Was bremst Ihre Einrichtung aus? Intelligente Beurteilungen könnten die Antwort sein

Facility Manager stehen tagtäglich unter dem Druck, einen reibungslosen und effizienten Betrieb aufrechtzuerhalten. Aber es ist schwer, voranzukommen, wenn man im reaktiven Modus feststeckt und ohne ein klares System Probleme angeht, sobald sie auftreten. 

Hier kommen die strukturierten Beurteilungen ins Spiel. Durch die Bereitstellung eines Rahmens für die Leistungsmessung, die Verfolgung von Fortschritten und die Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche leisten diese Bewertungen mehr als nur ein Benchmarking des Erfolgs - sie schaffen einen Fahrplan für bessere Ergebnisse.

Strukturierte Beurteilungen schaffen Transparenz, indem sie regelmäßig gemeinsam genutzte Scorecards bereitstellen, so dass jedes Teammitglied Zugang zu regelmäßigen Fortschrittsaktualisierungen hat und weiß, was zu erreichen ist. Diese Abstimmung fördert ein gemeinsames Verständnis der Ziele auf allen Ebenen der Organisation. Und obwohl jede Einrichtung anders ist, sind strukturierte Bewertungen flexibel. Der richtige Rahmen kann an die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Teams angepasst werden und ist damit ein praktisches Instrument, um sinnvolle Fortschritte zu erzielen. 

In diesem Leitfaden erläutern wir, wie strukturierte Bewertungen funktionieren und warum sie der Schlüssel zur Steigerung der Effizienz, zur Reduzierung von Ausfallzeiten und zur Erzielung messbarer Ergebnisse sind.

Warum Gebäudemanager strukturierte Beurteilungen benötigen

Facility Manager haben es mit komplexen Systemen zu tun, bei denen sich selbst kleine Unzulänglichkeiten zu erheblichen Kosten auswachsen können. Wahrscheinlich verfügen Sie bereits über Verfahren zur Leistungsverfolgung, aber strukturierte Bewertungen verbessern diese Bemühungen, indem sie einen umfassenden und skalierbaren Ansatz bieten.

Strukturierte Bewertungen verfolgen einen zweigleisigen Ansatz: Sie zeigen Leistungslücken auf und helfen Ihnen, die Ursachen für wiederkehrende Probleme zu finden. Handelt es sich bei Ihren häufigen Ausfallzeiten beispielsweise wirklich um Geräteausfälle, oder sind sie ein Zeichen für unzureichend geschultes Personal oder übersehene Wartungspläne? Eine Bewertung kann helfen, Klarheit über ineffiziente Prozesse zu schaffen.

Diese Bewertungen sind besonders wertvoll in Betrieben mit mehreren Standorten, wo eine Standardisierung aussagekräftige Vergleiche zwischen den Einrichtungen ermöglichen kann. Gleichzeitig passt sich der Bewertungsrahmen an die Gegebenheiten der einzelnen Standorte an und schafft ein Gleichgewicht zwischen Konsistenz und Flexibilität.

Aber woher wissen Sie, was Sie bewerten sollen? Und wie können Sie Ihre Bewertungen auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist? Der nächste Abschnitt enthält einen Rahmen praktischer Messgrößen, an denen Sie Ihre Bewertungen ausrichten können

Schlüsselkriterien für wirksame Beurteilungen

Es gibt zwar kein Patentrezept für die Bewertung einer Einrichtung, aber hier finden Sie praktische Vorschläge für Kriterien und eine Erklärung, wie sie helfen. Ganz gleich, ob es um die Verbesserung der Sicherheit, die Rationalisierung der Instandhaltung oder die Steigerung der betrieblichen Effizienz geht, diese Kriterien können Ihnen dabei helfen, zu beurteilen, was in Ihrer Einrichtung repariert werden muss.

1. Sicherheit und Qualität

• Metriken zur Sicherheit: Die Gesamtrate der meldepflichtigen Unfälle (TRIR) gibt die Anzahl der meldepflichtigen Verletzungen pro Arbeitsstunde an. Diese Kennzahl vermittelt ein Gesamtbild der Sicherheitsleistung, aber der Wert ergibt sich aus der Art und Weise, wie sie verwendet wird. Wenn Vorfälle auftreten, wie wirksam sie untersucht werden, und welche Präventivmaßnahmen ergriffen werden, um eine Wiederholung des Vorfalls zu vermeiden? Erfüllen Ihre Sicherheitsprozesse die Unternehmensziele? Die Einbeziehung des TRIR in die Bewertungen kann auch dazu beitragen, ein Benchmarking der Einrichtungen vorzunehmen und aufzuzeigen, an welchen Standorten zusätzliche Schulungen oder die Bereitstellung von Ressourcen erforderlich sind.

• Qualitätsmetriken: Defects per million opportunities (DPMO) bietet eine konkrete Möglichkeit, die Produktqualität zu verfolgen und zu verbessern. Werden die Fehlertrends in jeder Produktionsphase genau überwacht? Welche Maßnahmen gibt es, um wiederkehrende Probleme zu erkennen und die zugrunde liegenden Ursachen zu beseitigen? Regelmäßige Qualitätsprüfungen oder werksübergreifende Vergleiche können die Produktionsstandards weiter verfeinern und gemeinsame Herausforderungen identifizieren.

• Personal- und Wartungskompetenzen: Bewertungen können Lücken sowohl bei der Personalausstattung als auch bei den Fähigkeiten aufdecken, angefangen bei den Stellenbeschreibungen für die Instandhaltung. Sind in diesen Beschreibungen die technischen Anforderungen der einzelnen Aufgaben klar umrissen? Werden sie während des Einstellungsverfahrens aktiv genutzt? Diese Punkte lassen sich relativ leicht nachverfolgen, da die Einrichtungen oft objektive Nachweise für die Übereinstimmung zwischen den Aufgaben und den betrieblichen Anforderungen erbringen können.

  Ein weiterer Bereich, den es zu bewerten gilt, sind die Fähigkeiten Ihres Wartungsteams. Sind die Techniker in der Lage, plattformübergreifende SPS-Fehler zu beheben, Schaltpläne zu lesen oder komplexe Systeme wie AC/DC-Schaltungen zu verwalten?

  Ebenso wichtig ist die Personalausstattung: Wenn eine Anlage nur zu 50 % ausgelastet ist, wie können dann vorbeugende Maßnahmen und Reparaturen durchgeführt werden, ohne dass es zu Verzögerungen kommt?

  Auch die Aus- und Weiterbildung im Bereich der Wartung verdient Aufmerksamkeit. Erhalten die Techniker die laufende Schulung, die sie benötigen, um mit den sich weiterentwickelnden Technologien und Geräteanforderungen umzugehen? Ohne regelmäßige Schulungen laufen die Teams Gefahr, in Rückstand zu geraten, was zu langsameren Reparaturen, längeren Ausfallzeiten und höheren Betriebskosten führt.

2. Operative Effizienz

• Bruttomarge in Prozent: Die Bruttomarge misst die finanzielle Effizienz, indem sie das Verhältnis zwischen Material- und Arbeitskosten und der Produktionsleistung verfolgt. Wie schneidet Ihre Bruttomarge im Vergleich zu den Benchmarks Ihres Geschäftsbereichs ab? Wirken sich Ineffizienzen beim Materialeinsatz oder bei den Arbeitskräften negativ aus? Die Bewertung der Bruttomarge gibt auch Aufschluss darüber, ob Ihre Einrichtung die langfristigen finanziellen Ziele erreicht, insbesondere wenn die Produktion steigt.
  
  
• Prozentsatz der pünktlichen In-Voll-Zustellung (OTIF): Die OTIF verfolgt die Lieferzuverlässigkeit und ist damit ein wertvoller Indikator dafür, wie gut die Produktions- und Lieferkettenprozesse aufeinander abgestimmt sind. Werden die Produkte durchweg pünktlich und gemäß den Spezifikationen geliefert? Welche Engpässe in Produktion, Verpackung oder Versand wirken sich auf die OTIF aus? Die Aufnahme dieser Kennzahl in die Bewertungen kann Ihrem Team auch helfen, kundenorientierte Herausforderungen zu verstehen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern.

• Prozentsatz des Schrotts: Ausschussraten machen Ineffizienzen in der Produktion und im Materialhandling deutlich und bieten die Möglichkeit, versteckte Kosten zu ermitteln. Schauen Sie sich die Ursachen für den Ausschuss in Ihrem Betrieb genauer an, seien es Engpässe im Prozess, Ausrüstungsfehler oder Bedienerfehler. Verfolgen Sie auch die Schritte, die zur Verringerung des Ausschusses unternommen werden, und wie die Auswirkungen gemessen werden. Die Einrichtungen können auch verfolgen, wie der Ausschuss je nach Schicht, Maschine oder Material variiert, um Ungereimtheiten zu erkennen.

• Inventarverlust: Diskrepanzen beim Inventar deuten oft auf größere betriebliche Probleme hin, von mangelhaften Kontrollen bis hin zu Missmanagement oder Schäden. Prüfen Sie, ob die Bestandsaufzeichnungen regelmäßig mit dem tatsächlichen Verbrauch abgeglichen werden. Welche Maßnahmen werden ergriffen, um etwaige Diskrepanzen zu beseitigen? Eine technologiegestützte Nachverfolgung, wie RFID oder Strichcodes, kann die Bestandsgenauigkeit weiter verbessern und Verluste verringern.

3. Wartung und Leistung der Ausrüstung

• PM-Konformität: Bei der vorbeugenden Instandhaltung (PM) wird geprüft, ob die geplanten Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Rückstände bei den PM-Aufgaben erhöhen das Risiko ungeplanter Ausfallzeiten. Daher sollte bei der Bewertung berücksichtigt werden, ob überfällige Aufgaben effektiv priorisiert werden.
  
  Und denken Sie daran, dass es bei der Einhaltung der PM-Vorgaben nicht nur darum geht, einen Zeitplan einzuhalten, sondern auch darum, den Prozess ständig zu verbessern. Daher könnte diese Bewertungsmetrik auch beinhalten, ob Ihr Team Erkenntnisse aus Ausfällen und Maschinenfeedback nutzt, um die Qualität seiner PM-Aufgaben zu verbessern. Werden z. B. Teile, die häufig ausfallen, proaktiver geprüft oder ausgetauscht? Es ist für die kontinuierliche Verbesserung hilfreich, diese Details in die PM-Bewertungen aufzunehmen.

• Verfolgung von Arbeitsaufträgen: Arbeitsaufträge sind ein wichtiges Instrument zur Verfolgung von Wartungsaufgaben, aber sie sind nur so gut wie die Details, die sie erfassen. Für diese Bewertungskennzahl können Sie also prüfen, ob Arbeitsaufträge konsequent mit ausreichenden Notizen, einschließlich einer Ursachenanalyse, abgeschlossen werden, um wiederkehrende Probleme anzugehen. Die Einrichtungen können auch beurteilen, ob die Wartungsteams die Zeitpläne für die Lösung von Problemen effektiv kommunizieren.
  
  Zu diesem Kriterium kann auch die Bewertung gehören, wie effektiv Ihr computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) eingesetzt wird. Werden zum Beispiel kritische Ersatzteile genau verfolgt und ausgetauscht, um Ausfallzeiten aufgrund von Engpässen zu vermeiden?

• Betriebszeit der Ausrüstung: Verfolgen Sie, wie gut vorausschauende Wartungsstrategien dazu beitragen, Ausfallzeiten vorherzusehen und zu minimieren. Welche Muster bei Ausfallereignissen könnten zu Prozessverbesserungen führen? Ihr Anlagenteam kann auch prüfen, wie die Betriebszeitziele zwischen den verschiedenen Anlagentypen variieren und, was besonders wichtig ist, ob sie angesichts der betrieblichen Einschränkungen realistisch sind.

• Mittlere Zeit bis zur Reparatur (MTTR): Bewertungen der mittleren Reparaturzeit können Muster in Ausfällen aufdecken, die auf systemische Probleme hindeuten, wie z. B. wiederkehrende Ausfälle bei denselben Geräten oder ineffiziente Reparaturmethoden. Beginnen Sie damit, zu untersuchen, wie effektiv die Reparaturzeiten verfolgt und analysiert werden, um Engpässe zu ermitteln. Sind Verzögerungen auf diagnostische Probleme, die Verfügbarkeit von Ersatzteilen oder ineffiziente Arbeitsabläufe zurückzuführen? Die Verfolgung der MTTR kann auch mit der CMMS-Bewertung verknüpft werden.

• Eskalationstabellen: Dies mag als ungewöhnliche Kennzahl erscheinen, aber ein Eskalationsdiagramm ist ein entscheidender Faktor, um den Betrieb auf Kurs zu halten. Die Schlüsselfrage lautet: Kennen die Mitarbeiter die Zeitrahmen und Schritte für die Eskalation von Problemen? Sind die Rollen und Verantwortlichkeiten für kritische Ereignisse klar umrissen?
  
  Stellen Sie sich vor, ein Bediener stößt auf ein Prozessproblem, z. B. eine Anlage, die nicht läuft. Eine Eskalationstabelle könnte einen Zeitraum von 15 Minuten festlegen, um das Problem an einen Verantwortlichen weiterzuleiten, der dann weitere 30 Minuten Zeit hat, das Problem zu lösen, bevor er die Instandhaltung oder die Aufsichtsbehörde einschaltet.
  
  Das System ist flexibel genug, um verschiedene Arten von Problemen zu behandeln. Ein Erste-Hilfe-Vorfall erfordert vielleicht eine sofortige Eskalation an die Sicherheitsteams, während ein Engpass in der Produktion vielleicht einen mehrstufigen Weg einschlagen wird. Durch die Aufnahme von Eskalationsdiagrammen in die Bewertungen können Sie Kommunikationslücken erkennen, die möglicherweise die Reaktion verlangsamen.

• Autonome Wartung: Diese Praxis überträgt den Maschinenführern die Verantwortung für die Durchführung grundlegender Reparaturen und Wartungsarbeiten an den Maschinen, die sie tagtäglich benutzen. Die Überprüfung des Protokolls für die autonome Wartung hilft dabei, besser zu überwachen, ob die Techniker über die erforderlichen Werkzeuge, Schulungen und Unterstützung verfügen, um diese Aufgaben effektiv und konsequent durchzuführen.
  
  Als Betriebsleiter sollten Sie dokumentieren, ob die Bediener über detaillierte Checklisten verfügen, die sie bei der Beurteilung ihrer Aufgaben unterstützen. Darüber hinaus ist es wichtig, zu verfolgen, ob jedes Teammitglied aktiv an vorbeugenden Wartungsaktivitäten teilnimmt. Wenn beispielsweise eine Anlage für eine vorbeugende Wartung abgeschaltet wird, arbeiten die Bediener dann mit den Wartungsteams zusammen, um die Aufgaben effizient zu erledigen?
• Regelmäßige Audits der autonomen Instandhaltung: Denken Sie daran, dass die Führung eine Schlüsselrolle spielt, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass autonome Instandhaltungsprozesse konsequent befolgt werden. Regelmäßige Audits und Bewertungen können dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche in diesen Verfahren aufzuzeigen.
  
  Die Bewertungskontrollen zeigen den Betreibern auch, dass ihre Bemühungen von Bedeutung sind und dass ihre Instandhaltungspflichten ernst genommen werden. Aber im Grunde genommen signalisieren regelmäßige Kontrollen, dass die autonome Instandhaltung eine gemeinsame Verantwortung ist und für den Erfolg der Einrichtung von wesentlicher Bedeutung ist.

• Analyse der Grundursache (RCA): Diese Metrik identifiziert die verborgenen Ursachen von Fehlern und ebnet den Weg für sinnvolle, dauerhafte Verbesserungen. Fragen Sie sich: Wenn Geräte ausfallen, wird die Anlage dann einfach repariert, oder untersuchen die Teams, warum es überhaupt dazu kam? Wie oft werden Ausfälle auf ihre Ursachen hin untersucht?

Sie können noch einen Schritt weiter gehen und untersuchen, ob wiederkehrende Ausfälle auf Mängel in Ihren Wartungsprotokollen hindeuten und ob die Wartungspläne auf der Grundlage dieses Feedbacks überprüft und aktualisiert werden, um die Leistung zu verbessern. Untersuchen Sie auch die Zuverlässigkeit von Teilen - fallen bestimmte Komponenten häufiger aus als erwartet, und deuten diese Ausfälle auf tiefer liegende Probleme bei der Beschaffung oder Anwendung hin? Antworten auf Fragen wie diese helfen dabei, systemische Probleme zu erkennen, Kaufentscheidungen zu verfeinern und widerstandsfähigere Prozesse zu entwickeln. 

Diagnoselösungen für die Instandhaltung wie Azima können diesen Aufwand rationalisieren, indem sie durch fortschrittliche zustandsüberwachung und KI-gestützte prädiktive Analysen die Grundursachen identifizieren. In ähnlicher Weise betten Lösungen wie eMaint CMMS die Ursachenanalyse direkt in Arbeitsaufträge ein. So können Teams beispielsweise einen Arbeitsauftrag erst dann abschließen, wenn die Grundursache dokumentiert wurde, um sicherzustellen, dass niemand diesen kritischen Schritt überspringt.

Einblicke in Maßnahmen verwandeln

Strukturierte Beurteilungen zeigen nicht nur Lücken auf, sondern liefern auch einen Fahrplan für den Weg von der aktuellen Situation zur angestrebten Position. Am Ende des Prozesses sollten die Teams über einen klaren, umsetzbaren Plan verfügen, der die wichtigsten Schritte zur Verbesserung der Leistung enthält.

Das Ziel besteht nicht darin, die Teams mit allem zu überhäufen, was zu verbessern ist. Stattdessen helfen Bewertungen dabei, sich auf die Ziele zu konzentrieren, die höchste Priorität haben und den größten Unterschied ausmachen. Ein Werk, das mit Ausfallzeiten zu kämpfen hat, könnte zum Beispiel feststellen, dass eine Verfeinerung des vorausschauenden Wartungsprozesses oder eine Verbesserung des Ersatzteilmanagements die größten Verbesserungen bringen würde.

Durch diese gezielten Schritte werden die Bewertungen zu einem zukunftsorientierten Instrument. Indem sie sich auf die entscheidenden Maßnahmen konzentrieren, die am meisten bewirken, können Facility Manager ihre Teams aufeinander abstimmen und die Ressourcen dort einsetzen, wo sie die größte Wirkung erzielen.

Schlussfolgerung

Facility Manager arbeiten in einem Umfeld, in dem Präzision und Konsistenz die Grundlage für alles sind. Strukturierte Bewertungen bieten den Rahmen, der erforderlich ist, um das betriebliche Rauschen zu durchbrechen, Ineffizienzen zu beseitigen und sinnvolle Ziele zu setzen. Sie sind keine optionalen Extras, sondern unerlässlich, um messbare Fortschritte in komplexen Systemen zu erzielen.

Die Arbeit hört nicht mit der Diagnose auf. Um dauerhafte Ergebnisse zu erzielen, müssen die Facility Manager die Daten mit der Strategie verbinden, ihre Teams befähigen und den Wandel institutionalisieren. Strukturierte Bewertungen bieten einen klaren Weg nach vorn - aber die Wirkung hängt davon ab, wie effektiv sie eingesetzt werden.

Denken Sie daran, dass es nicht darum geht, nach Perfektion zu streben. Es geht darum, bewusste, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Ihre Einrichtung für eine kontinuierliche Verbesserung positionieren. Die Frage ist nicht, ob Sie strukturierte Bewertungen einführen sollten, sondern wie schnell Sie damit beginnen können.

Dieser Beitrag basiert vollständig auf den Erkenntnissen, die Dennis Hughes, Projektmanager, Central Business Operations Team bei Pregis LLC, während der Xcelerate 24-Sitzung "Defining Plant of the Year - Benchmarking Plants Internally" mitgeteilt hat.