da eMaint desenvolveram uma peça de integração para integrar automaticamente as solicitações de trabalho do Star Rez no sistema de ordens de serviço do CMMS. Isso permitiu que os alunos inserissem solicitações de trabalho através do Star Rez que fluem automaticamente para o sistema.
O treinamento começou no módulo de ordem de serviço no outono de 2017. Eles começaram com um complexo e, com base no feedback da equipe do primeiro complexo, a equipe de habitação personalizou algumas telas e treinou o restante da equipe das instalações de habitação à medida que avançava um complexo de cada vez para adotar o novo sistema CMMS. No final de janeiro de 2018, eles estavam ativos com todos os complexos.
O novo sistema permite que os gerentes de instalações de alojamento universitário atribuam ordens de serviço a seus mecânicos no sistema CMMS a partir de um dispositivo móvel ou PC com apenas alguns cliques.
Leia o estudo de caso completo para saber como o CMMS agilizou o processamento de ordens de serviço e melhorou a previsão do ciclo de vida dos ativos.