El mantenimiento periódico es necesario para que todos los activos funcionen a pleno rendimiento, pero es más fácil decirlo que hacerlo. Se necesita una buena estrategia de mantenimiento para garantizar que se identifican los problemas y se llevan a cabo las tareas importantes.
Sin embargo, incluso los mejores planes de mantenimiento fracasan si no se planifican los calendarios y los recursos, por lo que la programación del mantenimiento es una pieza vital de cualquier estrategia de gestión.
¿Qué es la programación del mantenimiento?
La programación del mantenimiento es el proceso de programar y realizar los trabajos de mantenimiento. Es donde se asignan el tiempo y los recursos para cada orden de trabajo, garantizando que haya un técnico in situ cuando sea necesario. Las tareas pueden abarcar desde inspecciones rutinarias hasta reparaciones de emergencia, todas las cuales requieren una programación cuidadosa para evitar tiempos de inactividad y maximizar la eficiencia del equipo.
La programación del mantenimiento no es sinónimo de planificación del mantenimiento, aunque ambos van de la mano. La planificación del mantenimiento es el acto de identificar qué activos necesitan mantenimiento y qué tipo de mantenimiento se requiere. La programación se basa en esos planes y en el calendario de las tareas que deben realizarse, teniendo en cuenta los requisitos previos necesarios y el trabajo de seguimiento.
Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de ambas cosas. Un plan de mantenimiento bien aplicado y programado puede ayudar a reducir el tiempo de inactividad y ahorrar dinero. El mantenimiento realizado antes de que se produzca un fallo inesperado mantiene los equipos funcionando al máximo rendimiento y evita costes de reparación de emergencia.
Cómo crear un calendario de mantenimiento: 6 sencillos pasos
El programa de mantenimiento de una organización será generalmente único para ella y requerirá hacer un inventario de todos los activos y técnicos disponibles. No obstante, el marco de trabajo suele ser el mismo y debe asemejarse a estos pasos.
- Identificar los activos y el mantenimiento necesario. La cantidad de trabajo en este paso dependerá del grado de planificación del mantenimiento que ya se haya realizado. Hay que identificar los activos de alta prioridad y planificar las órdenes de trabajo de mantenimiento.
- Reunir recursos. Se debe reunir y asignar todo lo necesario para completar cada orden de trabajo.
- Priorice las tareas. No todo el mantenimiento es igual. Si hay que reparar un equipo crítico, debe programarse primero. Este paso también ayudará a gestionar el ancho de banda diario del equipo de mantenimiento.
- Asignar tareas de mantenimiento. Programar no es sólo cuándo se va a realizar el mantenimiento, sino quién lo va a hacer. Asigne las tareas en función de los técnicos disponibles y del nivel de conocimientos necesarios.
- Documentar el mantenimiento. El trabajo no termina una vez que una tarea de mantenimiento está programada: la documentación de cada tarea es crucial para aumentar la eficacia en el futuro.
- Mejorar e iterar. Fíjese en lo que funciona y elimine lo que no funciona. Un programa de mantenimiento no es estático y siempre puede mejorarse.
Con un software de mantenimiento preventivo como una GMAO, gran parte de este proceso puede automatizarse para ahorrar tiempo y garantizar un mantenimiento eficaz.
Tipos de programas de mantenimiento
Existen varios tipos de mantenimiento en torno a los cuales se puede elaborar un plan de mantenimiento, y la forma en que difieren determina el aspecto de la programación.
Programación del mantenimiento reactivo
El mantenimiento reactivo sólo requiere mantenimiento cuando algo se rompe, por lo que aunque la programación puede ser ligera en inspecciones, estará llena de reparaciones de mayor prioridad.
Programación predeterminada del mantenimiento
El mantenimiento predeterminado conduce a un programa bastante estático y sencillo. El mantenimiento se realiza según el programa de fábrica de cualquier equipo, independientemente de su estado.
Programación del mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo es un tipo de mantenimiento mucho más proactivo y, por tanto, su programación lo refleja. Se establecerán prioridades entre los activos y se solicitará el mantenimiento a intervalos basados en el tiempo o en el uso. El objetivo es programar el mantenimiento antes de que se produzcan averías.
Programación predictiva del mantenimiento
El mantenimiento predictivo predice y evita cualquier tiempo de inactividad innecesario utilizando los datos de los activos. Los datos del análisis modal de fallos se utilizan para predecir cuándo los activos necesitarán mantenimiento y añadirlos al programa. Es similar al mantenimiento preventivo, pero está estructurado de forma menos rígida en torno a un único factor determinante, ya que el mantenimiento puede ser necesario en cualquier momento.
Programación del mantenimiento en función de las condiciones
El mantenimiento basado en la condición gira en torno a una estrecha vigilancia de los equipos. Cada vez que el estado de funcionamiento de un activo vacila, se solicita el mantenimiento. La programación requerirá una rápida priorización de los activos con problemas, pero debe evitar la programación de reparaciones de emergencia del mantenimiento reactivo.
Retos de la programación del mantenimiento
La programación del mantenimiento no es sencilla y a menudo puede plantear problemas a lo largo del proceso. Algunos de los retos más comunes son:
- Falta de comunicación. Un programa no funciona si no se comunica correctamente. Los errores de comunicación pueden hacer que las órdenes de trabajo se pierdan o que se envíe al técnico equivocado al trabajo equivocado.
- Falta de recursos. Un buen programa de mantenimiento tendrá en cuenta la disponibilidad de recursos, pero incluso así, la falta de recursos puede hacer descarrilar rápidamente hasta el programa más eficiente. Si escasean las piezas o el personal, el mantenimiento no puede terminarse aunque esté en el programa.
- Mala planificación. La programación tiene un límite para salvar un plan de mantenimiento. Si las órdenes de trabajo no están debidamente priorizadas o detalladas, se producirán problemas de programación.
- Sin plan de mantenimiento preventivo. Si la programación del mantenimiento se centra únicamente en apagar incendios, puede desembocar rápidamente en un calendario desordenado e improvisado.
Cómo mejorar la programación del mantenimiento
Incluso un buen programa de mantenimiento siempre puede mejorar. Seguir estas buenas prácticas es un buen punto de partida.
Utilizar los datos disponibles. La documentación de mantenimiento debe revisarse y analizarse para detectar posibles ineficiencias. Incluso las órdenes de trabajo bien programadas pueden aportar información.
Centrarse en el futuro. No se limite a mirar el calendario de programación actual. Asegúrese de que las futuras inspecciones y el mantenimiento periódico ya están programados, con margen para ser flexible ante cualquier imprevisto.
Invierta en una buena gestión del inventario. Evite problemas con los recursos llevando un control exhaustivo del inventario. Una buena gestión del inventario resolverá muchos problemas de programación relacionados con el almacenamiento y el pedido de piezas.
Mejora continua. Revise constantemente todas las partes del proceso de mantenimiento para identificar puntos de mejora. Ningún programa de mantenimiento será nunca exactamente igual, lo que significa que siempre hay margen de mejora.
Utilice un software de programación del mantenimiento. La necesidad constante de actualizar manualmente un programa de mantenimiento puede restar tiempo a otras tareas importantes. Una GMAO podrá automatizar gran parte del proceso y hacer que todo el proceso de programación sea más fluido y sencillo.