O que é a manutenção de edifícios?
A manutenção de edifícios inclui tudo o que envolve a manutenção geral, a jardinagem, a limpeza e a reparação de edifícios comerciais ou residenciais. Refere-se às actividades que restauram as funções e melhoram as condições da propriedade privada para todos os ocupantes, quer vivam ou trabalhem no edifício.
Quando o sistema elétrico falha ou há um problema de canalização, a equipa de manutenção do edifício trata das reparações. Estes membros da equipa passam muitas vezes despercebidos até haver um problema e, normalmente, trabalham silenciosamente em segundo plano, realizando a manutenção e o trabalho diário que mantém os edifícios a funcionar e com bom aspeto. Mudar os filtros do AVAC, inspecionar o equipamento e resolver uma variedade de problemas em todo o edifício são tarefas incluídas na manutenção do edifício.
A manutenção de edifícios engloba muitos conjuntos de competências e funções, o que pode tornar difícil a organização de funções e responsabilidades e a definição de prioridades para as tarefas mais importantes. No entanto, o software do sistema de gestão de manutenção informatizado (CMMS) pode simplificar a gestão da manutenção de edifícios, tanto para o supervisor de manutenção como para toda a equipa de manutenção.
Tipos de empregos e trabalhadores na manutenção de edifícios
Há muitas funções diferentes na manutenção de edifícios. Alguns edifícios pequenos podem ter uma pessoa que se ocupa de todas as responsabilidades da manutenção do edifício, mas a maioria das instalações tem pelo menos alguns indivíduos com diferentes funções e responsabilidades. Estas funções incluem:
- Gestor/supervisor de manutenção - Esta pessoa supervisiona todas as partes da manutenção das instalações e o pessoal responsável pela execução das tarefas de manutenção. Pode dar prioridade às ordens de trabalho, examinar as tarefas concluídas e ser responsável pela contratação de pessoal de manutenção.
- Técnico de manutenção - Os detalhes destas funções podem variar, mas muitas vezes o pessoal que trabalha como técnico de manutenção preenche ordens de trabalho e efectua reparações de canalização, AVAC, eletricidade ou outros tipos de reparações em edifícios, conforme necessário. Podem também limpar as instalações do edifício ou realizar tarefas como a manutenção preventiva dos activos.
- Contínuo - As pessoas que desempenham este papel executam frequentemente tarefas essenciais como a limpeza e a garantia de que o edifício é seguro para os visitantes e ocupantes.
Os edifícios ou instalações de maiores dimensões podem ter funções de manutenção mais específicas, tais como
- Manutenção do terreno - Responsável pela jardinagem, remoção da neve, corte da relva e garantia de que o parque de estacionamento está bem conservado e limpo, entre outras tarefas relacionadas com o terreno.
- Manutenção eléctrica - Responsável pela resolução de problemas do sistema elétrico, como a reparação de aparelhos e dispositivos e a instalação de novos aparelhos eléctricos no edifício.
Exemplos de manutenção de edifícios
Os serviços de manutenção de edifícios mantêm a sua infraestrutura em bom estado e adoptam uma atitude proactiva em relação à manutenção. É melhor prevenir potenciais falhas através da realização de tarefas de manutenção de rotina do que esperar e ter de lidar com elas quando ocorrem.
The goal of building maintenance is always to make buildings comfortable and safe for everyone who uses them. Here are some examples of building maintenance in practice:
- Repairing essential technology: Maintaining elevators, testing and repairing the fire safety response system, and checking the backup generators fall under this category.
- Preventive maintenance: TLubricating equipment, replacing filters, testing the HVAC system during seasonal changes, and other tasks that prolong asset life and reduce costs can fall under building maintenance.
- Washing and cleaning: Regularly vacuuming, disinfecting surfaces and thoroughly cleaning floors, bathrooms, windows, tables, and workstations. This is included in building maintenance plans for offices, plants, research labs, lunch rooms, shared hallways and other communal areas.
- Renovating the interior: Refreshing decor by painting the walls, laying down new fitted carpet, sealing or replacing cracked windows, or even insulating the roof are considered building maintenance tasks.
- Groundskeeping: This usually covers outdoor tasks like landscaping, clearing sidewalks, and trash removal. Seasonal activities like mowing the lawn, watering plants and shoveling snow would fall into this category. Upkeep of signage outside the building could also be included.
Se a reparação de uma infraestrutura estiver para além das competências do pessoal de manutenção, este pode também ser responsável pela procura de empreiteiros profissionais para efetuar a reparação ou substituição.
Routine vs. Preventive Building Maintenance
Routine and preventive maintenance are both options to keep assets running optimally. However, the approaches differ.
Routine maintenance means cleaning, maintaining, or repairing assets at regular intervals. Some tasks may be done daily, while others are weekly, monthly, quarterly, or seasonal – it all depends on each asset and its specific needs. The hallmark of routine maintenance is that it is planned in advance so that maintenance teams can complete the work on a calendar-based schedule. Routine maintenance is a type of preventive maintenance that can be used in tandem with other strategies.
Preventive maintenance is an overarching strategy for preventing unplanned downtime and boosting operational efficiency. It can be as simple as regularly changing filters in an HVAC unit or as complex as responding to asset sensor data when the first signs of failure appear. Maintenance teams can use a variety of techniques such as calendar-based schedules, condition-based planning, and predictive technologies to build a preventive maintenance strategy that improves uptime and performance.
Both routine and preventive maintenance are key parts of building upkeep. Routine maintenance helps keep assets in top shape, but a more robust preventive maintenance approach offers flexibility for all asset types in your facility.
Lista de controlo da gestão da manutenção de edifícios
Mesmo o programa de manutenção de edifícios mais bem gerido continuará a necessitar de peças de substituição, actualizações e reparações de edifícios. É por isso que deve documentar cada evento de ordem de trabalho numa lista de verificação de manutenção do edifício para saber com que frequência deve efetuar a manutenção preventiva (PM) dos activos em funcionamento.
Uma lista de verificação de manutenção de edifícios estabelece a ordem das tarefas para o técnico que as vai realizar. A utilização de uma lista de verificação para cada parte do edifício garante que o técnico efectua um trabalho minucioso e não deixa passar nenhuma área que precise de manutenção.
A realização de inspecções visuais de cada área do edifício é o primeiro passo para planear listas de verificação de manutenção para o trabalho que tem de ser feito. No entanto, certas partes do edifício ou máquinas podem exigir testes mais aprofundados para confirmar se estão a funcionar corretamente.
Cada instalação tem bens e equipamentos únicos, mas eis uma lista de áreas comuns a avaliar ao compilar uma lista de verificação da manutenção do edifício:
- Sistema AVAC - Inspecionar visivelmente o desgaste dos fios e as ligações soltas e determinar quaisquer necessidades de manutenção preventiva regular, como a substituição do filtro.
- Canalização - Verifique se existem fugas ou desgaste visível nos tubos, vedantes e acessórios. Certifique-se de que todas as instalações sanitárias estão a funcionar corretamente e têm água quente, se for caso disso, e verifique se há sinais visíveis de fugas, como bolor ou pavimento molhado.
- Elementos de segurança - Certifique-se de que os alarmes de incêndio, os aspersores, a sinalização de segurança e outros elementos de segurança estão a funcionar corretamente e cumprem os códigos de segurança locais aplicáveis.
- Características estruturais e cosméticas - Verifique se o telhado não apresenta danos visíveis, se não há fugas em nenhuma área do edifício durante a chuva e se os sistemas de drenagem, como as caleiras, não têm detritos e funcionam corretamente. Este tipo de manutenção inclui a verificação da existência de pintura lascada, de revestimentos ou materiais de parede danificados e a correção de outros desgastes exteriores do edifício.
- Controlo de pragas - Verifique se há sinais de roedores e insectos. Se ainda não o fez, programe inspecções regulares ou serviços preventivos de um agente de controlo de pragas.
- Equipamento - Itens como congeladores, caldeiras, geradores e outros bens precisam de ser inspeccionados e mantidos para garantir que estão a funcionar dentro dos parâmetros de temperatura correctos e a funcionar como esperado. Isto pode incluir a realização de testes com o equipamento para verificar se este consegue executar as tarefas corretamente.
- Pavimentos - Certifique-se de que todos os pavimentos estão em bom estado, sem riscos de tropeçar ou cair, que as soleiras estão em bom estado de conservação e que todos os pavimentos estão limpos e seguros.
How To Prioritize Building Maintenance Tasks
Once you have a list of all the necessary tasks to keep things running smoothly, the next step is to determine the order and frequency of each task. This means creating a maintenance strategy, a guide that can be stored centrally as a reference for all stakeholders. That way, all maintenance team members and outside contractors know when and how to complete each task.
What exactly is in your maintenance strategy will depend on the needs of the building and the specificity of the tasks at hand. However, there are some universal categories that organizations use to prioritize different types of building maintenance:
1. Scheduled Maintenance
Preventive maintenance tasks should be determined for each area of your operation and scheduled at regular intervals. Then you can assign tasks to certain team members to ensure they are completed at the necessary frequency. Completed tasks should be documented by the technicians performing the maintenance, and technicians should also make note of any concerns they have so that the technicians performing future maintenance know what trouble areas to look for.
2. Emergency Maintenance
Em muitas organizações, as tarefas de manutenção são classificadas por ordem de prioridade para determinar quais são as mais importantes. A classificação mais elevada é atribuída a situações de emergência em que o edifício pode sofrer danos consideráveis ou em que os serviços de utilidade pública de um andar inteiro podem ser interrompidos.
3. Non-Emergency Safety Concerns
Next in line are high-priority tasks, which are those that are still important for ensuring safety but aren’t emergencies. Medium and low-priority tasks are still necessary but don’t pose as much risk to property or people if they can’t receive immediate attention. However, if they aren’t addressed, they could escalate into a higher-rated category.
O que é que o Software de Manutenção de Edifícios Realiza?
Manter todos os seus bens, horários, inspecções e técnicos organizados pode ser um desafio. É aí que entra o software de manutenção de edifícios.
O software de manutenção de edifícios, ou software de gestão de instalações, é fundamental para aumentar a produtividade e reduzir os custos do seu programa de manutenção de edifícios.
O software de manutenção de edifícios foi concebido para automatizar processos morosos na sua organização, permitindo que as ordens de trabalho sejam controladas e programadas digitalmente. Isto elimina a necessidade de ordens de trabalho em papel ou calendários confusos. Também lhe permite criar relatórios que mostram quais as tarefas de manutenção de edifícios que foram concluídas e quais as que estão pendentes.
O software de manutenção permite-lhe dar prioridade às ordens de trabalho, para que os itens mais importantes sejam realizados em primeiro lugar, e pode atribuir ordens de trabalho a técnicos com as competências específicas necessárias para concluir a tarefa. Os técnicos podem ver as tarefas concluídas anteriormente a partir do seu dispositivo móvel, sem necessidade de procurar ordens de trabalho num ficheiro. Podem anotar todas as suas observações diretamente no software para que os futuros técnicos as possam rever e os supervisores de manutenção do edifício podem assinar as ordens de trabalho concluídas, tudo no mesmo sistema.
Gestão da manutenção de edifícios com um CMMS
Um sistema informatizado de gestão da manutenção(CMMS) é uma solução de software que lhe permite criar e gerir um plano de manutenção para todos os aspectos das suas instalações. Sempre que tiver de instalar actualizações de equipamento, realizar inspecções regulares, testar equipamento ou efetuar manutenção preventiva, um CMMS permite-lhe acompanhar o progresso dessas ordens de trabalho até à sua conclusão.
Um CMMS também o pode ajudar a gerir várias instalações. Para cada local, pode implementar funcionalidades de software modernas, como mapeamento interativo e acesso baseado em aplicações móveis, para maximizar o seu programa de manutenção de edifícios. Os membros da equipa de manutenção estarão mais bem equipados para gerir os processos que proporcionam um local de trabalho mais limpo e funcional.
Os supervisores de manutenção de edifícios podem adicionar fluxos de trabalho ou passos necessários para cada processo para ajudar a garantir que as ordens de trabalho são concluídas de forma completa e eficaz. Um CMMS também pode gerir o inventário de peças sobresselentes, garantindo que o seu armazém de peças tem sempre tudo o que os técnicos precisam para concluir rapidamente as reparações necessárias.
Quer esteja a manter vários edifícios ou apenas um, a gestão da manutenção de edifícios é simplificada através da utilização de software de gestão da manutenção de edifícios, como um CMMS, para agendamento e manutenção de registos. Para ver o que um CMMS pode fazer por si, clique aqui para obter uma demonstração gratuita do eMaint, um dos programas de software CMMS com melhor classificação utilizado pelos profissionais de manutenção.