A radiologia da Johns Hopkins utiliza eMaint para manter mais de 92% de tempo de atividade em 7 instalações

• Conseguiu 92% de tempo de atividade, mais de 2000 horas de tempo de atividade por trimestre e um acompanhamento exaustivo do tempo de inatividade
• Gestão de manutenção normalizada para mais de 3000 activos médicos críticos
• Conformidade regulamentar simplificada da indústria médica e inspecções de auditoria
• Poupança de 10 horas/dia em tarefas de gestão e carregamento de dados

A Johns Hopkins Radiology é um centro de investigação e tratamento médico de renome mundial, com várias instalações nas áreas de Washington, DC e Baltimore, MD. O departamento tem uma equipa de manutenção dedicada que supervisiona o equipamento médico crítico e garante a sua conformidade com os regulamentos estatais relevantes.

Em 2024, a equipa de manutenção adoptou o eMaint CMMS para melhorar os relatórios de conformidade, acompanhar os KPI e aumentar o tempo de funcionamento em 7 das suas instalações.

O departamento de radiologia da Johns Hopkins tem 3000 activos médicos críticos, incluindo máquinas de TAC, raios X, máquinas de RMN e uma grande variedade de equipamento auxiliar.

A equipa precisava de uma forma de simplificar a gestão de activos e acompanhar a conclusão de tarefas de manutenção preventiva (PM) para fins regulamentares. Também procuravam uma solução de software para aumentar a eficiência operacional, seguir KPIs e monitorizar métricas, como o tempo de atividade do fornecedor.

Antes de implementar o eMaint, a equipa de análise gastava até 48 horas em cada tarefa de dados. A manutenção dos registos, o acompanhamento das ordens de trabalho e dos históricos dos activos e a gestão do inventário consumiam tempo e esforço valiosos dos membros da equipa, que podiam ser utilizados noutras tarefas.

A equipa de análise trabalhou com o apoio ao cliente do eMaint para transferir dados de 3000 activos críticos das suas bases de dados antigas para o eMaint. Atualmente, utilizam o eMaint em 7 instalações, incluindo uma nova localização que acabou de abrir em novembro. A organização utiliza o eMaint CMMS para:

• Acompanhar os dados dos activos
• Gerir ordens de trabalho e bilhetes
• Criar fluxos de trabalho normalizados
• Gerar relatórios
• Acompanhar os dados do fornecedor
• E mais

Insights orientados por dados, a alta velocidade

Madison Williams é a analista de projectos que supervisiona o equipamento do departamento de radiologia da Johns Hopkins. Ela diz que o eMaint é a solução ideal para o departamento porque fornece um repositório único e centralizado de dados. O eMaint facilita o acesso aos dados e a criação de relatórios personalizados para uma vasta base de utilizadores.

"O eMaint é uma espécie de negócio tudo-em-um", explica Williams. "Assim, tem a gestão de activos, mas também tem a gestão de ordens de trabalho, o serviço ou os bilhetes num único local. E depois tem as ferramentas de dados e as ferramentas de relatórios. Assim, chega a pessoas com diferentes funções dentro de um departamento ou mesmo de um sector específico."

Williams calcula que o eMaint lhe permite poupar cerca de 10 horas em cada tarefa de dados importante, graças a uma maior automatização e eficiência. Normalmente, tem um prazo de 48 horas para concluir tarefas de dados específicas, mas diz que o eMaint a ajuda a realizar esses projectos em apenas um dia.

Desenvolvimento profissional com o poder do eMaint

Williams é uma analista de projectos experiente e multifacetada, cujas competências vão desde a gestão de activos empresariais à codificação. Para além das conquistas em termos de tempo de atividade, normalização e poupança de tempo, ela também aproveitou o poder do eMaint para atingir objectivos de desenvolvimento profissional.

Ao liderar a implementação do eMaint, estabeleceu contacto com equipas de toda a organização e abriu oportunidades para trabalhar em projectos multifuncionais relacionados com a gestão de activos. Williams supervisionou a criação de manuais técnicos, documentação e SOP, essenciais para manter as melhores práticas em instalações como a Johns Hopkins. Williams também utilizou o eMaint para desenvolver as suas capacidades de codificação SQL - utilizando o poder da plataforma flexível do eMaint para personalizar a conta da Johns Hopkins e, durante o processo, desenvolveu as suas capacidades de configuração de software para responder a desafios complexos de gestão da manutenção.

Relatórios sobre KPIs e manutenção da conformidade regulamentar

Acompanhar os KPIs e monitorizar o tempo de atividade é uma prioridade para a Johns Hopkins Radiology. A organização também tem de cumprir com os organismos reguladores estatais, o que significa que o acompanhamento dos PMs é outra prioridade fundamental. O eMaint coloca tudo isto ao seu alcance, tornando a conformidade fácil.

A equipa de manutenção também utiliza o eMaint para normalizar os fluxos de trabalho e acompanhar as taxas de conclusão de PM em 7 locais. Para o conseguir, Williams e a sua equipa criaram procedimentos operacionais normalizados no eMaint. Utilizaram o sistema de ordens de trabalho personalizáveis do eMaint para implementar regras e comandos para cada fluxo de trabalho.

Até à data, criaram 400 regras, cada uma associada a diferentes notificações que recordam aos engenheiros os protocolos que têm de seguir quando efectuam uma tarefa de manutenção preventiva. Williams diz que o eMaint facilita a verificação de que as PMs foram concluídas, mesmo quando o processo regulamentar é complexo.

"Ajudou a colmatar a lacuna entre a nossa equipa de física e a nossa equipa de engenharia, o que nos mantém em conformidade com as autoridades estatais. Quando um engenheiro conclui um PM, por vezes o físico tem de ir atrás, por razões de acreditação e verificação, e apresentar essa documentação ao estado. Com os comandos e as regras do fluxo de trabalho, conseguimos fazer com que o eMaint diga: "Ei, aqui, este PM está concluído. O engenheiro fez este trabalho".

Williams afirma que utiliza o eMaint para controlar o tempo de inatividade dos fornecedores e "responsabilizá-los". Graças ao acompanhamento do tempo de inatividade do eMaint, a equipa confirmou que os fornecedores estão a manter taxas de tempo de atividade superiores a 92%. O tempo total de atividade dos fornecedores excede consistentemente as 2000 horas por trimestre.

Madison Williams adora a forma como o eMaint liga as tabelas e reúne todos os dados importantes sobre os activos num único local, na ponta dos dedos, em vez de perder tempo a procurar nas bases de dados. O eMaint poupou tempo, esforço e recursos significativos à equipa, facilitando a demonstração da conformidade regulamentar e o acompanhamento do tempo de atividade.