¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo? Ventajas y buenas prácticas

¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo?

La gestión de órdenes de trabajo es un proceso para ejecutar, documentar y revisar las órdenes de trabajo con prontitud. Implica gestionar sistemáticamente las solicitudes de trabajo, programar las tareas, asignar recursos y supervisar el progreso y la finalización de estas tareas. Este proceso es esencial para una ejecución eficaz de las órdenes de trabajo, un mantenimiento adecuado de los activos y un tiempo de inactividad mínimo.

Una orden de trabajo es un documento formal con información sobre las habilidades y herramientas necesarias para completar las tareas de mantenimiento aprobadas. Le indica qué empleados tienen autoridad para realizar los elementos solicitados, qué tareas conlleva la orden de trabajo, etc.

Los componentes críticos de la gestión de órdenes de trabajo incluyen:

1. Creación de órdenes de trabajo: Se trata de generar órdenes de trabajo en función de las necesidades de mantenimiento, ya sean preventivas, predictivas o reactivas. Las órdenes de trabajo incluyen descripciones detalladas de las tareas, los activos implicados y el nivel de prioridad.
2. Programación: Una vez creadas las órdenes de trabajo, deben programarse adecuadamente para garantizar su ejecución puntual. Esto incluye asignar el personal, las herramientas y los materiales necesarios para completar las tareas.
3. Asignación: Asignar las órdenes de trabajo al personal adecuado es crucial para la eficiencia. Este paso garantiza que las tareas se asignen a técnicos o equipos con las competencias y la disponibilidad necesarias.
4. Seguimiento y control: Es importante seguir el progreso de una orden de trabajo a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye supervisar el estado del trabajo, registrar cualquier problema que surja y asegurarse de que los técnicos completan el trabajo en el plazo previsto.
5. Finalización y documentación: Una vez que los equipos han completado una orden de trabajo, deben documentar los resultados para futuras referencias y análisis. Esto incluye registrar las piezas utilizadas, el tiempo empleado y las medidas de seguimiento necesarias.
6. Informes y análisis: Los sistemas eficaces de gestión de órdenes de trabajo ofrecen sólidas capacidades de elaboración de informes y análisis. Esto permite a las organizaciones identificar tendencias, medir el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos para mejorar los procesos de mantenimiento.

Los equipos utilizan con frecuencia software de sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (GMAO ) para agilizar la gestión de las órdenes de trabajo. El software de GMAO ofrece funciones como la generación automática de órdenes de trabajo, el seguimiento en tiempo real y completas herramientas de generación de informes, lo que facilita la gestión y optimización de las operaciones de mantenimiento.

¿Qué es el proceso de gestión de órdenes de trabajo? Guía paso a paso

La gestión de las órdenes de trabajo es un componente fundamental de un programa de mantenimiento bien gestionado y una de las mejores formas que tienen las organizaciones de evitar tiempos de inactividad imprevistos. El sistema de órdenes de trabajo debe tener unos pasos racionalizados y fáciles de seguir para que todos los miembros del equipo puedan seguir los mismos procesos para completar y registrar las tareas de mantenimiento.

He aquí cómo es un proceso típico de gestión de órdenes de trabajo.

1. Identificar la tarea: El primer paso consiste en identificar un problema. Por ejemplo, esto puede ocurrir cuando un empleado informa de una fuga o un sensor advierte que la temperatura de un activo es más alta de lo que debería.
2. Crear la orden de trabajo: El siguiente paso es crear la orden de trabajo. La orden de trabajo incluye información importante como la ubicación del problema, el activo afectado, detalles sobre la situación, historial sobre mantenimientos anteriores y otra información que un técnico pueda necesitar para completar la tarea.
3. Obtener la aprobación de la dirección: Las órdenes de trabajo suelen pasar por la dirección para priorizar y añadir cualquier información adicional necesaria.
4. Asignar la orden de trabajo: La orden de trabajo se asigna a un técnico en función de sus conocimientos, disponibilidad u otros factores.
5. Cumplimentar la orden de trabajo: El técnico cumplimenta la orden de trabajo y documenta el trabajo realizado, el tiempo que ha dedicado a la tarea, las piezas utilizadas y otra información importante.
6. Cerrar la orden de trabajo: Una vez finalizado el trabajo, el técnico cierra la orden de trabajo. Si es necesario, la orden de trabajo puede enviarse para que la apruebe el gestor o para que se realice una inspección final antes de cerrar la orden de trabajo.

Ventajas de la gestión de órdenes de trabajo

Un sólido sistema de gestión de órdenes de trabajo proporciona importantes beneficios a las organizaciones al agilizar la planificación, el seguimiento y la gestión de las tareas de mantenimiento. Un sistema de órdenes de trabajo bien organizado:

• Garantiza que los equipos prioricen correctamente las órdenes de trabajo, reduciendo el riesgo de retrasos y minimizando el tiempo de inactividad.
• Simplifica los procesos de mantenimiento garantizando que los técnicos disponen de la información que necesitan cuando la necesitan.
• Reduce los costes al permitir que los técnicos dediquen más tiempo al mantenimiento y menos al papeleo y el seguimiento.
• Mejora la gestión del tiempo moviendo automáticamente las órdenes de trabajo al siguiente paso del proceso.
• Reduce el tiempo de inactividad proporcionando a los técnicos la información que necesitan para realizar las tareas con eficiencia y eficacia.
• Proporciona documentación detallada tanto al técnico que realiza el mantenimiento como a futuros técnicos que puedan tener que trabajar en el mismo activo.
• Proporciona un seguimiento del mantenimiento a prueba de auditorías para organizaciones sujetas a normativas de cumplimiento de las autoridades gubernamentales.

Tipos de órdenes de trabajo

Aunque las órdenes de trabajo pueden abarcar una amplia gama de tareas, suelen clasificarse en una de estas tres categorías.

Órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo

Los equipos crean órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo en respuesta a problemas que obstaculizan activamente el rendimiento de un activo. Puede que sea lo primero que le venga a la mente cuando se imagina órdenes de trabajo, pero también pueden ser el tipo más difícil de gestionar para los técnicos. Las órdenes de trabajo reactivas pueden ir desde algo tan simple como limpiar un filtro de aire obstruido hasta algo tan complicado como reparar un activo importante después de una avería completa. Dado que las órdenes de trabajo reactivas no se crean hasta que algo se rompe, pueden requerir la resolución de problemas u otras tareas que requieren mucho tiempo antes de que un técnico pueda corregirlas. Las órdenes de trabajo reactivas suelen tener prioridad sobre otros tipos de órdenes de trabajo.

Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo

Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo son tareas periódicas que ayudan a reducir la necesidad de un costoso mantenimiento reactivo. Algunos ejemplos de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo incluyen realizar la lubricación después de que un activo funcione durante un cierto número de horas o cambiar un filtro cada pocos meses. Para las empresas que utilizan software de GMAO, este tipo de orden de trabajo puede generarse automáticamente según un calendario.

Órdenes de trabajo de mantenimiento predictivo

Las órdenes de trabajo de mantenimiento predictivo se programan cuando un dispositivo, como un sensor de temperatura o un sensor de vibraciones, indica que un activo está funcionando fuera de sus parámetros ideales. Este tipo de orden de trabajo permite a los técnicos abordar un problema en desarrollo, como una desalineación o un fallo de los rodamientos, antes de que el problema provoque un fallo total del activo y un tiempo de inactividad no planificado. Con una GMAO, estas órdenes de trabajo pueden programarse automáticamente cuando un parámetro de salud de la máquina, como la vibración o la temperatura, alcanza un umbral preestablecido.

Buenas prácticas para la gestión de órdenes de trabajo

1. Clasificar las órdenes de trabajo en diferentes plantillas

Para redactar informes exhaustivos, debe decidir qué elementos deben figurar en un formulario de orden de trabajo. Una lista de comprobación de mantenimiento preventivo estándar debeincluir los siguientes datos:

• Datos de contacto del solicitante
• Descripción del trabajo a realizar
• Ubicación del activo especificado
• Plazo estimado de ejecución
• Qué partes y piezas se utilizarán

Los criterios de las órdenes de trabajo incluyen tareas PM, seguridad, inspección, reparación y emergencia. Por ejemplo, una orden de trabajo eléctrica podría implicar la inspección del cableado de un aparato, mientras que las órdenes de trabajo de reparación podrían detallar las herramientas necesarias para restaurar el brazo de un robot industrial.

2. Utilizar una GMAO para la gestión de órdenes de trabajo

Una GMAO es un tipo de software de órdenes de trabajo que proporciona una mayor visibilidad de su estrategia de gestión del mantenimiento. Es un ejemplo de solución informática automatizada para las órdenes de trabajo. El software de GMAO le permite programar actividades de mantenimiento regulares y avisar a su equipo de cuándo deben realizarse. A partir de ahí, puede calificar el nivel de prioridad, solicitar piezas de repuesto y equipos, y adjuntar imágenes o vídeos al ticket de solicitud.

Una aplicación de GMAO -tanto de escritorio como móvil- supervisará el progreso de las tareas y le avisará cuando las máquinas dejen de funcionar. Le ayuda a seguir y elaborar informes sobre cuántas horas se dedican a las órdenes de trabajo para comprender los métodos de realización más eficientes. Otra función de la mayoría de las aplicaciones de GMAO es la generación de facturas para gastos de capital de un proveedor o fabricante actual. También permite acceder a los datos mediante una búsqueda rápida en el panel de control.

3. Informe en profundidad sobre cada procedimiento

Obviamente, usted quiere que su sistema de gestión de órdenes de trabajo esté organizado. Las órdenes de trabajo deben almacenarse con los demás archivos de un activo para construir un historial de mantenimiento que identifique patrones de fallos. Con una GMAO, puede dar a sus técnicos toda la información que necesitan para tener éxito en una única plataforma, ya sean instrucciones de reparación para una máquina específica o las recomendaciones de mantenimiento del fabricante.

Como responsable de mantenimiento, debe crear procedimientos transparentes que cumplan la normativa de la FDA y la EPA para superar con éxito una auditoría en toda la planta. Utilice dispositivos remotos para supervisar continuamente esos activos y elaborar informes precisos. Entre otros criterios, cada uno de ellos debe mostrar las fechas, ubicaciones e identificaciones exactas de las órdenes de trabajo terminadas.

4. Integrar la criticidad de los activos en los protocolos de gestión de las órdenes de trabajo

Inmediatamente después de poner en marcha una orden de trabajo, clasifique los activos en distintos tipos de prioridad. Así ahorrará costes de mano de obra y material, y no gastará recursos excesivos en tareas de baja prioridad incorporadas a la rutina. Por otro lado, recuerde que es arriesgado ignorar las órdenes de trabajo relacionadas con la seguridad, ya que ello conduce a entornos operativos peligrosos.

La mejor política es determinar el impacto en la productividad para evitar que se acumulen los retrasos. Durante el análisis de las órdenes de trabajo, compruebe si hay indicadores clave de rendimiento (KPI) de mantenimiento anómalos en la funcionalidad principal, como el tiempo medio entre fallos (MTBF), para evitar cerrar con informes erróneos.

5. Evalúe las competencias de su equipo

A primera vista, lagestión de órdenes de trabajo puede parecer que consiste principalmente en asignar tareas a su equipo, pero también requiere evaluar sus puntos fuertes y débiles para seleccionar personal cualificado para el trabajo. Para cada empleado, céntrese en sus habilidades técnicas, que van desde la experiencia con equipos pesados hasta el conocimiento de principios de ingeniería.

Anímeles a especializarse en determinadas áreas para que mejoren con el tiempo. Es un enfoque más práctico que seleccionarlos al azar para atender una solicitud urgente.

6. Olvídate del papel y el bolígrafo

Intentar ejecutar un proceso de gestión de órdenes de trabajo a mano ya no tiene sentido, dado el tamaño de las organizaciones modernas. Meter los documentos en un armario hace que sean más difíciles de encontrar, y el papeleo es propenso al error humano, de forma que los registros anteriores no se actualizan para reflejar las condiciones cambiantes. Aunque las hojas de cálculo son estupendas para calcular fórmulas sencillas, no es fácil convertir esos valores en análisis o armonizarlos con detectores remotos. La implantación de un software de GMAO es diferente porque agiliza la gestión de las órdenes de trabajo al proporcionar capacidades de administración a cualquier usuario autorizado de la plataforma.

7. Añadir notas descriptivas de finalización

Cerrar una orden de trabajo no significa que su equipo no tenga que volver a revisarla. Incluso con los PM, todavía hay que sopesar los riesgos del trabajo frente a los beneficios, teniendo en cuenta el ahorro de costes frente al tiempo invertido. Anime a sus técnicos a tomar notas sobre la causa raíz o la calidad del trabajo y pídales que marquen los problemas adicionales para futuras investigaciones.

El objetivo de las órdenes de trabajo es evaluar el estado de un activo e identificar las piezas que necesitan mantenimiento para disponer de un plan fiable en el futuro. Para crear un programa de gestión de órdenes de trabajo eficaz, es importante que sepa cómo responder a las solicitudes reactivas, preventivas y predictivas en un entorno controlado. Eso empieza por emplear las mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo.

Software de gestión de órdenes de trabajo con eMaint

eMaint GMAO es un software de gestión de órdenes de trabajo flexible y fácil de usar. Simplifica la gestión de las órdenes de trabajo con herramientas como un calendario "arrastrar y soltar" para programar el mantenimiento preventivo y la creación automatizada de órdenes de trabajo basadas en conocimientos de mantenimiento predictivo.

Con eMaint GMAO, los flujos de trabajo intuitivos mueven automáticamente las órdenes de trabajo a través de los niveles de aprobación. Y en lugar de revolver montones de papel buscando órdenes de trabajo anteriores, los técnicos tienen toda la información que necesitan en un sistema digital organizado. Las tareas de mantenimiento históricas, las sustituciones de piezas, la mano de obra, etc. están a sólo unos clics de distancia, tanto para los técnicos como para los responsables de la toma de decisiones.

Los cuadros de mando y los informes intuitivos permiten a los responsables visualizar los KPI, como el tiempo de actividad y el tiempo medio de reparación (MTTR ), para que puedan tomar decisiones con conocimiento de causa. Utilice eMaint CMMS para establecer procesos estandarizados, obtener las aprobaciones necesarias de los supervisores y ejecutar informes para el cumplimiento de las auditorías y la elaboración de informes detallados.

La flexibilidad de la GMAO eMaint permite a las organizaciones adaptar el software a sus necesidades específicas, aportando orden y supervisión al proceso de gestión de las órdenes de trabajo.