Día tras día, los gestores de instalaciones están sometidos a la presión de mantener las operaciones en marcha de forma fluida y eficiente. Pero es difícil avanzar cuando se está en modo reactivo, afrontando los problemas a medida que surgen sin disponer de un sistema claro.
Ahí es donde entran en juego las evaluaciones estructuradas. Al proporcionar un marco para medir el rendimiento, realizar un seguimiento de los progresos e identificar las áreas de mejora, estas evaluaciones hacen algo más que evaluar el éxito: crean una hoja de ruta para obtener mejores resultados.
Las evaluaciones estructuradas crean transparencia al proporcionar cuadros de mando compartidos periódicamente, de modo que todos los miembros del equipo tienen acceso a actualizaciones periódicas de los progresos y saben lo que se espera conseguir. Esta alineación fomenta una comprensión compartida de los objetivos en todos los niveles de la organización. Y aunque cada centro es diferente, las evaluaciones estructuradas son flexibles. El marco adecuado puede adaptarse a las necesidades y retos específicos de su equipo, lo que lo convierte en una herramienta práctica para impulsar un progreso significativo.
En esta guía, explicaremos cómo funcionan las evaluaciones estructuradas y por qué son la clave para impulsar la eficacia, reducir el tiempo de inactividad y obtener resultados cuantificables.
Por qué los gestores de instalaciones necesitan evaluaciones estructuradas
Los gestores de instalaciones trabajan con sistemas complejos en los que incluso las pequeñas ineficiencias pueden traducirse en costes significativos. Aunque es probable que ya disponga de procesos de seguimiento del rendimiento, las evaluaciones estructuradas elevan esos esfuerzos al proporcionar un enfoque integral y escalable.
Las evaluaciones estructuradas tienen un doble enfoque: Destacan las deficiencias de rendimiento y le ayudan a profundizar para descubrir las causas profundas de los problemas recurrentes. Por ejemplo, ¿los frecuentes tiempos de inactividad se deben realmente a fallos de los equipos, o son un signo de falta de formación del personal o de descuido de los programas de mantenimiento? Una evaluación puede ayudar a aclarar las ineficiencias de los procesos.
Estas evaluaciones son especialmente valiosas en operaciones con múltiples centros, donde la estandarización puede permitir comparaciones significativas entre centros. Al mismo tiempo, el marco de evaluación se adapta a la realidad de cada centro, logrando un equilibrio entre coherencia y flexibilidad.
Pero, ¿cómo saber qué evaluar? ¿Y cómo puede centrar sus evaluaciones en lo que más importa? La siguiente sección ofrece un marco de parámetros prácticos para orientar sus evaluaciones
Criterios clave para una evaluación eficaz
Aunque no existe una fórmula única para evaluar una instalación, a continuación se ofrecen sugerencias prácticas de criterios y una explicación de su utilidad. Tanto si se trata de mejorar la seguridad como de racionalizar el mantenimiento o aumentar la eficiencia operativa, estos criterios pueden ayudarle a calibrar lo que hay que arreglar en sus instalaciones.
1. Seguridad y calidad
- Métricas de seguridad: El índice total de incidentes registrables (TRIR) mide el número de lesiones registrables por cada hora trabajada. Este indicador ofrece una imagen general de los resultados en materia de seguridad, pero su valor reside en cómo se utiliza. Cuando se producen incidentes, la eficacia con que se investigan, y qué medidas preventivas se aplican para evitar que se repitan los hechos? ¿Sus procesos de seguridad cumplen los objetivos corporativos? La inclusión del TRIR en las evaluaciones también puede ayudar a evaluar comparativamente las instalaciones, poniendo de relieve qué centros pueden necesitar formación adicional o asignación de recursos.
- Métricas de calidad: Los defectos por millón de oportunidades (DPMO) ofrecen una forma concreta de seguir y mejorar la calidad de los productos. Se siguen de cerca las tendencias de los defectos en cada fase de la producción? ¿Qué medidas se aplican para detectar los problemas recurrentes y abordar las causas subyacentes? Incluir revisiones periódicas de la calidad o comparaciones entre plantas puede afinar aún más las normas de producción e identificar retos compartidos.
- Dotación de personal y competencias de mantenimiento: Las evaluaciones pueden descubrir carencias tanto de personal como de competencias, empezando por las descripciones de los puestos de mantenimiento. ¿Estas descripciones describen claramente los requisitos técnicos de cada función? ¿Se utilizan activamente durante el proceso de contratación? Se trata de puntos relativamente fáciles de rastrear, ya que las instalaciones a menudo pueden aportar pruebas objetivas que demuestren la concordancia entre las funciones y las necesidades operativas.
Otro aspecto que hay que evaluar son los conocimientos de su equipo de mantenimiento. Pueden los técnicos solucionar problemas de PLC en varias plataformas, leer esquemas o gestionar sistemas complejos como circuitos de CA/CC?
La dotación de personal es igualmente importante: si una instalación funciona sólo al 50% de su capacidad de mantenimiento, ¿cómo se gestionan las tareas preventivas y las reparaciones sin agravar los retrasos?
La formación y el desarrollo del mantenimiento también merecen atención. ¿Reciben los técnicos la formación continua que necesitan para hacer frente a la evolución de las tecnologías y los requisitos de los equipos? Sin una formación periódica, los equipos corren el riesgo de quedarse rezagados, lo que se traduce en reparaciones más lentas, mayores tiempos de inactividad y costes operativos más elevados.
2. Eficiencia operativa
- Porcentaje de margen bruto: El margen bruto mide la eficiencia financiera mediante el seguimiento de la relación entre los costes de material y mano de obra y el rendimiento de la producción. ¿Cómo se compara su margen bruto con los puntos de referencia de la división? ¿Las ineficiencias en el uso de materiales o en la mano de obra lo están reduciendo? La evaluación del margen bruto también permite saber si la empresa está cumpliendo sus objetivos financieros a largo plazo, sobre todo a medida que aumenta la producción.
- Porcentaje de puntualidad (OTIF): La OTIF realiza un seguimiento de la fiabilidad de las entregas, lo que la convierte en un valioso indicador de lo bien alineados que están los procesos de producción y de la cadena de suministro. ¿Los productos se entregan siempre a tiempo y según las especificaciones? ¿Qué cuellos de botella en la producción, el embalaje o el envío están afectando a la OTIF? Añadir esta métrica a las evaluaciones también puede ayudar a su equipo a comprender los retos de cara al cliente y mejorar la colaboración entre departamentos.
- Porcentaje de chatarra: Los índices de rechazo ponen de manifiesto ineficiencias en la producción y la manipulación de materiales, lo que ofrece la oportunidad de identificar costes ocultos. Analice con detenimiento las causas de los desechos en sus operaciones, ya sean cuellos de botella en los procesos, fallos en los equipos o errores de los operarios. Lleve también un registro de las medidas aplicadas para reducir los residuos y cómo se mide su impacto. Las instalaciones también pueden hacer un seguimiento de cómo varían los desechos entre turnos, máquinas o materiales para detectar incoherencias.
- Pérdida de inventario: Las discrepancias en el inventario suelen indicar problemas operativos de mayor envergadura, desde controles deficientes hasta mala gestión o daños. Compruebe si los registros de inventario se concilian periódicamente con el uso real. ¿Qué medidas se han tomado para solucionar las discrepancias? Incluir un seguimiento basado en la tecnología, como RFID o códigos de barras, puede mejorar aún más la precisión del inventario y reducir las pérdidas.
3. Mantenimiento y rendimiento de los equipos

Emaint ayuda a los equipos de las instalaciones a controlar el rendimiento de los equipos de mantenimiento
- Cumplimiento PM: El cumplimiento del mantenimiento preventivo (MP) controla si las tareas programadas se completan a tiempo. Los retrasos en las tareas de MP aumentan el riesgo de paradas imprevistas, por lo que las evaluaciones deben tener en cuenta si las tareas atrasadas se priorizan de forma eficaz.
Y recuerde que el cumplimiento de las tareas de mantenimiento no consiste sólo en atenerse a un calendario, sino en perfeccionar constantemente el proceso. Por lo tanto, esta métrica de evaluación podría incluir si su equipo está utilizando la información obtenida de las averías y los comentarios de las máquinas para mejorar la calidad de sus tareas de mantenimiento preventivo. Por ejemplo, ¿se inspeccionan o sustituyen de forma más proactiva las piezas que fallan con frecuencia? Será útil para la mejora continua incluir este nivel de detalle en las revisiones PM. - Seguimiento de la orden de trabajo: Las órdenes de trabajo son una herramienta esencial para el seguimiento de las tareas de mantenimiento, pero sólo son tan buenas como los detalles que recogen. Por lo tanto, para esta métrica de evaluación, puede considerar si las órdenes de trabajo se cierran sistemáticamente con notas suficientes, incluido el análisis de la causa raíz, para abordar los problemas recurrentes. Las instalaciones también pueden evaluar si los equipos de mantenimiento comunican eficazmente los plazos de resolución.
Este criterio también puede incluir la evaluación de la eficacia con que se utiliza su sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO). Por ejemplo, ¿se hace un seguimiento de las piezas de repuesto críticas y se sustituyen con precisión, evitando así los tiempos de inactividad causados por la escasez? - Tiempo de funcionamiento del equipo: Compruebe hasta qué punto las estrategias de mantenimiento predictivo ayudan a anticipar y minimizar los tiempos de inactividad. ¿Qué patrones en los periodos de inactividad podrían guiar las mejoras del proceso? El equipo de sus instalaciones también puede considerar cómo varían los objetivos de tiempo de actividad entre los distintos tipos de equipos y, lo que es más importante, si son realistas dadas las limitaciones operativas.
- Tiempo medio de reparación (MTTR): Las evaluaciones del tiempo medio de reparación pueden descubrir patrones en las averías que indican problemas sistémicos, como fallos recurrentes en el mismo equipo o métodos de reparación ineficaces. Empiece por investigar la eficacia con que se controlan y analizan los tiempos de reparación para detectar los cuellos de botella. ¿Los retrasos se deben a problemas de diagnóstico, disponibilidad de piezas de repuesto o ineficiencias del flujo de trabajo? El seguimiento del MTTR también puede relacionarse con la evaluación de la GMAO.
- Gráficos de escalada: Puede parecer una métrica poco habitual, pero un gráfico de escalado es fundamental para mantener el rumbo de las operaciones. La pregunta clave es: ¿conocen los operadores los plazos y los pasos para escalar los problemas? ¿Están claramente definidas las funciones y responsabilidades en casos críticos?
Imaginemos que un operario se encuentra con un problema de proceso, como un activo que no funciona. Un gráfico de escalado podría establecer un periodo de 15 minutos para escalar el problema a un responsable, que dispondría de otros 30 minutos para resolverlo antes de solicitar ayuda a mantenimiento o supervisión.
El sistema es lo bastante flexible para gestionar distintos tipos de problemas. Un incidente de primeros auxilios puede requerir una escalada inmediata a los equipos de seguridad, mientras que un cuello de botella en la producción puede seguir un camino más escalonado. Al incluir gráficos de escalado en las evaluaciones, puede identificar lagunas en la comunicación que puedan estar ralentizando las respuestas. - Mantenimiento autónomo: Esta práctica hace recaer en los operarios de las máquinas la responsabilidad de realizar las reparaciones básicas y el mantenimiento de las máquinas que utilizan a diario. Revisar el protocolo de mantenimiento autónomo ayuda a establecer una mayor supervisión sobre si los técnicos disponen de las herramientas, la formación y el apoyo necesarios para desempeñar estas responsabilidades de forma eficaz y coherente.
Como gestor de instalaciones, querrá documentar si los operarios disponen de listas de comprobación detalladas para guiar sus tareas durante su evaluación. Además, es importante controlar si cada miembro del equipo participa activamente en las actividades de mantenimiento preventivo. Por ejemplo, cuando se detiene una línea para un mantenimiento preventivo, ¿trabajan los operarios junto con los equipos de mantenimiento para completar las tareas de forma eficaz? - Auditorías periódicas del mantenimiento autónomo: Tenga en cuenta que la dirección desempeña un papel clave a la hora de garantizar que los procesos de mantenimiento autónomo se sigan de forma coherente. Las auditorías y evaluaciones periódicas pueden ayudar a poner de relieve las áreas de mejora de estas prácticas.
Los controles de evaluación también muestran a los operadores que sus esfuerzos importan y que sus responsabilidades de mantenimiento se toman en serio. Pero en el fondo, las comprobaciones periódicas señalan que el mantenimiento autónomo es una responsabilidad compartida y esencial para el éxito de la instalación. - Análisis de causa raíz (ACR): Esta métrica identifica las causas ocultas de los fallos, allanando el camino para mejoras significativas y duraderas. Pregúntese: cuando falla un equipo, ¿se repara simplemente el activo, o investigan los equipos por qué ocurrió en primer lugar? ¿Con qué frecuencia se analizan las causas de las averías?
Puede ir un paso más allá e investigar si las averías recurrentes indican fallos en sus protocolos de mantenimiento, y si los programas de mantenimiento preventivo se revisan y actualizan en función de esta información para mejorar el rendimiento. Examine también la fiabilidad de las piezas: ¿se averían determinados componentes con más frecuencia de lo esperado y estos fallos indican problemas más profundos de abastecimiento o aplicación? Las respuestas a preguntas como éstas ayudarán a identificar problemas sistémicos, perfeccionar las decisiones de compra y crear procesos más resistentes.
Las soluciones de diagnóstico de mantenimiento como Azima pueden agilizar este esfuerzo mediante la identificación de las causas raíz a través del monitoreo de condición avanzado monitoreo de condición y el análisis predictivo impulsado por IA. Del mismo modo, soluciones como eMaint CMMS integran el análisis de la causa raíz directamente en las órdenes de trabajo. Por ejemplo, los equipos no pueden cerrar una orden de trabajo hasta que se haya documentado una causa raíz, lo que garantiza que nadie se salte este paso crítico.
Convertir la información en acción
Las evaluaciones estructuradas no sólo ponen de manifiesto las carencias, sino que proporcionan una hoja de ruta para llegar de donde se está a donde se quiere estar. Al final del proceso, los equipos deben contar con un plan claro y factible que describa los pasos más importantes para mejorar el rendimiento.
El objetivo no es abrumar a los equipos con todo lo que hay que arreglar. En su lugar, las evaluaciones ayudan a centrarse en los objetivos prioritarios que marcarán la diferencia. Por ejemplo, una planta que tiene problemas con los tiempos de inactividad puede darse cuenta de que perfeccionar su proceso de mantenimiento predictivo o abordar la gestión de piezas de repuesto supondría las mayores mejoras.
Estos pasos específicos convierten las evaluaciones en una herramienta orientada al futuro. Al centrarse en las acciones críticas que más mueven la aguja, los gestores de instalaciones pueden alinear a sus equipos y asignar recursos allí donde tengan mayor impacto.
Conclusión
Los gestores de instalaciones operan en un entorno en el que la precisión y la coherencia son la base de todo. Las evaluaciones estructuradas proporcionan el marco necesario para eliminar el ruido operativo, abordar las ineficiencias y establecer objetivos significativos. No son extras opcionales; son esenciales para impulsar un progreso mensurable en sistemas complejos.
El trabajo no termina con el diagnóstico. Para obtener resultados duraderos, los gestores de instalaciones deben conectar los datos con la estrategia, capacitar a sus equipos e institucionalizar el cambio. Las evaluaciones estructuradas ofrecen un camino claro, pero su impacto depende de la eficacia con que se utilicen.
Recuerde que no se trata de buscar la perfección. Se trata de tomar decisiones deliberadas e informadas que sitúen a su centro en una posición de mejora continua. La cuestión no es si debe implantar evaluaciones estructuradas, sino cuándo puede empezar.
Este artículo se basa íntegramente en las ideas compartidas por Dennis Hughes, jefe de proyecto del equipo de operaciones comerciales centrales de Pregis LLC durante la sesión de Xcelerate 24, "Definición de la planta del año: evaluación comparativa interna de las plantas".