As peças que se movem lentamente são uma infeliz realidade quando se lida com a gestão do ciclo de vida dos activos, e são uma questão crítica a controlar quando a manutenção contínua e a fiabilidade são as suas principais preocupações.
A identificação de peças sobresselentes de baixa rotatividade no seu inventário requer um conhecimento profundo de uma determinada peça, incluindo saber há quanto tempo a possui, há quanto tempo está à espera de ser utilizada e com que frequência é utilizada. Felizmente, um sistema de gestão de manutenção computorizado(CMMS) robusto pode facilmente registar todos esses dados.
Identificar, gerir e prevenir o crescimento de peças de movimento lento no seu inventário nem sempre é simples. Mas este artigo ajudá-lo-á a começar com os princípios básicos, ajudando-o a satisfazer melhor as necessidades de manutenção da sua organização.
O que são peças de movimento lento?
Nem tudo no inventário da sua organização terá a mesma procura. As peças de movimento lento são itens que estão no seu inventário durante um longo período de tempo com pouca ou nenhuma utilização.
O tempo que é demasiado longo para uma peça ficar em armazém, ou o nível de procura que tem de ser reduzido para que se torne uma preocupação, varia de empresa para empresa. Mas adiantar-se a um inventário crescente de peças de movimento lento é essencial para evitar que se tornem obsoletas.
As peças obsoletas são itens no seu inventário que já não são vendidos ou utilizados devido a alterações na sua linha de produtos, nos activos que está a manter ou nos interesses dos seus clientes. Nem todas as peças obsoletas começam necessariamente como peças de movimento lento. Mas se mantiver uma peça sobresselente durante tempo suficiente, esta pode tornar-se obsoleta, tornando a necessidade de a eliminar do seu inventário muito maior.
Quais são os custos das peças que se movem lentamente?
Um inventário crescente de peças de movimento lento pode levar a uma cascata de custos acrescidos em toda a sua empresa. Como não são utilizadas com a mesma frequência que outras peças sobresselentes, as peças de movimento lento são simplesmente capital que foi gasto mas não está a ser utilizado. E esse défice contínuo só aumenta se não forem feitas alterações para garantir que as peças de movimento lento não continuam a acumular-se.
A gestão do custo das peças de movimento lento estende-se também para além da própria peça individual. As peças sobresselentes podem ocupar espaço físico no inventário, o que pode significar uma renda extra para armazenar as peças ou pagar mais para manter o edifício onde estão armazenadas. Optar por manter as peças de movimento lento em vez de itens que são mais procurados também significa que pode perder vendas adicionais ou a capacidade de satisfazer rapidamente os pedidos de manutenção.
Outro custo existencial das peças de movimento lento é a possibilidade de essas peças subutilizadas se tornarem obsoletas à medida que a sua organização muda em torno delas. Existem formas de gerir as suas peças de movimento lento, mas uma peça sobresselente obsoleta é mais difícil de eliminar e, a longo prazo, custar-lhe-á mais do que apenas o preço de etiqueta.
No entanto, a remoção de peças de movimento lento alivia estes custos, libertando espaço nos armazéns, eliminando a possibilidade de as peças se tornarem obsoletas, permitindo que o capital seja reafectado a compras com um impacto mais imediato e, idealmente, melhorando as receitas da sua organização ao longo do tempo.
Como gerir eficazmente as peças de movimento lento
O primeiro passo para gerir o número de peças de movimento lento no seu inventário é identificá-las. Deve ser realizado um processo regular de relatórios de inventário para criar registos que destaquem as encomendas, os reabastecimentos, a manutenção preventiva e outras informações necessárias para identificar as peças de movimento lento no seu inventário. Ou, se a sua organização já utiliza um CMMS, poderá aceder a essa informação a pedido.
Eis algumas métricas que o podem ajudar a controlar as peças de movimento lento:
- Comparação com a procura passada: Uma forma de encontrar peças de movimento lento é comparar a procura atual com a procura durante um determinado período de anos anteriores. Talvez esteja a tentar ver se está a vender menos de 60% de um determinado produto este ano, em comparação com os últimos três anos. Ou talvez queira ver com que frequência uma determinada peça sobresselente saiu do seu inventário este mês em comparação com cinco meses atrás. As unidades podem variar, mas a questão é que também deve ter um registo histórico para consultar.
- Tempo no inventário: Olhar para o seu inventário atual e determinar quais os itens ou peças que estão em stock há mais tempo é também um bom indicador de potenciais peças de movimento lento. Terá de determinar quanto tempo é demasiado para uma peça estar em stock, mas deverá ser capaz de identificar uma tendência consultando registos anteriores ou o CMMS da sua organização.
- Pedidos de substituição: Nos casos em que encomenda automaticamente novas peças de substituição quando estas se esgotam, verificar quais os artigos que não foram reabastecidos recentemente é outra forma segura de identificar e catalogar as peças de baixa rotatividade.
Uma vez identificadas as peças de movimento lento no seu inventário, a tarefa seguinte é eliminá-las. Nalguns casos, a remoção pura e simples das peças pode ser a melhor forma de agir, especialmente se soluções mais complexas forem mais dispendiosas. Se a remoção da peça de movimento lento do seu inventário não for o melhor curso de ação, existem algumas outras estratégias que pode implementar:
- Promoções: Para um produto que vende explicitamente a clientes ou consumidores, adicionar um bónus à compra desse artigo, como por exemplo, juntá-lo a produtos semelhantes ou adjacentes, pode incentivar as vendas.
- Vendas e reduções de preços: Outra forma de gerar interesse numa peça que evolui lentamente é colocá-la temporariamente à venda ou reduzir permanentemente o seu preço. A sua organização pode não recuperar todo o capital que gastou na peça, mas pelo menos não perderá essas peças sem nada para mostrar.
- Doações dedutíveis nos impostos: Como alternativa à venda da peça que está a evoluir lentamente, a sua organização pode doá-la para dedução fiscal. O retorno não é o mesmo que vender a peça diretamente ou encontrar uma nova utilização interna, mas é melhor do que nada.
Cálculo da percentagem de peças de movimento lento e da percentagem de peças obsoletas
Depois de identificar as peças de movimento lento no seu inventário e começar a considerar métodos para as remover, pode querer uma estatística simples que mostre a quantidade atual de peças de movimento lento que tem em mãos. A percentagem de peças de movimento lento é a estatística a utilizar.
Se considerar o número de peças de movimento lento no seu inventário, dividi-lo pelo número total de peças no seu inventário e multiplicar esse total por 100, obterá uma percentagem que pode consultar rapidamente.
Número de peças de movimento lento no inventário / Número total de peças no inventário x 100 = Percentagem de peças de movimento lento
Se tiver curiosidade em saber a percentagem de peças obsoletas no seu inventário, pode efetuar o cálculo de forma semelhante. Tome o número de peças obsoletas dividido pelo número total de peças no seu inventário vezes 100 para obter a percentagem.
Número de peças obsoletas em inventário / Número total de peças em inventário x 100 = Percentagem de peças obsoletas
Uma vez que as peças obsoletas começam frequentemente por ser peças de movimento lento, estas percentagens podem ter uma relação inversa, em que a percentagem de peças de movimento lento diminui à medida que a percentagem de peças obsoletas aumenta. As definições específicas de ambos podem variar consoante a sua empresa ou organização, mas estas percentagens são algo a ter em conta durante a gestão do inventário.
Estratégias para reduzir as peças de baixa rotatividade no inventário
Como é frequentemente o caso com questões de inventário, eliminar o problema atual é apenas metade da solução. E no caso da gestão de peças de movimento lento, a prevenção é a melhor estratégia. Com a manutenção em mente, evitar que mais peças sobressalentes de baixa rotatividade se acumulem no seu inventário pode ser feito de várias maneiras.
- Programar regularmente a manutenção: Programar a manutenção com antecedência, com base na utilização do ativo e no tempo entre reparações, pode ajudá-lo a prever quando é que vai precisar de uma determinada peça de substituição. Isto elimina a necessidade de manter um fornecimento constante das mesmas. E, como bónus, um calendário de manutenção definido pode também ajudá-lo a reduzir o número de reparações de emergência.
- Rever anualmente o inventário: A melhor forma de saber o que tem em mãos é controlar a frequência com que é utilizado e a frequência com que encomenda mais. Compreender a procura de uma determinada peça, por sua vez, permite-lhe definir coisas como o número máximo dessa peça que deve manter no seu inventário, reduzindo a possibilidade de recolha de peças de baixa rotação.
- Criar um sistema de alerta: Depois de identificar as peças de movimento lento, tem um conjunto de padrões para avaliar o resto do seu inventário atual e futuro. A criação de um sistema de alerta utilizando o seu software de gestão de inventário ou CMMS pode então alertá-lo quando os valores caírem abaixo de um limiar predefinido, sinalizando que deve começar a puxar as alavancas para evitar que mais do seu inventário se torne em peças de movimento lento.
O equilíbrio da gestão de stocks
Lidar com peças de movimento lento é uma parte natural da gestão de inventário de qualquer empresa e, em muitos casos, em vários locais de uma empresa. A tarefa pode ser complexa. Mas com a informação correcta sobre o inventário que tem em mãos e a frequência com que utiliza cada peça, minimizar as peças de movimento lento está longe de ser um problema insuperável.
Com uma boa manutenção de registos possibilitada por um software capaz, a gestão de peças de movimento lento não é apenas um problema que pode ser resolvido a curto prazo; é um problema que pode ser evitado a longo prazo.