Atualizações do Centro Médico da Universidade para o eMaint CMMS baseado em nuvem para melhorar a qualidade do seu ambiente estudantil

O departamento de manutenção das instalações do KUMC mantém os bens em funcionamento, proporcionando aos alunos do campus um ambiente propício aos cuidados de saúde, aprendizagem e pesquisa. O campus está dividido em cinco zonas, cobrindo mais de 50 edifícios, incluindo três locais de satélite fora do campus.

Quarenta e dois técnicos ajudam a manter as instalações do KUMC, incluindo o Centro de Energia, que fornece utilidades críticas para o campus principal. Os ativos incluem geradores, HVAC e equipamentos auxiliares essenciais, como bombas, motores e trocadores de calor.

LaWayne Smith, gerente de confiabilidade de ativos do KUMC, começou a trabalhar para a universidade em 2016. A instituição já tinha um sistema de gestão de manutenção, e embora fosse robusto, não era baseado em nuvens, e os usuários achavam complicado de configurar e usar.

Como o sistema no local não era compatível com Wi-Fi, o pessoal de manutenção teve de correr para trás e para a frente até ao escritório para fazer o login e ver as ordens de trabalho e os documentos completos. As rondas de inspecção, como as verificações mensais dos extintores de incêndio, eram demoradas porque o processo para as localizar era inadequado.

Embora alguns dados tenham sido introduzidos no sistema antigo, nem sempre foram actualizados para reflectir itens como ativos desactivados e adições de novos equipamentos. Os documentos de conformidade regulamentar em papel eram armazenados em armários de arquivamento, e os relatórios levavam horas para serem compilados usando planilhas.

Smith conseguiu a adesão da liderança para explorar sistemas de substituição fáceis de usar, baseados na nuvem, que custam o mesmo ou menos do que o software atual e poderiam atender às necessidades exclusivas do KUMC. Todos concordaram que o eMaint CMMS era a melhor escolha.

Um dos cinco principais pré-requisitos para alcançar o sucesso da implementação é desenvolver um plano detalhado. Aqui estão apenas algumas das formas como o KUMC alcançou um resultado positivo.

• Antes do lançamento, os dados existentes foram carregados para o CMMS. Smith e um especialista em implementação de eMaint fizeram o upload através de informações de ativos e detalhes confirmados para garantir dados precisos e confiáveis. Os processos de manutenção foram otimizados para agilizar os fluxos de trabalho, e os formulários foram configurados para atender aos requisitos específicos da universidade.
• Smith instituiu campos obrigatórios em formulários para garantir a consistência dos dados, incluindo entradas de códigos de falha que ajudariam a identificar as causas das falhas. O sistema suporta iniciativas de conclusão dentro do prazo e requisitos de conformidade regulamentar, criando automaticamente uma ordem de trabalho de ação corretiva caso uma inspeção falhe.
• Todos os usuários participaram de treinamentos via eMaint online ou treinamentos presenciais ou ambos. As partes interessadas continuam a se reunir para discutir formas adicionais de alavancar o software e garantir a padronização.

Os profissionais de manutenção do KUMC utilizam os seus dispositivos móveis ou portáteis para receber e assinar ordens de trabalho remotamente, dentro ou fora do campus. Os administradores que trabalham a partir de casa também acedem ao CMMS através da nuvem.

Smith criou uma convenção de nomes personalizada especificamente para as instalações do KUMC que liga cada ativo a uma zona, edifício, andar e número de quarto específicos. Os técnicos podem agora localizar equipamentos críticos, tais como extintores de incêndio, rápida e facilmente.

Atualmente, Smith está cruzando referências de peças para garantir a disponibilidade de MPs programadas. A longo prazo, ele espera adicionar tecnologia de sensores para monitorar continuamente os ativos críticos para que a equipe possa resolver os problemas do equipamento bem antes que eles se tornem falhas.

"Como o eMaint é baseado nas nuvens, é super fácil para todos fazerem login remoto, incluindo funcionários que trabalham em casa."

- LaWayne Smith, gerente de confiabilidade do Centro Médico da Universidade de Kansas