Was ist Work Order Management? Vorteile und bewährte Praktiken

Was ist Work Order Management?

Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist ein Prozess zur zeitnahen Ausführung, Dokumentation und Überprüfung von Arbeitsaufträgen. Dazu gehört die systematische Bearbeitung von Arbeitsanfragen, die Planung von Aufgaben, die Zuweisung von Ressourcen und die Überwachung des Fortschritts und der Fertigstellung dieser Aufgaben. Dieser Prozess ist für eine effiziente Abwicklung von Arbeitsaufträgen, eine ordnungsgemäße Wartung der Anlagen und minimale Ausfallzeiten unerlässlich.

Ein Arbeitsauftrag ist ein formelles Dokument mit Informationen über die Fähigkeiten und Werkzeuge, die für die Ausführung genehmigter Instandhaltungsaufgaben erforderlich sind. Er gibt an, welche Mitarbeiter befugt sind, die angeforderten Arbeiten auszuführen, welche Aufgaben der Arbeitsauftrag umfasst und vieles mehr.

Zu den wichtigsten Komponenten der Arbeitsauftragsverwaltung gehören:

1. Erstellung von Arbeitsaufträgen: Dies beinhaltet die Erstellung von Arbeitsaufträgen auf der Grundlage des Wartungsbedarfs, unabhängig davon, ob es sich um vorbeugende, vorausschauende oder reaktive Maßnahmen handelt. Arbeitsaufträge enthalten detaillierte Beschreibungen der Aufgaben, der betroffenen Anlagen und der Prioritätsstufe.
2. Zeitplanung: Sobald Arbeitsaufträge erstellt sind, müssen sie entsprechend geplant werden, um eine rechtzeitige Ausführung zu gewährleisten. Dazu gehört die Zuteilung von Personal, Werkzeugen und Materialien, die für die Ausführung der Aufgaben erforderlich sind.
3. Zuweisung: Die Zuweisung von Arbeitsaufträgen an das richtige Personal ist entscheidend für die Effizienz. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Aufgaben an Techniker oder Teams mit den erforderlichen Fähigkeiten und der entsprechenden Verfügbarkeit vergeben werden.
4. Verfolgung und Überwachung: Es ist wichtig, den Fortschritt eines Arbeitsauftrags während seines gesamten Lebenszyklus zu verfolgen. Dazu gehört die Überwachung des Arbeitsstatus, die Erfassung aller aufgetretenen Probleme und die Sicherstellung, dass die Techniker die Arbeit innerhalb des erwarteten Zeitrahmens abschließen.
5. Fertigstellung und Dokumentation: Nachdem die Teams einen Arbeitsauftrag abgeschlossen haben, sollten sie die Ergebnisse zur späteren Bezugnahme und Analyse dokumentieren. Dazu gehört die Aufzeichnung aller verwendeten Teile, der aufgewendeten Zeit und aller erforderlichen Folgemaßnahmen.
6. Berichterstattung und Analyse: Effektive Systeme zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen bieten robuste Berichts- und Analysefunktionen. Dies ermöglicht es Unternehmen, Trends zu erkennen, die Leistung zu messen und datengestützte Entscheidungen zur Verbesserung der Wartungsprozesse zu treffen.

Teams verwenden häufig CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System), um die Verwaltung von Arbeitsaufträgen zu optimieren. CMMS-Software bietet Funktionen wie die automatische Generierung von Arbeitsaufträgen, Echtzeitverfolgung und umfassende Berichtstools, die die Verwaltung und Optimierung von Wartungsarbeiten erleichtern.

Was ist der Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung? Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist eine wichtige Komponente eines gut geführten Instandhaltungsprogramms und eine der besten Möglichkeiten für Unternehmen, ungeplante Ausfallzeiten zu vermeiden. Das Arbeitsauftragssystem sollte optimierte, leicht zu befolgende Schritte enthalten, damit jeder im Team die gleichen Prozesse für die Durchführung und Aufzeichnung von Wartungsaufgaben befolgen kann.

So sieht ein typischer Prozess für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen aus.

1. Identifizieren Sie die Aufgabe: Der erste Schritt ist die Identifizierung eines Problems. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter ein Leck meldet oder ein Sensor feststellt, dass die Temperatur einer Anlage höher ist als sie sein sollte.
2. Erstellen Sie den Arbeitsauftrag: Der nächste Schritt ist die Erstellung des Arbeitsauftrags. Der Arbeitsauftrag enthält wichtige Informationen wie den Ort des Problems, die betroffene Anlage, Details zur Situation, frühere Wartungsarbeiten und andere Informationen, die ein Techniker für die Ausführung der Aufgabe benötigt.
3. Genehmigung des Managers einholen: Arbeitsaufträge werden oft über die Geschäftsleitung geleitet, um Prioritäten zu setzen und zusätzliche Informationen hinzuzufügen.
4. Weisen Sie den Arbeitsauftrag zu: Der Arbeitsauftrag wird dann einem Techniker zugewiesen, je nach dessen Fähigkeiten, Verfügbarkeit oder anderen Faktoren.
5. Füllen Sie den Arbeitsauftrag aus: Der Techniker füllt den Arbeitsauftrag aus und dokumentiert die geleistete Arbeit, die Zeit, die er für die Aufgabe aufgewendet hat, alle verwendeten Teile und andere wichtige Informationen.
6. Schließen Sie den Arbeitsauftrag: Sobald die Arbeit abgeschlossen ist, schließt der Techniker den Arbeitsauftrag ab. Falls erforderlich, kann der Arbeitsauftrag zur Genehmigung durch den Vorgesetzten oder für eine abschließende Inspektion weitergeleitet werden, bevor der Arbeitsauftrag geschlossen wird.

Vorteile von Work Order Management

Ein leistungsfähiges System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, da es die Planung, Verfolgung und Verwaltung von Wartungsaufgaben rationalisiert. Ein gut organisiertes System für Arbeitsaufträge:

• Stellt sicher, dass die Teams die Arbeitsaufträge richtig priorisieren, um das Risiko von Verzögerungen zu verringern und Ausfallzeiten zu minimieren.
• Vereinfacht Wartungsprozesse, indem es sicherstellt, dass die Techniker die benötigten Informationen zur Hand haben, wenn sie sie benötigen.
• Senkt die Kosten, da die Techniker mehr Zeit für die Wartung und weniger Zeit für Papierkram und Nachverfolgung aufwenden können.
• Verbessert das Zeitmanagement durch automatisches Verschieben von Arbeitsaufträgen zum nächsten Schritt im Prozess.
• Verringert Ausfallzeiten, da die Techniker die Informationen erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effizient und effektiv zu erledigen.
• Bietet eine detaillierte Dokumentation sowohl für den Techniker, der die Wartung durchführt, als auch für künftige Techniker, die an der gleichen Anlage arbeiten müssen.
• Bietet eine revisionssichere Nachverfolgung von Wartungsarbeiten für Unternehmen, die den Vorschriften der zuständigen Behörden unterliegen.

Arten von Arbeitsaufträgen

Arbeitsaufträge können zwar ein breites Spektrum an Aufgaben abdecken, fallen aber in der Regel in eine der drei Kategorien.

Arbeitsaufträge für reaktive Wartung

Teams erstellen reaktive Wartungsaufträge als Reaktion auf Probleme, die die Leistung einer Anlage aktiv beeinträchtigen. Diese Aufträge sind vielleicht das Erste, was Ihnen in den Sinn kommt, wenn Sie an Arbeitsaufträge denken, aber sie können auch die größte Herausforderung für die Techniker darstellen. Reaktive Arbeitsaufträge können so einfach sein wie die Reinigung eines verstopften Luftfilters oder so kompliziert wie die Reparatur einer großen Anlage nach einem Totalausfall. Da reaktive Arbeitsaufträge erst erstellt werden, wenn etwas kaputt geht, können sie eine Fehlersuche oder andere zeitaufwändige Aufgaben erfordern, bevor ein Techniker sie beheben kann. Reaktive Arbeitsaufträge haben oft Vorrang vor anderen Arten von Arbeitsaufträgen.

Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung

Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Instandhaltung beziehen sich auf regelmäßig anfallende Aufgaben, die dazu beitragen, den Bedarf an kostspieliger reaktiver Instandhaltung zu verringern. Einige Beispiele für vorbeugende Wartungsaufträge sind die Schmierung einer Anlage nach einer bestimmten Anzahl von Betriebsstunden oder der Austausch eines Filters alle paar Monate. Unternehmen, die CMMS-Software verwenden, können diese Art von Arbeitsaufträgen automatisch nach einem Zeitplan erstellen.

Arbeitsaufträge zur vorausschauenden Wartung

Vorausschauende Wartungsaufträge werden geplant, wenn ein Gerät, z. B. ein Temperatur- oder Vibrationssensor, anzeigt, dass eine Anlage außerhalb ihrer idealen Parameter arbeitet. Diese Art von Arbeitsaufträgen ermöglicht es den Technikern, ein sich entwickelndes Problem, wie z. B. eine Fehlausrichtung oder einen Lagerausfall, zu beheben, bevor das Problem zu einem Totalausfall der Anlage und ungeplanten Ausfallzeiten führt. Mit einem CMMS können diese Arbeitsaufträge automatisch geplant werden, wenn ein Maschinenzustandsparameter wie Vibration oder Temperatur einen voreingestellten Schwellenwert erreicht.

Best Practices für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen

1. Klassifizierung von Arbeitsaufträgen in verschiedene Schablonen

Um umfassende Berichte zu erstellen, müssen Sie entscheiden, welche Punkte in ein Arbeitsauftragsformular gehören. Eine Standard-Checkliste für die vorbeugende Wartung solltedie folgenden Angaben enthalten:

• Kontaktinformationen des Antragstellers
• Beschreibung der zu erledigenden Arbeiten
• Standort des angegebenen Assets
• Geschätzte Zeit für die Fertigstellung
• Welche Teile und Komponenten werden verwendet?

Zu den Kriterien für Arbeitsaufträge gehören PM-Aufgaben, Sicherheit, Inspektion, Reparatur und Notfall. Ein elektrischer Arbeitsauftrag könnte beispielsweise die Inspektion der Verdrahtung eines Geräts umfassen, während ein Reparaturauftrag die für die Wiederherstellung eines Industrieroboterarms benötigten Werkzeuge auflisten könnte.

2. Verwenden Sie ein CMMS für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen

Ein CMMS ist eine Art von Arbeitsauftragssoftware, die einen besseren Einblick in Ihre Instandhaltungsmanagementstrategie bietet. Es ist ein Beispiel für eine automatisierte Softwarelösung für Arbeitsaufträge. Mit CMMS-Software können Sie regelmäßige Wartungstätigkeiten planen und Ihr Team benachrichtigen, wenn diese fällig sind. Von dort aus können Sie die Prioritätsstufe bewerten, Ersatzteile und Ausrüstung anfragen und Bilder oder Videos an das Anfrage-Ticket anhängen.

Eine CMMS-App - sowohl für den Desktop als auch für das Mobiltelefon - überwacht den Fortschritt von Aufgaben und benachrichtigt Sie, wenn Maschinen ausfallen. Sie hilft Ihnen bei der Verfolgung und Erstellung von Berichten darüber, wie viele Stunden für Arbeitsaufträge aufgewendet werden, um die effizientesten Erledigungsmethoden zu verstehen. Eine weitere Funktion, über die die meisten CMMS-Apps verfügen, ist die Erstellung von Rechnungen für Investitionsausgaben von einem aktuellen Lieferanten oder Hersteller. Außerdem sind die Daten über eine schnelle Dashboard-Suche zugänglich.

3. Ausführlicher Bericht über jedes Verfahren

Es liegt auf der Hand, dass Ihr System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen organisiert sein muss. Arbeitsaufträge sollten zusammen mit den anderen Dateien einer Anlage gespeichert werden, um eine Wartungshistorie zu erstellen, die Fehlermuster aufzeigt. Mit einem CMMS können Sie Ihren Technikern alle Informationen, die sie für den Erfolg benötigen, auf einer einzigen Plattform zur Verfügung stellen, seien es Reparaturanweisungen für eine bestimmte Maschine oder die Wartungsempfehlungen des Herstellers.

Als Instandhaltungsleiter sollten Sie transparente Verfahren schaffen, die den FDA- und EPA-Vorschriften entsprechen, um eine werksweite Prüfung mit Bravour zu bestehen. Verwenden Sie Remote-Geräte, um diese Anlagen kontinuierlich zu überwachen und genaue Berichte zu erstellen. Neben anderen Kriterien sollte jeder Bericht die genauen Daten, Standorte und IDs der erledigten Arbeitsaufträge enthalten.

4. Integration der Kritikalität von Vermögenswerten in die Protokolle zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen

Gleich nach der Inbetriebnahme eines Arbeitsauftrags sollten Sie die Anlagen in verschiedene Prioritätsarten einteilen. Dies spart Arbeits- und Materialkosten, so dass Sie keine überflüssigen Ressourcen für Aufgaben mit niedriger Priorität aufwenden müssen, die in die Routine eingebettet sind. Auf der anderen Seite sollten Sie daran denken, dass es riskant ist, sicherheitsrelevante Arbeitsaufträge zu ignorieren, da dies zu gefährlichen Betriebsumgebungen führt.

Am besten ist es, die Auswirkungen auf die Produktivität zu ermitteln, um zu verhindern, dass sich Rückstände anhäufen. Prüfen Sie bei der Analyse des Arbeitsauftrags, ob die Leistungsindikatoren (KPIs) für die Kernfunktionalität, wie die mittlere Betriebsdauer zwischen zwei Ausfällen (MTBF), abnormal sind, um zu vermeiden, dass Sie mit fehlerhaften Berichten abschließen.

5. Bewerten Sie die Fähigkeiten Ihres Teams

Auf den ersten Blickmag es so aussehen, als ginge es bei der Verwaltung von Arbeitsaufträgenvor allem darum, Ihrem Team Aufgaben zuzuweisen, aber es ist auch erforderlich, die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter zu bewerten, um qualifiziertes Personal für die Aufgabe auszuwählen. Achten Sie bei jedem Mitarbeiter auf seine technischen Fähigkeiten, von der Erfahrung mit schweren Geräten bis hin zu Kenntnissen über technische Prinzipien.

Ermuntern Sie sie, sich auf bestimmte Bereiche zu spezialisieren, damit sie sich mit der Zeit verbessern können. Dies ist ein praktischerer Ansatz, als sie willkürlich auszuwählen, um eine dringende Anfrage zu bearbeiten.

6. Weg mit Stift und Papier

Angesichts der Größe moderner Unternehmen ist es nicht mehr sinnvoll, einen Prozess zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen von Hand auszuführen. Dokumente in einem Schrank zu verstauen, macht sie schwerer auffindbar, und Papierkram ist anfällig für menschliche Fehler - so dass frühere Aufzeichnungen nicht aktualisiert werden, um veränderten Bedingungen Rechnung zu tragen. Tabellenkalkulationen eignen sich zwar hervorragend für die Berechnung einfacher Formeln, doch lassen sich diese Werte nicht ohne Weiteres in Analysen umwandeln oder mit Ferndetektoren in Einklang bringen. Die Implementierung von CMMS-Software ist anders, denn sie rationalisiert die Verwaltung von Arbeitsaufträgen, indem sie jedem autorisierten Benutzer der Plattform Verwaltungsfunktionen zur Verfügung stellt.

7. Beschreibende Anmerkungen zum Abschluss hinzufügen

Wenn Sie einen Arbeitsauftrag abschließen, bedeutet das nicht, dass Ihr Team ihn nie wieder überprüfen muss. Selbst mit PMs müssen Sie immer noch die Risiken der Arbeit gegen die Vorteile abwägen, indem Sie die Kosteneinsparungen gegenüber dem Zeitaufwand berücksichtigen. Ermutigen Sie Ihre Techniker, sich Notizen über die Ursache oder die Qualität der Arbeit zu machen, und lassen Sie sie zusätzliche Probleme für künftige Untersuchungen markieren.

Arbeitsaufträge dienen dazu, den Zustand einer Anlage zu beurteilen und festzustellen, welche Teile zur Wartung fällig sind, damit Sie einen zuverlässigen Plan für die Zukunft haben. Um ein erfolgreiches Programm zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen aufzubauen, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie auf reaktive, präventive und vorausschauende Anfragen in einem kontrollierten Rahmen reagieren können. Das beginnt mit der Anwendung der besten Praktiken der Arbeitsauftragsverwaltung.

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