O que é a manutenção de instalações? Tipos, exemplos, software

O que é a manutenção de instalações?

A manutenção de instalações envolve a gestão abrangente e a conservação de edifícios, equipamentos e infra-estruturas para garantir um desempenho e segurança óptimos. Através da implementação de estratégias de manutenção proactivas e da utilização de software avançado de gestão de instalações, as empresas podem melhorar a eficiência operacional, prolongar a vida útil dos activos e reduzir os custos globais. As actividades regulares de manutenção de instalações não só melhoram a funcionalidade e a fiabilidade das instalações, como também contribuem para um ambiente de trabalho mais seguro e produtivo.

O objetivo da manutenção de instalações é manter toda a instalação a funcionar de forma eficiente e eficaz para garantir uma produção óptima e a segurança no local de trabalho. O edifício e os seus activos têm de ser mantidos limpos e em condições de funcionamento ideais, e a manutenção das instalações fornece os meios para o fazer. Os activos físicos, como máquinas, veículos e empilhadores, também se deteriorarão gradualmente sem uma manutenção programada regular. Um plano de manutenção de instalações corretamente gerido tem impacto em quase todas as partes físicas de uma empresa.

Este artigo explora o âmbito e o impacto das instalações e da manutenção nas propriedades, activos e pessoas. Ao desenvolver e executar um plano que promove a longevidade das máquinas e reduz os custos de capital com software de gestão de instalações, pode ajudar a libertar todo o potencial da sua operação.

O que é a manutenção de edifícios?

A manutenção de edifícios é um subconjunto da manutenção de instalações centrado na conservação dos aspectos estruturais e operacionais dos edifícios. Inclui tarefas como:

• Inspecções de rotina: Controlos regulares das infra-estruturas do edifício para identificar e resolver atempadamente quaisquer problemas.
• Reparações: Reparação de componentes danificados, tais como fugas de canalização, janelas partidas ou sistemas AVAC com mau funcionamento.
• Limpeza: Assegurar que todas as áreas do edifício estão limpas e higienizadas, incluindo casas de banho, áreas comuns e espaços de trabalho.
• Controlos de segurança: Realização de inspecções de segurança para cumprir os regulamentos de saúde e segurança, incluindo sistemas de alarme de incêndio e saídas de emergência.
• Manutenção preventiva: Realização de actividades de manutenção programadas para evitar a ocorrência de problemas graves, tais como a manutenção de sistemas AVAC e elevadores.
• Gestão de energia: Monitorização e gestão da utilização de energia para melhorar a eficiência e reduzir os custos, incluindo sistemas de iluminação, aquecimento e refrigeração.

A manutenção de edifícios é essencial para garantir a longevidade do edifício, a segurança dos seus ocupantes e o funcionamento eficiente dos seus sistemas.

Onde é utilizada a manutenção de instalações?

A manutenção de instalações é utilizada numa vasta gama de edifícios, fábricas e instalações industriais. Os sistemas AVAC são um dos principais focos da manutenção de instalações, exigindo tarefas regulares como a substituição de filtros, a limpeza de condutas e a verificação de fugas de refrigerante. A manutenção adequada dos sistemas AVAC garante uma óptima qualidade do ar e controlo da temperatura, reduz o consumo de energia e evita falhas no sistema.

Os sistemas eléctricos também exigem uma atenção significativa, abrangendo a inspeção e reparação de cabos, disjuntores e dispositivos de iluminação. A verificação regular de ligações defeituosas, a substituição de componentes desgastados e a garantia de conformidade com os códigos eléctricos evitam riscos e reduzem o tempo de inatividade devido a falhas de energia.

Os sistemas de canalização são outra área crucial, envolvendo a inspeção de tubagens, acessórios e sistemas de drenagem. A resolução de fugas, bloqueios e problemas de pressão da água garante um abastecimento de água e uma gestão de resíduos fiáveis, evitando danos causados pela água e mantendo os padrões de saneamento.

Os sistemas de segurança contra incêndios requerem uma manutenção meticulosa, incluindo verificações regulares e manutenção de alarmes de incêndio, sprinklers, extintores e saídas de emergência. Estas tarefas são fundamentais para proteger vidas e bens, garantindo que os sistemas de segurança contra incêndios estão operacionais e em conformidade com os regulamentos de segurança.

Os sistemas de automatização de edifícios, que controlam funções como a iluminação, o AVAC e a segurança, também necessitam de actualizações regulares, calibrações de sensores e resolução de problemas. Isto aumenta a eficiência operacional, reduz o consumo de energia e melhora a gestão global do edifício.

Além disso, a manutenção dos componentes do edifício, como telhados, paredes, janelas e portas, evita danos e prolonga a vida útil do edifício. As inspecções e reparações regulares destes elementos asseguram a integridade do edifício, evitam fugas e correntes de ar e mantêm os padrões estéticos e funcionais.

5 Locais que utilizam a manutenção de instalações

Edifícios comerciais

• Descrição: Escritórios, lojas de retalho e centros comerciais necessitam de manutenção regular das instalações para garantir um ambiente seguro e confortável para funcionários e clientes.
• Exemplo: Verificações regulares do sistema AVAC, manutenção da iluminação e serviços de limpeza.

Instituições de ensino

• Descrição: Escolas, colégios e universidades precisam de manutenção para manter as salas de aula, laboratórios e áreas comuns em boas condições.
• Exemplo: Manutenção dos sistemas de aquecimento, canalização e limpeza das salas de aula e auditórios.

Instalações de cuidados de saúde

• Descrição: Os hospitais, clínicas e lares de idosos requerem uma manutenção meticulosa para cumprir as normas sanitárias e garantir a segurança dos pacientes.
• Exemplo: Esterilização de equipamento médico, manutenção de sistemas de ventilação e garantia da limpeza dos quartos dos doentes e das áreas comuns.

Instalações industriais

• Descrição: As fábricas, os armazéns e as instalações dependem da manutenção das instalações para manter o equipamento a funcionar e a segurança no local de trabalho.
• Exemplo: Inspecções regulares e manutenção de máquinas, manutenção de sistemas eléctricos e garantia de limpeza do local de trabalho.

Locais de hospitalidade

• Descrição: Os hotéis, estâncias turísticas e restaurantes precisam de manutenção das instalações para prestar um serviço excelente e manter a satisfação dos hóspedes.
• Exemplo: Manutenção dos quartos dos hóspedes, manutenção do equipamento de cozinha e limpeza regular das áreas comuns.

Tipos de manutenção de instalações

Existem quatro tipos principais de manutenção de instalações. Os responsáveis pela manutenção das instalações podem optar por utilizar uma combinação de estratégias, seleccionando a melhor estratégia de manutenção das instalações para cada área da empresa.

Manutenção reactiva das instalações

Esta estratégia de manutenção, também conhecida como "run-to-failure", aborda os problemas apenas quando estes surgem - por exemplo, reparar um ativo apenas depois de este falhar.

A manutenção reactiva pode funcionar bem em determinadas situações em toda a instalação. Por exemplo, normalmente faz mais sentido substituir uma lâmpada apenas quando deixa de funcionar do que substituí-la de acordo com um calendário. Mesmo nalgumas máquinas, pode haver peças que se desgastem completamente antes de serem substituídas, porque são fáceis de substituir e a sua avaria não causará danos noutros componentes nem interromperá os processos.

Este tipo de manutenção das instalações funciona bem em certos casos, como parte de uma estratégia global de manutenção das instalações, mas quando utilizado em todas as instalações, pode ser dispendioso e moroso. As reparações de emergência, as horas extraordinárias não planeadas e a falta de planeamento de peças sobresselentes contribuem para os elevados custos associados a este método.

Manutenção correctiva das instalações

A manutenção correctiva das instalações inclui tanto a manutenção planeada como a não planeada. Semelhante à manutenção reactiva, este tipo de manutenção de instalações trata dos problemas à medida que surgem, mas também trata dos problemas que são descobertos durante as inspecções e outras reparações. Por exemplo, se durante uma substituição de rotina de uma correia, um técnico repara que uma ventoinha também está a ficar gasta, o técnico pode substituir ambas.

Isto pode ajudar a reduzir alguns custos associados à manutenção reactiva, permitindo que os técnicos passem mais tempo a resolver proactivamente potenciais problemas.

Manutenção preventiva das instalações

A manutenção preventiva das instalações é por vezes também designada por manutenção baseada no tempo. Com esta estratégia de manutenção, existe um calendário definido para a execução das tarefas. Com base no calendário, certas tarefas podem ser efectuadas diariamente, semanalmente, mensalmente, etc. Por exemplo, lubrificar uma máquina uma vez por semana ou mudar um filtro de ar todos os meses.

A manutenção preventiva pode também ser efectuada em activos mecânicos com base na utilização. Por exemplo, a manutenção pode ser efectuada num empilhador após um determinado número de horas de utilização ou numa máquina após esta produzir um determinado número de componentes.

Este tipo de manutenção de instalações é proactivo. Pode ajudar a evitar falhas no equipamento e a reduzir o número de reparações dispendiosas numa instalação. No entanto, mesmo o melhor programa de manutenção preventiva não resolve todos os problemas potenciais que podem surgir numa instalação.

Manutenção preditiva das instalações

A manutenção preditiva de instalações utiliza uma série de sensores e análises para monitorizar o desempenho, as vibrações e a temperatura dos activos. Quando os sensores recebem leituras fora dos parâmetros normais de um ativo, o Software de Gestão de Manutenção Computorizada (CMMS) envia alertas, permitindo aos técnicos programar a manutenção e mitigar o problema antes de ocorrer uma avaria inesperada.

A manutenção preditiva é o tipo de manutenção mais rentável para muitos activos. Enquanto a manutenção preventiva tenta adivinhar quando é que uma máquina precisa de ser reparada, a manutenção preditiva assegura que uma máquina recebe assistência exatamente quando precisa, em vez de antes de ser necessária ou depois de falhar.

Exemplos de manutenção de instalações

Muitas propriedades comerciais contam com as estratégias de manutenção de instalações acima referidas para continuar as operações e avaliar o desempenho dos activos. No entanto, a manutenção das instalações pode ter um aspeto bastante diferente para diferentes empresas.

Instalações de cuidados de saúde

O principal objetivo da manutenção das instalações de cuidados de saúde é a assistência aos doentes e a segurança do pessoal. Inclui a manutenção de clínicas, hospitais e empresas farmacêuticas, incluindo a gestão dos riscos ambientais e das máquinas de que os doentes dependem para o diagnóstico e os cuidados de saúde. Preocupações como a eliminação da propagação de doenças, o cumprimento de regulamentos governamentais e a proteção da informação também podem ter impacto na manutenção das instalações.

Os gestores das instalações são responsáveis pela elaboração de políticas, pela supervisão de novas construções, pela monitorização da higiene dos quartos dos doentes e pela inspeção dos sistemas de emergência de água/gás.

Instalações de laboratório

Os laboratórios enfrentam uma enorme pressão para lançar novos produtos e gastam uma grande percentagem do seu orçamento em investigação e desenvolvimento. Por isso, os gestores de manutenção das instalações devem ser proactivos quanto à sua estratégia de manutenção preventiva para passarem nas inspecções regulamentares, tais como as baseadas em normas de segurança química.

A monitorização dos componentes do laboratório, como os exaustores ou os processos de contenção de produtos químicos, é necessária para a manutenção das instalações do laboratório. O pessoal de manutenção das instalações pode também ter de monitorizar de perto os níveis de inventário para garantir que estão disponíveis materiais de investigação adequados para que o trabalho possa continuar.

Gestão de Manutenção para Armazéns e Centros de Distribuição

A manutenção das instalações do armazém centra-se na maximização do cumprimento das encomendas e na minimização do tempo de inatividade evitável. Envolve a manutenção de activos como empilhadores e caixas, bem como de activos fixos como estantes pesadas. Pode também incluir a manutenção de um ambiente de trabalho limpo e seguro para os trabalhadores que recolhem e embalam os artigos. Espaços limpos e organizados simplificam o cumprimento das encomendas e garantem que os utilizadores finais podem receber o artigo correto em excelentes condições no momento em que o esperam.

Além disso, bens como os alimentos podem ter de ser armazenados a determinadas temperaturas, pelo que manter o ambiente correto para o produto é outra parte importante da manutenção do armazém. Quando as instalações de um armazém não são bem mantidas, isso pode levar a danos no inventário, ineficiência, clientes insatisfeitos ou até mesmo trabalhadores feridos.

Gestão de Manutenção de Instalações para Propriedades

Muitos edifícios comerciais, tais como hotéis, restaurantes, escolas e escritórios, necessitam de algum tipo de manutenção - por exemplo, a reparação de aparelhos eléctricos ou a limpeza da paisagem circundante. A manutenção de instalações para propriedades abrange muitos aspectos, incluindo o trabalho para a conservação de energia, o conforto dos ocupantes e a manutenção do valor do património imobiliário em geral.

Tipos de trabalhadores de manutenção de instalações

A manutenção das instalações não é possível sem os vários tipos de trabalhadores que apoiam todas as tarefas necessárias. As empresas podem ter diferentes tipos e números de trabalhadores em função das suas necessidades. Nalgumas empresas, apenas uma ou duas pessoas podem tratar elas próprias de toda a manutenção das instalações, desempenhando várias funções ao longo de cada dia de trabalho para manter as instalações a funcionar com êxito.

Eis alguns exemplos das funções mais comuns na manutenção de instalações:

Gestores de manutenção de instalações: Estes trabalhadores são por vezes também designados por planeadores de manutenção de instalações. Supervisionam a programação da manutenção em toda a instalação ou, por vezes, numa área específica de funcionamento. Também programam as ordens de trabalho e supervisionam a sua conclusão.

Engenheiros de manutenção: Os engenheiros optimizam a maquinaria e o equipamento em todas as instalações. Asseguram que os activos funcionam de forma óptima e ajudam a criar ou ajustar os planos de manutenção, conforme necessário.

Técnicos de manutenção: Estes trabalhadores realizam a maior parte do trabalho quotidiano nas instalações. Podem efetuar reparações técnicas complicadas ou prestar serviços como limpezas, pinturas ou outros trabalhos.

Benefícios da manutenção de instalações

A manutenção das instalações oferece numerosos benefícios que contribuem para a eficiência e segurança globais dos edifícios:

• Aumento da vida útil dos activos: A manutenção regular prolonga a vida útil dos componentes e sistemas do edifício, atrasando a necessidade de substituições dispendiosas.
• Segurança reforçada: As inspecções e reparações de rotina garantem que os edifícios cumprem as normas de segurança, reduzindo o risco de acidentes e lesões.
• Eficiência melhorada: Os sistemas com boa manutenção funcionam de forma mais eficiente, reduzindo o consumo de energia e os custos operacionais.
• Poupança de custos: A manutenção preventiva pode evitar avarias graves e reparações de emergência dispendiosas, conduzindo a poupanças a longo prazo.
• Melhor satisfação dos ocupantes: Instalações limpas, seguras e bem conservadas melhoram o conforto e a satisfação dos ocupantes, sejam eles funcionários, clientes, pacientes ou hóspedes.
• Conformidade regulamentar: O cumprimento dos horários de manutenção ajuda a garantir a conformidade com os regulamentos de saúde, segurança e ambiente, evitando potenciais coimas e problemas legais.

Desafios comuns da manutenção de instalações

A manutenção das instalações, apesar de essencial, tem o seu próprio conjunto de desafios:

1. Restrições orçamentais: A afetação de fundos suficientes para programas de manutenção abrangentes pode ser difícil, conduzindo frequentemente a uma manutenção adiada e a um aumento dos custos a longo prazo.
2. Infra-estruturas envelhecidas: Os edifícios mais antigos podem exigir reparações mais frequentes e dispendiosas, complicando os esforços de manutenção e os orçamentos.
3. Escassez de mão de obra qualificada: Encontrar e reter pessoal de manutenção qualificado pode ser um desafio, afectando a qualidade e a eficiência das actividades de manutenção.
4. Integração tecnológica: A implementação e a gestão de tecnologias de manutenção avançadas, como os sistemas de gestão de edifícios (BMS) e os dispositivos da Internet das Coisas (IoT), requerem investimentos e conhecimentos significativos.
5. Conformidade regulamentar: Garantir a conformidade contínua com a evolução das regulamentações de saúde, segurança e ambientais exige vigilância e adaptação constantes.
6. Avarias inesperadas: Apesar das medidas preventivas, podem ocorrer falhas inesperadas do equipamento, perturbando as operações e exigindo atenção imediata.
7. Gestão de recursos: A gestão e a utilização eficientes dos recursos de manutenção, incluindo ferramentas, materiais e pessoal, são cruciais para uma manutenção eficaz das instalações.

Técnicas de manutenção de instalações e ferramentas comuns

É um trabalho enorme gerir toda a manutenção de que as instalações necessitam para funcionar de forma óptima. Felizmente, os gestores de manutenção de instalações dispõem de muitas ferramentas que podem utilizar para os ajudar a gerir todas as tarefas associadas à sua função.

Os sistemas de gestão de activos ajudam os gestores e o pessoal de manutenção das instalações a organizar os seus activos e processos. Estas informações costumavam ser armazenadas principalmente em papel, mas cada vez mais empresas estão a recorrer a software para guardar informações sobre todos os activos da empresa. Este software também pode gerir os calendários de manutenção, analisar registos e até ser integrado com outro software, como o software de contabilidade, para ajudar a gerir mais eficazmente os ciclos de vida dos activos.

Embora as folhas de cálculo sejam normalmente utilizadas para a gestão de inventário, a mudança para sistemas especializados de gestão de peças sobresselentes e de inventário pode ser uma grande melhoria. Estes sistemas asseguram que as peças essenciais estão sempre à mão, notificam os utilizadores quando é altura de voltar a encomendar e até ligam os armazéns de peças em vários locais, simplificando a partilha de peças entre locais para peças difíceis de encontrar ou raramente utilizadas.

Como otimizar as operações de gestão da manutenção de instalações

Na maioria dos casos, a qualidade de um programa de manutenção de instalações depende da capacidade de coordenação de cada departamento e da utilização de técnicas de manutenção para proteger os seus activos tangíveis. O software de gestão da manutenção ajuda a manter a sua fábrica em funcionamento, fornecendo uma supervisão completa das instalações, ajudando a reduzir o tempo de inatividade do equipamento. Uma vez implementado, um CMMS também aumentará a transparência dos fluxos de trabalho da sua equipa e automatizará os sistemas que impulsionam a produtividade.

Desenvolver a sua gestão de manutenção é uma excelente forma de estabelecer a criticidade dos activos, prolongar a vida útil do equipamento, operar dentro do seu orçamento e comprometer-se com uma rotina de manutenção. Para acompanhar todas as partes interligadas, o software de gestão da manutenção das instalações ajudá-lo-á a programar as cargas de trabalho de acordo com o número de técnicos e peças sobresselentes de que dispõe.

Gestão da manutenção das instalações com um CMMS

Com um CMMS, pode automatizar em grande medida as actividades de toda a fábrica, reduzindo os custos gerais, melhorando a consistência, poupando tempo na documentação e aumentando a produtividade geral.

Um CMMS pode fornecer às empresas uma única fonte de verdade para a manutenção das instalações em toda a organização. Em vez de a informação estar isolada em calendários individuais, registos em papel e folhas de cálculo, o CMMS guarda toda a documentação, programação, ordens de trabalho e muito mais numa localização centralizada. -

Um CMMS simplifica a gestão da manutenção das instalações para organizações grandes e pequenas - e pode ser a chave para uma gestão eficaz da manutenção das instalações.