A Loja de Rádio Comunicação de Segurança Pública faz parte da Plano, Texas, Comissão de Segurança Pública e é responsável pela aquisição, emissão, manutenção e reparação de rádios (est. 4.000+ unidades), consoles de centro de expedição (22), juntamente com torres (7) e sirenes meteorológicas (37) para as cidades de Plano, Allen, Murphy e Wylie, Texas. Só os rádios móveis e portáteis totalizam aproximadamente $16MM em ativos e são usados tanto para serviços de emergência (polícia e bombeiros) como para serviços não emergenciais (distritos escolares, controle de animais, hospitais e departamentos de manutenção).

Os técnicos estão de plantão 24 horas por dia, 7 dias por semana, para responder a emergências como interrupções de sirenes de tempestade devido a descargas atmosféricas ou troços da cidade sem polícia e serviço de rádio de incêndio se uma torre estiver em baixo. Os padrões de serviço são baseados na gravidade dos incidentes; as interrupções críticas de serviço devem ser corrigidas dentro de quatro horas, enquanto os reparos não emergenciais devem ser concluídos até o dia seguinte.

O departamento começou há 12 anos com uma pessoa responsável pelo rastreamento de todos os equipamentos através de uma planilha de Excel. À medida que o departamento cresceu para quatro técnicos mais um gerente responsável por mais de 4.000 ativos, a folha de cálculo tornou-se pesada, muito lenta de actualizar e impossível de extrair informação de relatórios.

Debra Elliott, Assistente Administrativa Sênior procurou um sistema que incluísse solicitações de trabalho personalizadas, regras de aprovação de solicitações de trabalho e um processo de atribuição automatizado, juntamente com a capacidade de personalizar o banco de dados para rastrear e reportar para atender aos requisitos de cada gerente da cidade. Após uma pesquisa on-line, o eMaint CMMS foi escolhido como o único sistema que poderia fazer tudo isso.

As informações da planilha foram importadas usando a função de importação de dados eMaint, o que facilitou a sua rápida colocação em funcionamento. O departamento utiliza o sistema para rastreamento de ativos, incluindo localização, tipo, departamento, ID, custo, informações de garantia e histórico de reparos. Chamadas de serviço para enviar pedidos de trabalho que são encaminhados aos técnicos de plantão via Smartphones para acompanhamento imediato quando ocorrem interrupções críticas. Despachar detalhes de problemas na Ordem de Serviço, o que ajuda a facilitar os reparos e fornece dados do histórico de serviço.

A Motorola Solutions é contratada para a manutenção de rádios e equipamentos. Quando uma Ordem de Trabalho de reparo é aberta, cada etapa do processo é rastreada. O sistema fornece atualizações de status e também suporta decisões de reparo ou substituição. O tempo de retorno nos reparos é rastreado e os contratados são responsabilizados pela adesão aos padrões de serviço. O departamento também programa manutenção preventiva e inspeções em sirenes meteorológicas, veículos de serviço e os geradores de reserva nas torres.

• Atualmente estão atualizando aproximadamente 4.000 equipamentos de comunicação de analógico para digital. O sistema lhes permitiu acompanhar o progresso deste projeto para garantir que não haja interrupções no serviço.
• O acompanhamento da mão-de-obra nas Ordens de Trabalho (particularmente as chamadas de emergência fora do horário de trabalho) suportou a decisão de contratar técnicos adicionais para reduzir as horas extras.
• Um relatório mensal é fornecido a cada urbanista (para cumprimento do seu contrato) detalhando o número de chamadas de emergência, o tempo gasto pelo técnico e o desempenho em relação aos padrões de serviço (tempo desde o relatório até a conclusão das paradas de emergência).

Debra E. Sr., Administrative Asst, Plano Public Safety Communications