Universidade reforça o software de manutenção existente com o eMaint CMMS
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Milhares de estudantes entram e saem das universidades todos os anos. Enquanto as turmas de formandos estão deixando para trás micro-ondas sobrecarregados, outros estão entrando nos dormitórios esperando ativos funcionando corretamente. Em uma universidade, os registros em papel de manutenção de equipamentos eram comuns e o rastreamento de ativos era difícil.
O software de pedido de manutenção existente, Star Rez, não conseguiu fornecer os detalhes necessários para gerir eficazmente as solicitações de trabalho feitos pelos alunos. O Software de Gestão de Manutenção eMaint (CMMS) customizável forneceu as capacidades de integração necessárias e expandiu os recursos de gestão de ativos do escritório de alojamento necessário.
ANTECEDENTES
Os refeitórios de uso múltiplo da universidade continham eletrodomésticos comerciais, e seus milhares de dormitórios estavam equipados com cozinhas compactas ou mini-geladeiras e micro-ondas. O funcionamento adequado do encanamento era fundamental, assim como as bombas de calor para lidar com os frios invernos da Pensilvânia. Embora a universidade tivesse um sistema automatizado de criação de ordens de serviço para estudantes, os tickets não continham as informações para resolver os problemas de manutenção de forma eficaz.
O objetivo era implementar um Software de Gestão de Manutenção (CMMS) para agilizar a ordem de trabalho e o gerenciamento de ativos e, em última instância, adicionar um programa de manutenção preditiva. O diretor assistente de Facilities Management da universidade foi solicitado a ajudar na pesquisa e recomendar um sistema de gestão de ativos e manutenção para o escritório de habitação. A instituição de ensino escolheu o software eMaint CMMS por causa de sua capacidade de revisar os processos de manutenção e porque ele poderia se integrar com o software Star Rez usado para dar suporte aos pedidos de manutenção dos estudantes.
O DESAFIO
Uma combinação de bilhetes de papel e planilhas era comumente usada pelos funcionários da universidade para gerenciar solicitações de manutenção. Outras questões de manutenção às vezes eram relatadas por zeladores. O pessoal tinha que folhear um fichário de três argolas para visualizar os históricos de manutenção de ativos.
Mais de 5.800 quartos precisavam ser inseridos como ativos para criar uma base de ordens de serviço. Os dados dos quartos tiveram que ser baixados do banco de dados Star Rez e importados para o eMaint CMMS. Depois que todos os quartos foram inseridos, os milhares de outros ativos—como bombas de calor, aquecedores de água e outros eletrodomésticos—tiveram que ser atribuídos aos quartos e inseridos.
A universidade entrou em operação com o CMMS começando com um complexo. Com o lançamento bem-sucedido em andamento, os outros complexos seguiram e, no final do mês, todos estavam operacionais.
RESULTADOS
O diretor assistente da universidade construiu o banco de dados de ativos, enquanto os especialistas em implementação do software eMaint CMMS desenvolveram uma peça de integração para fundir automaticamente as solicitações de trabalho do Star Rez no eMaint CMMS.
Ao integrar os dados do Star Rez com o eMaint CMMS, as equipes de manutenção da universidade agora visualizam descrições abrangentes dos problemas de manutenção e entendem o trabalho que precisa ser feito. O CMMS permite que os gerentes de instalações de alojamento atribuam ordens de serviço aos técnicos instantaneamente usando um dispositivo móvel ou um PC com apenas alguns cliques.
BENEFÍCIOS
“O sistema CMMS nos ajudará a criar orçamentos, decidir onde a manutenção deve ser feita e prever a substituição de equipamentos. É tão personalizável; Podemos adaptá-lo facilmente para atender às nossas necessidades.”
– Gestão de instalações