Las piezas lentas son una desafortunada realidad cuando se trata de la gestión del ciclo de vida de los activos, y son un problema crítico a controlar cuando el mantenimiento continuo y la fiabilidad son sus principales preocupaciones.
Para identificar las piezas de repuesto de baja rotación en su inventario es necesario conocer a fondo una pieza determinada, lo que incluye saber cuánto tiempo hace que es suya, cuánto tiempo lleva esperando a ser utilizada y con qué frecuencia se utiliza en primer lugar. Afortunadamente, un sólido sistema informatizado de gestión del mantenimiento(GMAO) puede rastrear fácilmente todos esos datos.
Identificar, gestionar y prevenir el crecimiento de piezas de baja rotación en su inventario no siempre es sencillo. Pero este artículo le ayudará a empezar con los conceptos básicos y, en última instancia, a satisfacer mejor las necesidades de mantenimiento de su organización.
¿Qué son las piezas lentas?
No todo en el inventario de su organización tendrá la misma demanda. Las piezas de baja rotación son artículos que han estado en su inventario durante un largo período de tiempo con poco o ningún uso.
Cuánto tiempo es demasiado para que una pieza esté almacenada, o cuán baja tiene que ser la demanda para que sea motivo de preocupación, varía de una empresa a otra. Pero adelantarse a un inventario creciente de piezas de baja rotación es esencial para evitar que se queden obsoletas.
Las piezas obsoletas son artículos de su inventario que ya no se venden ni se utilizan debido a cambios en su gama de productos, en los activos que mantiene o en los intereses de sus clientes. No todas las piezas obsoletas empiezan necesariamente como piezas de baja rotación. Pero si guarda una pieza de repuesto durante el tiempo suficiente, puede quedar obsoleta, lo que hace que la necesidad de eliminarla de su inventario sea mucho mayor.
¿Cuáles son los costes de las piezas lentas?
Un inventario creciente de piezas de baja rotación puede provocar un aumento de costes en cascada en toda la empresa. Dado que no se utilizan con tanta frecuencia como otras piezas de repuesto, las piezas de baja rotación son simplemente capital que se ha gastado pero que no se está utilizando. Y ese déficit continuo sólo aumenta si no se realizan cambios para garantizar que las piezas de baja rotación no sigan acumulándose.
La gestión del coste de las piezas de baja rotación va más allá de la propia pieza. Las piezas de repuesto pueden ocupar espacio físico en el inventario, lo que puede suponer un alquiler adicional para almacenar las piezas o pagar más por el mantenimiento del edificio en el que se almacenan. Si opta por conservar las piezas de baja rotación en lugar de los artículos que tienen más demanda, también puede perder ventas adicionales o la capacidad de satisfacer rápidamente las solicitudes de mantenimiento.
Otro coste existencial de las piezas de baja rotación es la posibilidad de que esas piezas infrautilizadas se queden obsoletas a medida que su organización cambia en torno a ellas. Hay formas de gestionar las piezas de baja rotación, pero una pieza de repuesto obsoleta es más difícil de eliminar y, a la larga, le costará más que el precio de venta.
Sin embargo, eliminar las piezas de baja rotación alivia estos costes, libera espacio en los almacenes, elimina la posibilidad de que las piezas se queden obsoletas, permite reasignar capital a compras con un impacto más inmediato e, idealmente, mejora los ingresos de su organización con el tiempo.
Cómo gestionar eficazmente las piezas lentas
El primer paso para gestionar el número de piezas de baja rotación en su inventario es identificarlas. Debe llevarse a cabo un proceso regular de informes de inventario para crear registros que destaquen los pedidos, las reposiciones, el mantenimiento preventivo y otra información que necesite para identificar las piezas de baja rotación en su inventario. O, si su organización ya utiliza un GMAO, podrá consultar esa información cuando la necesite.
Estas son algunas métricas que pueden ayudarle a realizar un seguimiento de las piezas de baja rotación:
- Comparación con la demanda anterior: Una forma general de detectar las piezas de baja rotación es comparar la demanda actual con la demanda de una serie de años anteriores. Quizá quiera ver si este año está vendiendo menos del 60% de un determinado producto en comparación con los tres años anteriores. O quizá quiera ver con qué frecuencia ha salido de su inventario una determinada pieza de recambio este mes en comparación con hace cinco meses. Las unidades variarán, pero la cuestión es que también debería tener un registro histórico al que remitirse.
- Tiempo en inventario: Examinar el inventario actual y determinar qué artículos o piezas llevan más tiempo en stock también es un buen indicador de posibles piezas de baja rotación. Tendrá que determinar cuánto tiempo es demasiado para que una pieza esté en stock, pero debería poder identificar una tendencia consultando registros anteriores o el GMAO de su organización.
- Pedidos de reposición: En los casos en los que se piden automáticamente nuevas piezas de repuesto cuando se han agotado, observar qué artículos no se han repuesto recientemente es otra forma segura de identificar y catalogar las piezas de baja rotación.
Una vez identificadas las piezas de baja rotación en su inventario, la siguiente tarea es eliminarlas. En algunos casos, la eliminación directa de las piezas puede ser la mejor opción, sobre todo si las soluciones más complejas resultan más costosas. Si eliminar la pieza lenta de su inventario no es la mejor opción, hay otras estrategias que puede aplicar:
- Promociones: En el caso de un producto que venda explícitamente a clientes, añadir alguna bonificación a la compra de ese artículo, como agruparlo con productos similares o adyacentes, podría incentivar las ventas.
- Rebajas y reducciones de precio: Otra forma de generar interés por una pieza de baja rotación es ponerla temporalmente a la venta o rebajar su precio de forma permanente. Puede que su empresa no recupere todo el capital invertido en la pieza, pero al menos no perderá esas piezas sin nada que demostrar.
- Donaciones deducibles de impuestos: Como alternativa a la venta de la pieza de lento movimiento, su organización podría donarla para desgravarla. Los beneficios no son los mismos que si vendiera la pieza directamente o le encontrara un nuevo uso interno, pero es mejor que nada.
Cálculo del porcentaje de piezas obsoletas y del porcentaje de piezas de baja rotación
Una vez que haya identificado las piezas de baja rotación en su inventario y haya empezado a considerar métodos para eliminarlas, es posible que desee disponer de una estadística sencilla que muestre la cantidad actual de piezas de baja rotación que tiene a mano. El porcentaje de piezas de baja rotación es la estadística que debe utilizar.
Si toma el número de piezas de baja rotación de su inventario, lo divide por el número total de piezas de su inventario y multiplica ese total por 100, obtendrá un porcentaje que podrá consultar de un vistazo.
Número de piezas de baja rotación en inventario / Número total de piezas en inventario x 100 = Porcentaje de piezas de baja rotación
Si tiene curiosidad por conocer el porcentaje de piezas obsoletas de su inventario, puede realizar el cálculo de forma similar. Divida el número de piezas obsoletas por el número total de piezas de su inventario multiplicado por 100 para obtener el porcentaje.
Número de Piezas Obsoletas en Inventario / Número Total de Piezas en Inventario x 100 = Porcentaje de Piezas Obsoletas
Debido a que las piezas obsoletas a menudo comienzan como piezas de lento movimiento, estos porcentajes pueden tener una relación inversa en la que el porcentaje de piezas de lento movimiento disminuye a medida que aumenta el porcentaje de piezas obsoletas. Las definiciones específicas de ambos pueden variar dependiendo de su negocio u organización, pero estos porcentajes siguen siendo algo a tener en cuenta al hacer la gestión de inventario.
Estrategias para reducir las piezas de baja rotación en el inventario
Como suele ocurrir con los problemas de inventario, eliminar el problema actual es sólo la mitad de la solución. Y en el caso de la gestión de piezas de baja rotación, la prevención es la mejor estrategia. Teniendo en cuenta el mantenimiento, puede evitar de varias formas que se acumulen en su inventario más piezas de repuesto de baja rotación.
- Programar regularmente el mantenimiento: Programar el mantenimiento con antelación basándose en el uso del activo y el tiempo entre reparaciones puede ayudarle a predecir cuándo necesitará una determinada pieza de repuesto. Esto elimina la necesidad de mantener un suministro constante de ellas a mano. Además, un programa de mantenimiento fijo también puede ayudarle a reducir el número de reparaciones de emergencia.
- Revise anualmente el inventario: La mejor manera de saber lo que tiene a mano es hacer un seguimiento de la frecuencia con la que se utiliza y la frecuencia con la que pide más. Entender la demanda de una pieza determinada, a su vez, le permite establecer cosas como el número máximo de esa pieza que debe mantener en su inventario, reduciendo la posibilidad de que se acumulen piezas de baja rotación.
- Establezca un sistema de alerta: Una vez que haya identificado las piezas de baja rotación, dispondrá de un conjunto de normas para juzgar el resto de su inventario actual y futuro. La creación de un sistema de alerta mediante su software de gestión de inventario o GMAO puede alertarle cuando los valores caen por debajo de un umbral predefinido, lo que indica que debe empezar a mover palancas para evitar que más piezas de su inventario se conviertan en piezas de baja rotación.
El equilibrio de la gestión de existencias
Ocuparse de las piezas que se mueven con lentitud es una parte natural de la gestión de inventarios de cualquier empresa y, en muchos casos, en varias sedes de una misma empresa. La tarea puede ser compleja. Pero con la información correcta sobre el inventario que tiene a mano y la frecuencia con la que utiliza cada pieza, minimizar las piezas de baja rotación está lejos de ser un problema insuperable.
Con un buen mantenimiento de registros, facilitado por un software capaz, la gestión de las piezas lentas no es sólo un problema que se puede resolver a corto plazo, sino que se puede evitar a largo plazo.