O que é a chicotada de lápis?

A "chicotada de lápis " significa assinar apressadamente ordens de trabalho ou outras tarefas que não foram corretamente concluídas. Isto pode aumentar o risco de avarias no equipamento, problemas de inventário, riscos de segurança e muito mais para a sua organização.

Algumas tarefas comuns que sofrem com o lápis incluem a Manutenção Preventiva (PM), verificações de inventário, assinaturas de expedição, inspecções de segurança e certificações de formação.

Onde é que se bate com o lápis na manutenção

Estas são as actividades de manutenção mais comuns em que ocorre a chicotada de lápis, juntamente com as razões pelas quais a gestão deve cortar a chicotada de lápis nestas áreas.

1. Controlos de segurança

As verificações de segurança são especialmente propensas a que se bata com o lápis. Isto porque são repetitivas e ocorrem com frequência (muitas vezes semanalmente, ou mesmo diariamente), pelo que os técnicos podem considerá-las aborrecidas e estar ansiosos por terminá-las rapidamente. Naturalmente, as verificações de segurança incorrectas podem representar grandes perigos.

2. Controlos programados

Todas as inspecções programadas são vulneráveis a um lápis. Quando os funcionários utilizam o equipamento regularmente e sem problemas aparentes, podem presumir que o equipamento passará na inspeção. Esse pressuposto pode levar a que se cortem nos custos, realizando apressadamente ou saltando as inspecções. À medida que os técnicos vão verificando repetidamente o mesmo equipamento, esses bens podem passar semanas ou meses sem receberem uma inspeção adequada.

3. Controlos de inventário

Os funcionários do armazém podem considerar os formulários de inventário entediantes, assustadores ou ambos. Intencionalmente ou por acidente, os membros da equipa que agem de forma descuidada podem causar atrasos, afetar os orçamentos e provocar rupturas de stock. Erros de contagem repetidos podem afetar significativamente as operações, a satisfação do cliente e os KPIs - para não mencionar a reputação da sua empresa.

4. Certificados de formação

Quando um novo funcionário experiente se junta à sua equipa, a administração exige que ele se submeta a certificações de formação para tarefas que já sabe realizar? Se não, está a fazer com que a sua formação seja feita a lápis. Se já provaram a sua competência, isto pode parecer inofensivo para os gestores - mas um avaliador de conformidade discordaria. Ignorar as certificações de formação pode até causar-lhe problemas legais.

Sinais de alerta e exemplos de chicote de lápis

Nos departamentos de manutenção, procure os seguintes padrões:

• Velocidade de verificação invulgar. Os técnicos experientes podem trabalhar rapidamente, mas algumas velocidades não são razoáveis. Procure longas listas de verificação finalizadas numa questão de minutos.
• Tempos de conclusão idênticos. Um técnico completou quatro ordens de trabalho com o mesmo registo de hora? Isso é um sinal de que algo não está bem.
• Campos e itens de lista de verificação ignorados. Os espaços em branco nas listas de verificação de manutenção indicam que um técnico ignorou passos essenciais.
• Comentários copiados e colados. Quando se vê a mesma nota em todos os campos da lista de verificação, ou em várias listas de verificação, é sinal de que alguém apressou a inspeção ou a ignorou completamente.
• Problemas recorrentes em activos verificados. Digamos que um ativo está sempre a avariar, mas todas as verificações e inspecções de segurança parecem positivas. Inspeccione atentamente as ordens de trabalho para detetar imprecisões.

Porque é que bater com o lápis é um problema?

Bater com o lápis pode parecer inofensivo. Mas se a prática se tornar comum, pode transformar-se numa bola de neve, causando sérios problemas à sua organização. Por exemplo, inspecções inadequadas podem resultar em reparações inesperadas e dispendiosas, prazos não cumpridos, produtos de baixa qualidade e clientes irritados. Na pior das hipóteses, as inspecções podem mesmo levar a falhas catastróficas do equipamento que põem em risco a segurança dos empregados.

Se não forem controlados, os lápis de carvão também podem causar problemas relacionados com a conformidade regulamentar, rescisão de contrato de trabalho, multas dispendiosas ou mesmo problemas legais. As entidades patronais podem processar criminalmente os empregados cujas acções resultem em ferimentos graves. Os terceiros afectados também podem pedir indemnizações legais. É por isso que é fundamental detetar e eliminar a chicotada com lápis.

O que causa a chicotada do lápis?

O corte de lápis ocorre por uma variedade de razões - e, normalmente, a preguiça do trabalhador não é uma delas. Continue a ler para conhecer as principais causas de chicotadas com lápis.

Empregados com excesso de trabalho

Quando a um número demasiado reduzido de trabalhadores são atribuídas demasiadas tarefas, é frequente estabelecerem prioridades com base no que consideram mais importante. Isto pode resultar no facto de se passar por cima do trabalho que se considera de baixa prioridade ou de baixo risco. O software de ordens de trabalho é uma excelente forma de simplificar os fluxos de trabalho e automatizar a manutenção de registos, libertando mais tempo para os seus empregados concluírem todas as tarefas de manutenção programadas.

Gestão Ineficaz

Os técnicos e outros trabalhadores envolvidos no trabalho de manutenção preventiva devem saber por que razão estão a realizar as tarefas que lhes são atribuídas - e a responsabilidade de transmitir isto é dos gestores de manutenção. O software de ordens de trabalho permite a criação de modelos personalizáveis que descrevem exatamente como e porque é que um trabalho específico deve ser concluído, ajudando os seus empregados a manterem-se informados e actualizados sobre as prioridades em mudança, assegurando ao mesmo tempo que as normas comuns são seguidas por todos.

Pressão para melhoria do sistema métrico

Os trabalhadores podem sentir-se pressionados a atingir o que consideram ser métricas de desempenho inatingíveis ou Indicadores Chave de Desempenho (KPI), o que por vezes leva a ordens de trabalho com lápis. Com o software de ordens de trabalho, a sua empresa pode auditar e analisar automaticamente toda a atividade de manutenção, ajudando-o a identificar potenciais áreas de melhoria, bem como a definir objectivos realistas e exequíveis para a sua equipa de manutenção.

Problema de cultura de trabalho

Não importa a causa, se a chicotada a lápis for uma prática comum na sua empresa, pode rapidamente alastrar, levando a avarias, perda de produtividade, e desperdício de dinheiro. É por isso que devem ser criados processos para assegurar que os seus trabalhadores tenham as ferramentas de que necessitam para completar e documentar facilmente todo o seu trabalho de manutenção preventiva. Com o software de ordens de trabalho, os trabalhadores podem enviar rapidamente assinaturas electrónicas, preencher formulários personalizáveis, acompanhar as suas tarefas de manutenção, e muito mais.

Como evitar o chicote de lápis na sua organização

A melhor forma de prevenir o lápis é encorajar a responsabilidade, a transparência e o feedback de todos os seus empregados.

Quando os trabalhadores sabem exatamente o que se espera deles, dispõem dos recursos necessários para realizar as suas tarefas e têm as ferramentas para comunicar facilmente com a administração, são mais produtivos, sentem-se mais valorizados e têm menos probabilidades de recorrer ao uso de lápis.

Reavaliar ou suprimir quotas

Imagine que está a tentar cumprir uma quota de conclusão de uma ordem de trabalho, incentivado por um bónus ou aumento. Demoraria o tempo necessário para concluir todas as tarefas? Ou apressar-se-ia um pouco - especialmente no final do dia, no final da semana ou perto da hora limite da sua quota?

Quotas irrealistas podem levar os seus empregados a apressar as suas tarefas. Alguns podem saltar etapas conscientemente para poupar tempo, enquanto outros podem fazê-lo acidentalmente. Infelizmente, quando se trata de segurança e tempo de atividade, não importa a razão pela qual saltam etapas. As consequências são as mesmas para os seus bens, instalações, empregados e terceiros.

Pergunte aos funcionários sobre o Pencil Whip

Dê poder aos seus empregados para denunciarem o uso de lápis. Pode realizar reuniões com todos os funcionários, criar um sistema de denúncias anónimas ou falar com os funcionários individualmente. A cultura do seu local de trabalho ditará a melhor abordagem.

Seja direto, mas compreensivo, com os empregados que se encontrem a bater com o lápis. Dê-lhes a oportunidade de corrigir o seu comportamento e melhorar. Isto demonstra à sua equipa que não há problema em cometer erros, desde que se assuma a responsabilidade.

Realização de controlos aleatórios

Para evitar que o lápis bata ou para o detetar precocemente, implemente verificações aleatórias do equipamento e dos activos. Consulte as listas de verificação recentes e compare-as com a sua inspeção em tempo real. Na melhor das hipóteses, tudo coincide e o seu equipamento está seguro. E, na pior das hipóteses, detecta algo que evita uma falha crítica.

Confie no seu software CMMS

As listas de verificação podem mostrar uma inspeção minuciosa, mas quando os dados em tempo real assinalam uma potencial falha, sabe-se que algo não está bem.

Um software de ordens de trabalho potente, incluído num sistema de gestão de manutenção informatizado (CMMS) como o eMaint, facilita a gestão da sua equipa de manutenção. Com todas as informações organizadas e acessíveis em tempo real a partir de qualquer dispositivo inteligente, os gestores podem identificar e resolver rapidamente potenciais deficiências nas práticas de manutenção actuais.

O uso de lápis é uma tendência, mas pode ser evitado com o software CMMS correto

Combater o lápis com a ajuda de um software de ordens de trabalho ajudará a sua organização a realizar rápida e corretamente tarefas de manutenção críticas, maximizando assim a produtividade e a eficácia da sua equipa de manutenção.

Além disso, com as capacidades de elaboração de relatórios robustas do software CMMS eMaint, pode ficar descansado sabendo que tem registos exactos e actualizados que estão em conformidade com quaisquer normas relevantes. Isto porque, com o software de ordens de trabalho, todas as actividades são documentadas e marcadas eletronicamente, permitindo uma fácil recuperação em caso de auditoria.

Ao aumentar o tempo de actividade dos activos, diminuir o tempo de inactividade não planeado, minimizar as despesas de manutenção, e automatizar a manutenção de registos, o software de ordem de serviço paga-se rapidamente por si próprio.

Não espere, obtenha eMaint para garantir facilmente que as suas ordens de trabalho não sejam chicoteadas a lápis hoje.