A Outpatient Imaging Affiliates, LLC (OIA) possui centros de imagem ambulatorial e faz parceria com provedores de saúde locais para gerenciar seus centros de imagem. Os centros da OIA variam de instalações de modalidade única a completa, oferecendo procedimentos de PET, RM, TC, ultrassom, mamografia, medicina nuclear e raios-X. Sua solução turnkey minimiza o esforço e o risco envolvidos no desenvolvimento e operação de centros ambulatoriais. Kelly Firestine, Diretora de Operações Clínicas, é responsável pela compra, certificação e contratos de serviço em equipamentos de capital da OIA.

A OIA procurava um sistema para ajudá-los a gerenciar de forma proativa e econômica a manutenção de equipamentos de imagem em suas 23 instalações em todo o país, bem como garantir que as garantias de tempo de atividade do fornecedor estejam sendo cumpridas ou excedidas. Isso implica manter o controle de números de modelo, pedidos de compra originais, peças de reposição, acessórios, contratos de serviço, datas de vencimento da garantia e despesas fora do contrato em um banco de dados centralizado que também pode ser acessado pelos locais individuais. O objetivo é determinar o nível mais apropriado de contrato de serviço (OEM, Terceiro ou Em Risco) para cada equipamento com base no histórico de serviço, bem como fornecer suporte para credenciamento, acreditação e substituição de equipamentos. Kelly soube do eMaint quando o uso do eMaint CMMS pela Johns Hopkins para gerenciar o serviço de equipamentos de radiologia foi perfilado em uma publicação do setor.

A Outpatient Imaging aderiu em março de 2012, utilizando a equipe de Serviços Profissionais da eMaint para configurar o sistema para corresponder aos seus formulários e procedimentos desejados. Kelly agora está rastreando mais de 200 ativos, incluindo tomografias, máquinas de ressonância magnética, ultrassons, raios X, impressoras a laser e muito mais. Kelly conseguiu carregar e vincular fotos, acessórios e contratos de serviço para cada ativo e credenciais para que a OIA possa se preparar para auditorias e renovações periódicas do American College of Radiology. As ordens de compra são emitidas através do eMaint CMMS para qualquer serviço fora do contrato. Com base nas despesas fora do contrato incorridas, decisões podem ser tomadas para aumentar ou diminuir o nível do contrato de serviço ou considerar a substituição ou atualização da unidade. O tempo de inatividade de cada máquina também é monitorado através do eMaint para garantir que os fornecedores terceirizados estejam cumprindo suas garantias contratuais de tempo de atividade. Relatórios e painéis fornecem análises em tempo real do tempo de inatividade e despesas por departamento e tipo de equipamento para fins de orçamento. Uma vez concluído o treinamento dos usuários finais, cada instalação terá acesso ao seu próprio painel, permitindo que eles vejam seus ativos específicos, histórico de manutenção, contratos de serviço, datas de renovação, tempo de atividade e despesas em relação ao orçamento.

Kelly F., Diretora de Operações Clínicas, Imagem Ambulatorial