A manutenção diferida refere-se ao adiamento de tarefas de manutenção - planeadas ou não - normalmente devido à falta de orçamento. Ao longo do tempo, as tarefas de manutenção adiada acumulam-se, criando um atraso na manutenção.
Há muito que é aceite como normal manter um atraso na manutenção; no entanto, adiar regularmente a manutenção acarreta riscos. À medida que o atraso na manutenção continua a crescer, torna-se mais difícil recuperar o atraso e dar prioridade às tarefas de forma eficaz. Com a manutenção adiada, as tarefas importantes podem passar despercebidas e os pequenos problemas podem evoluir para uma falha do equipamento se não forem resolvidos atempadamente.
Algumas empresas escolheram mesmo uma estratégia de manutenção "run-to-failure" que permite que as máquinas continuem a funcionar até falharem. No entanto, esta prática acelera o desgaste do equipamento, reduz a vida útil dos activos e aumenta o risco de falhas inesperadas e tempos de paragem. Muitas vezes, a manutenção diferida custa mais tempo e dinheiro do que simplesmente acompanhar a manutenção teria custado em primeiro lugar.
Felizmente, o software Computerized Maintenance Management System(CMMS) torna possível manter a sua manutenção actualizada e dentro do orçamento.
Agora que já delineámos as linhas gerais, vamos analisar mais de perto os factores específicos que contribuem para a manutenção diferida e a forma como as ferramentas de gestão modernas oferecem soluções viáveis.
Quando pode ser diferida a manutenção?
Existem poucas razões imperiosas para adiar regularmente a manutenção por longos períodos - uma abordagem que conduz geralmente a um aumento das despesas em termos de tempo e de recursos. No entanto, circunstâncias específicas podem justificar um adiamento temporário, como o alinhamento dos calendários de manutenção com as prioridades operacionais ou os ciclos orçamentais.
Estes cenários dividem-se frequentemente em duas categorias principais:
- Manutenção diferida estratégica
A manutenção diferida estratégica consiste em adiar deliberadamente as tarefas de manutenção menos críticas para afetar recursos a tarefas mais urgentes. No caso de componentes não críticos, pode fazer sentido permitir que uma máquina funcione até à sua avaria. Esta estratégia é utilizada quando o tempo de inatividade causado por uma avaria não perturba significativamente as operações ou quando o custo da manutenção preventiva é superior ao custo de substituição da unidade. Requer uma preparação sólida, incluindo a disponibilidade das peças e do pessoal necessários para gerir as avarias de forma eficaz e minimizar o tempo de inatividade. - Manutenção diferida invol untária Em contrapartida, a manutenção diferida involuntária ocorre devido a factores incontroláveis, como cortes orçamentais súbitos ou limitações inesperadas de recursos. Este tipo de adiamento da manutenção não é planeado e pode conduzir a uma cascata de problemas em que os problemas menores aumentam, conduzindo a grandes interrupções e a custos de reparação mais elevados.
O que é que empurra uma organização para um destes tipos de manutenção diferida? Eis os factores que contribuem para isso.
Razões para Manutenção Diferida
- Restrições orçamentais
Há muitas razões para as organizações optarem por adiar a manutenção, mas a principal razão é o custo. Quando os recursos financeiros são escassos, os gestores de manutenção têm frequentemente de fazer escolhas difíceis sobre as tarefas a que devem dar prioridade. As tarefas de alta prioridade com uma criticidade de manutenção significativa podem ter precedência, enquanto as reparações e substituições menos urgentes são adiadas. Embora adiar a manutenção possa parecer uma solução a curto prazo, é importante considerar as consequências a longo prazo para o seu orçamento. As reparações de emergência, que são muito mais dispendiosas do que a manutenção de rotina, resultam frequentemente de tarefas adiadas. Além disso, o tempo de inatividade não planeado pode deixar os trabalhadores parados e interromper a produção, levando a perdas substanciais de produtividade. - Tomada de decisões ineficaz
Mesmo quando é possível solicitar financiamento adicional, a lentidão dos processos de aprovação pode atrasar as actividades de manutenção. Se a direção demorar semanas a aprovar o financiamento necessário, as tarefas pendentes podem facilmente acumular-se na carteira de manutenção. Uma tomada de decisão eficiente e aprovações rápidas são cruciais para evitar adiamentos de manutenção. - Políticas da empresa
Mesmo para as empresas que não aplicam intencionalmente uma estratégia de execução até à falha, podem ser colocadas ordens de retenção no trabalho por uma série de razões, impedindo a capacidade da equipa de prosseguir com uma tarefa de manutenção. - Falta de planeamento
Um planeamento deficiente resulta frequentemente na falta de recursos, sejam eles peças ou técnicos, para concluir as tarefas de manutenção a tempo, o que leva ao seu adiamento. Por exemplo, sem uma gestão adequada do inventário de peças sobressalentes, as equipas podem não ter peças de substituição à mão, o que pode levar a que as tarefas sejam adiadas, uma vez que não podem ser concluídas até que as peças possam ser encomendadas e entregues.
Da mesma forma, a falta de pessoal pode deixar as equipas sem o pessoal necessário para concluir as tarefas de manutenção a tempo. Além disso, certas análises ou reparações podem ser demasiado complexas para a equipa existente, exigindo o recurso a terceiros, que nem sempre estão disponíveis e podem ser dispendiosos. - Emergências imprevistas
Os acontecimentos inesperados podem desviar a atenção e os recursos das tarefas de manutenção de rotina. As emergências podem exigir a reafectação de fundos da manutenção planeada para resolver o problema imediato. Por exemplo, se um equipamento médico crítico avariar, garantir a segurança dos técnicos terá prioridade sobre tarefas de manutenção não urgentes, como a manutenção de um sistema AVAC funcional. - Falta de conhecimentos especializados
O valor das competências especializadas não pode ser demasiado enfatizado quando se trata de manutenção. É fundamental dispor de pessoal interno ou ter acesso a pessoas com conhecimentos que permitam identificar problemas antes que estes se tornem difíceis de resolver. Detetar necessidades de manutenção pode exigir competências específicas ou formação em que vale a pena investir. - Níveis de pessoal
Outro obstáculo à identificação das necessidades de manutenção é o facto de os níveis de pessoal serem demasiado reduzidos. Sem pessoal suficiente, as equipas de manutenção podem renunciar a verificações de rotina que poderiam detetar precocemente potenciais problemas. O tempo necessário para a revisão e inspeção de activos não deve ser negligenciado. - Uma mentalidade de manutenção corretiva
Confiar apenas na manutenção corretiva, que trata dos problemas à medida que surgem, pode também contribuir para a manutenção diferida. Sem um plano de manutenção proactivo, a identificação da causa principal das avarias torna-se um desafio. Além disso, a orçamentação da manutenção corretiva é difícil, uma vez que os custos são imprevisíveis e podem aumentar rapidamente sem dados e documentação adequados. - Falta de dados de desempenho
As reparações podem facilmente passar despercebidas e ser negligenciadas sem uma abordagem orientada por métricas e um esforço para acompanhar os KPIs de manutenção.
Agora que sabemos o que pode fazer com que a manutenção seja adiada, vamos mudar de velocidade e ver como detetar quando é que isso está a acontecer.
Reconhecer os sinais de manutenção diferida
Os sinais de manutenção diferida variam enormemente consoante o sector, o ativo e a função.
Eis alguns sintomas universais de equipamentos que necessitam de manutenção:
A que estar atento
- Ruídos - uma peça de equipamento pode fazer um som diferente, como o de um ruído, ou tornar-se mais alta.
- Odor - um cheiro a queimado, gás ou bolor, ou qualquer outra coisa que possa fazer com que enrugue o nariz.
- Vibrações - se o equipamento estiver a tremer ou a estremecer.
- Calor - as máquinas podem aquecer e sobreaquecer antes de falharem.
- Fugas - se estiver a sair algum líquido do equipamento.
- Mau estado - qualquer desgaste visível, incluindo ferrugem, pintura descascada e fissuras.
A deteção de qualquer um destes sinais sugere que é altura de programar os trabalhos de manutenção. Se aparecerem mais do que um ao mesmo tempo, é indicativo de um atraso na manutenção diferida.
É claro que um especialista pode identificar muitos outros indicadores de manutenção diferida - a lista acima não é exaustiva.
O segredo é estar atento aos sinais e responder com controlos programados. Ignorá-los pode ter repercussões graves.
Quais são os riscos da manutenção adiada?
Em todos os sectores, os principais riscos de atrasar a manutenção incluem
- Custo das reparações: Adiar a manutenção pode levar a reparações de emergência mais dispendiosas. Além disso, o custo das peças sobresselentes irá provavelmente aumentar com o tempo devido à inflação.
- Redução da eficácia global do equipamento (OEE): O adiamento das reparações necessárias pode diminuir a eficácia do equipamento. O adiamento da manutenção pode resultar numa menor disponibilidade da máquina, em interrupções nos programas de produção e no comprometimento da qualidade do produto.
- Riscos de segurança: A manutenção incorrecta do equipamento pode representar riscos de segurança significativos, aumentando a probabilidade de acidentes e potenciais violações da OSHA e multas dispendiosas.
- Degradação dos activos: Atrasar a manutenção pode reduzir o tempo de vida e o valor dos activos, levando mesmo à falha prematura do equipamento e a um menor ROI.
- Questões de conformidade: Os atrasos na manutenção podem levar a violações das normas de segurança ou dos códigos de construção, o que pode resultar em acções judiciais, multas ou encerramento.
- Perda de receitas: O tempo de inatividade operacional inesperado resultante de manutenção adiada pode prejudicar a produção e o lucro. As empresas podem também perder clientes comerciais ou clientes devido a danos na sua reputação.
- Redução do bem-estar: Quando os activos vitais não estão a funcionar de acordo com os padrões pretendidos, o ruído excessivo ou outros sinais de desgaste podem ter um impacto negativo nas condições de trabalho e, por sua vez, no bem-estar do pessoal.
Estratégias para resolver o atraso na manutenção diferida
É importante ter uma estratégia quando se trata de resolver um atraso na manutenção diferida.
Pode ser útil auditar cuidadosamente as suas necessidades de manutenção e dar prioridade às tarefas com base na importância, segurança e objectivos principais.
Uma vez estabelecidos os elementos acima referidos, é sensato elaborar e aplicar uma estratégia de manutenção.
Pode ser útil utilizar um Sistema Computorizado de Gestão da Manutenção (CMMS) para o ajudar a controlar, atribuir e programar tarefas e recursos.
Vamos dividi-lo em etapas:
1. Auditoria de diagnóstico
Enumerar todas as tarefas de manutenção necessárias, incluindo pormenores sobre os activos envolvidos, o equipamento necessário, os materiais ou as ferramentas necessárias para resolver o problema. Pode ser necessária a ajuda da sua equipa ou de um técnico de manutenção para obter todas as informações necessárias para efetuar uma auditoria de diagnóstico.
2. Avaliação dos riscos
A segurança é sempre uma prioridade máxima. Depois de ter auditado as tarefas em curso, é altura de considerar o impacto que o adiamento pode ter. Isto deve incluir potenciais perigos, tais como o risco para o seu pessoal, o público em geral ou o ambiente.
3. Definição de prioridades
Uma vez estabelecido o risco mais imediato, com base no impacto operacional e de segurança, é altura de estabelecer prioridades. Efetuar a manutenção de emergência com base na criticidade de cada tarefa.
4. Atribuição de recursos
Dirigir a mão de obra, os materiais e o orçamento para as tarefas de maior prioridade, o mais rapidamente possível. Pode ser útil para a tomada de decisões a nível interno calcular o custo das tarefas de manutenção em relação ao custo de substituição do ativo em caso de falha após uma maior deterioração.
5. Utilizar a tecnologia
Se possível, chegou a altura de investir em tecnologia como o CMMS ou sensores da Internet das Coisas (IoT) para o ajudar a monitorizar o equipamento de forma mais estratégica e responder mais rapidamente a potenciais falhas ou riscos. Um CMMS permite-lhe programar tarefas, acompanhar actividades e recursos, gerir o inventário e registar dados em tempo real que podem ser analisados para evitar períodos de inatividade.
6. Análise da causa raiz
Uma vez resolvidos os riscos imediatos em termos de segurança e objectivos comerciais, é altura de aprender com o que correu mal. Realize reuniões regulares com o pessoal, técnicos de manutenção e outras partes interessadas para partilhar informações, conselhos e análises. Uma comunicação clara, feedback nos dois sentidos e uma cultura de abertura ajudarão a sua equipa a antecipar melhor os problemas futuros.
Implementar estratégias preventivas
A escolha de uma abordagem de manutenção pró-ativa, preventiva ou preditiva pode ajudá-lo eficazmente a reduzir o atraso na manutenção diferida, assinalando os problemas antes de se agravarem, programando verificações regulares e utilizando dados e software para informar as decisões de manutenção antes de os problemas se tornarem críticos. Esta abordagem pode melhorar a fiabilidade da organização, aumentar a vida útil dos activos e evitar períodos de inatividade inesperados ou reparações de emergência dispendiosas.
Exemplo de manutenção diferida: Aeroporto Internacional de Denver
O Aeroporto Internacional de Denver (DIA) é um exemplo vivo dos desafios e das consequências da manutenção diferida. Apesar dos milhares de milhões gastos em expansões, o aeroporto tem-se debatido com a manutenção das infra-estruturas existentes. Uma auditoria municipal revelou que o aeroporto se atrasou na manutenção dos seus edifícios e equipamento, com mais de 7000 tarefas de manutenção em atraso ao longo de três anos.
Esta negligência na manutenção deu origem a escadas rolantes e tapetes rolantes avariados, afectando o fluxo de passageiros e a funcionalidade geral do aeroporto. A equipa de manutenção, com uma falta de pessoal de 23%, tem sido frequentemente desviada para reparações de emergência, o que deixa por fazer as inspecções de rotina e o trabalho preventivo.
A situação no DIA ilustra o efeito de bola de neve da manutenção adiada: pequenos problemas transformam-se em grandes interrupções, custando mais a longo prazo devido a reparações de emergência e à diminuição da esperança de vida do equipamento. O facto de o aeroporto se concentrar em grandes projectos, negligenciando a manutenção básica, serve de alerta para a importância de equilibrar a expansão com a tarefa essencial da manutenção.
5 passos para reduzir a manutenção diferida
Olhando para as repercussões no DIA, torna-se claro que as estratégias de gestão eficazes são cruciais para evitar resultados semelhantes. Aqui estão os principais passos a considerar na implementação como parte da abordagem de manutenção das suas instalações - enquanto algumas podem ser sugestões óbvias, outras podem ser menos aparentes, mas igualmente cruciais.
- Passo 1: Registar a atividade de manutenção
A centralização de dados sobre activos, equipamento, pedidos de trabalho e ordens de trabalho é fundamental para reduzir o atraso na manutenção. Investir num sistema CMMS ou EAM capta informações cruciais como o tempo da chave inglesa, o tempo de conclusão, os custos de manutenção e as garantias, que são úteis para auditorias e casos de ROI. - Passo 2: Efetuar uma auditoria
A recolha de dados permite-lhe auditar a escala dos problemas relacionados com a manutenção. As principais questões a considerar incluem a existência de garantias prestes a expirar, a frequência e imprevisibilidade das falhas do equipamento e as ameaças à segurança ou os impactos no pessoal e na produção. - Etapa 3: Priorizar o backlog
Categorize a lista de pendências em tarefas de atenção imediata e tardia. Utilize critérios como o custo, o tempo de reparação, o ciclo de vida do ativo e as dependências da reparação para estabelecer prioridades de forma eficaz. - Passo 4: Iniciar ou aumentar a manutenção preventiva (PM)
As tarefas de manutenção preventiva são cruciais para evitar emergências e manutenção adiada. Os sistemas CMMS facilitam a programação de PMs, listas de verificação personalizadas e PMs baseadas no tempo de execução. - Etapa 5: Garantir um orçamento adicional
Mostre onde está alocado o seu orçamento atual para garantir fundos adicionais. Demonstrar como o investimento em manutenção permite poupar dinheiro a longo prazo, evitando reparações dispendiosas e períodos de inatividade.
Como combater a manutenção diferida com o CMMS e a IIoT
O software Computerized Maintenance Management System (CMMS) ajuda as equipas de manutenção a manterem-se a par das ordens de trabalho e da programação, bem como a monitorizar os KPIs de manutenção para ter a certeza de que o trabalho está a ser concluído a tempo.
Os dispositivos IIoT, como os monitoramento de condição Os sensores podem ser instalados nas suas máquinas para recolher automaticamente dados importantes, como alterações na vibração e na temperatura, que indicam o estado do seu equipamento. O software de análise de dados pode então analisar os dados dos sensores para fazer previsões exactas sobre os requisitos de manutenção do seu equipamento.
Estas tecnologias tornam-se os seus olhos e ouvidos, dando-lhe visibilidade do desempenho do equipamento e dos requisitos de manutenção com base nos dados das próprias máquinas. Isto permite-lhe dar prioridade à manutenção de forma mais eficaz e reduzir os riscos de manutenção adiada.
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