Ein Arbeitsauftrag ist ein formelles Dokument mit Informationen über die Fähigkeiten und Werkzeuge, die für die Ausführung genehmigter Instandhaltungsaufgaben erforderlich sind. Er gibt an, welche Mitarbeiter befugt sind, die angeforderten Arbeiten auszuführen, welche Aufgaben der Arbeitsauftrag umfasst und vieles mehr.
Der Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung umfasst die Schritte, die zur rechtzeitigen Ausführung, Dokumentation und Überprüfung von Arbeitsaufträgen unternommen werden. Wenn der Prozess in Gang gesetzt wurde, genehmigt ein Manager den Arbeitsauftrag und weist dann die Mitarbeiter, Ressourcen und das Budget zu, die zur Behebung des bestehenden Problems erforderlich sind.
1. Klassifizierung von Arbeitsaufträgen in verschiedene Schablonen
Es kann von Vorteil sein, eine Vorlage für die Einweisung Ihrer Techniker und die Standardisierung des Prozesses zu verwenden, damit sie sich bei der Instandhaltung an früheren Reparaturen orientieren können.
Um umfassende Berichte zu erstellen, müssen Sie entscheiden, welche Punkte in ein Arbeitsauftragsformular gehören. Eine Standard-Checkliste für die vorbeugende Wartung sollte die folgenden Angaben enthalten:
- Kontaktinformationen des Antragstellers
- Beschreibung der zu erledigenden Arbeiten
- Standort des angegebenen Assets
- Geschätzte Zeit für die Fertigstellung
- Welche Teile und Komponenten werden verwendet?
Zu den Kriterien für Arbeitsaufträge gehören PM-Aufgaben, Sicherheit, Inspektion, Reparatur und Notfall. Ein elektrischer Arbeitsauftrag könnte zum Beispiel die Inspektion der Verdrahtung eines Geräts umfassen, während ein Reparaturarbeitsauftrag die Werkzeuge für die Wiederherstellung eines Industrieroboterarms aufzeichnen könnte.
2. Verfolgung von Arbeitsaufträgen in einem CMMS
Ein CMMS ist eine Software für Arbeitsaufträge, die einen besseren Einblick in Ihre Instandhaltungsmanagementstrategie bietet und eine automatisierte Softwarelösung für Arbeitsaufträge darstellt. Sie ermöglicht es Ihnen, regelmäßige Wartungsaktivitäten zu planen und Ihr Team zu benachrichtigen, sobald der Tag gekommen ist. Von dort aus können Sie die Prioritätsstufe bewerten, Ersatzteile und Ausrüstung anfragen und Bilder oder Videos an das Anforderungsformular anhängen.
Eine CMMS-App überwacht den Fortschritt von Aufgaben und informiert Sie darüber, welche Maschinen ausgefallen sind. Sie hilft Ihnen zu verfolgen, wie viele Stunden für einen Arbeitsauftrag aufgewendet wurden, um zu verstehen, welche Methoden am effizientesten sind. Eine weitere Funktion ist die Erstellung von Rechnungen für Investitionsausgaben von einem aktuellen Lieferanten oder Hersteller. Außerdem sind die Daten über eine Schnellsuche auf dem Dashboard zugänglich.
3. Ausführlicher Bericht über jedes Verfahren
Um Ihre Arbeitsaufträge besser zu organisieren, sollten sie zusammen mit den anderen Dateien einer Anlage gespeichert werden, um eine Wartungshistorie zu erstellen, die alle Fehlermuster aufzeigt. Geben Sie Ihren Technikern die Informationen an die Hand, die sie für eine erfolgreiche Arbeit benötigen, sei es eine Reparaturanleitung für eine bestimmte Maschine oder die Empfehlungen des Herstellers.
Als Instandhaltungsleiter sollten Sie transparente Verfahren schaffen, die den FDA- und EPA-Vorschriften entsprechen, um eine werksweite Prüfung mit Bravour zu bestehen. Verwenden Sie Remote-Geräte, um diese Anlagen kontinuierlich zu überwachen und genaue Berichte zu erstellen. Jeder Bericht muss die genauen Daten, Standorte und IDs der erledigten Arbeitsaufträge enthalten.
4. Arbeitsaufträge nach Kritikalität ordnen
Gleich nach Freigabe eines Arbeitsauftrags sollten Sie die Anlagen in verschiedene Prioritätsarten einteilen. Dies spart Arbeits- und Materialkosten, so dass Sie keine überschüssigen Ressourcen für Aufgaben mit niedriger Priorität aufwenden, die in die Routine eingebaut sind. Auf der anderen Seite ist es riskant, sicherheitsrelevante Arbeitsaufträge zu ignorieren, da dies zu gefährlichen Betriebsumgebungen führt.
Am besten ist es, die Auswirkungen auf die Produktivität zu ermitteln, um zu verhindern, dass sich Rückstände anhäufen. Prüfen Sie bei der Analyse von Arbeitsaufträgen auf anormale Wartungs-KPIs in der Kernfunktionalität, wie z. B. die mittlere Zeit zwischen zwei Ausfällen, um einen Abschluss mit fehlerhaften Berichten zu vermeiden.
5. Bewerten Sie die Fähigkeiten Ihres Teams
Bei der Verwaltung von Arbeitsaufträgen geht es nicht nur um die Zuweisung von Aufgaben an Ihr Team, sondern auch um die Bewertung von dessen Stärken und Schwächen, um qualifiziertes Personal für die Aufgabe auszuwählen. Achten Sie bei jedem Mitarbeiter auf seine technischen Fähigkeiten, von der Erfahrung mit schweren Geräten bis hin zu Kenntnissen über technische Prinzipien.
Ermutigen Sie sie, sich auf bestimmte Bereiche zu spezialisieren, damit sie sich im Laufe der Zeit verbessern können, denn das ist praktischer, als sie wahllos für eine dringende Anfrage auszuwählen.
6. Weg mit Stift und Papier
In der heutigen Zeit gibt es angesichts der Größe mancher Organisationen keinen Grund mehr, Arbeitsaufträge weiterhin von Hand abzuheften. Das Verstauen von Dokumenten in einem Schrank macht sie schwerer auffindbar, und Papierkram ist anfällig für menschliche Fehler - so dass frühere Aufzeichnungen nicht aktualisiert werden, um veränderten Bedingungen Rechnung zu tragen. Tabellenkalkulationen eignen sich zwar hervorragend für die Berechnung einfacher Formeln, doch lassen sich diese Werte nicht ohne Weiteres in Analysen umwandeln oder mit Ferndetektoren in Einklang bringen. Die Implementierung von CMMS-Software ist anders, denn sie rationalisiert den Arbeitsablauf, indem sie jedem Benutzer der Plattform Verwaltungsfunktionen zur Verfügung stellt.
7. Beschreibende Anmerkungen zum Abschluss hinzufügen
Wenn Sie einen Arbeitsauftrag abschließen, bedeutet das nicht, dass Ihr Team ihn nie wieder überprüfen muss. Wartungsarbeiten sind in der Regel keine einmaligen Vorgänge, wenn es um Ausfälle geht. Selbst im letzten Schritt müssen Sie noch die Risiken von PM gegen die Vorteile abwägen, indem Sie die Kosteneinsparungen gegenüber dem Zeitaufwand berücksichtigen. Ermutigen Sie Ihre Techniker, sich Notizen über die Ursache oder die Qualität der Arbeit zu machen, und lassen Sie sie zusätzliche Probleme für zukünftige Untersuchungen notieren.
Arbeitsaufträge dienen dazu, den Zustand einer Anlage zu beurteilen und festzustellen, welche Teile zur Wartung fällig sind, damit Sie einen zuverlässigen Plan für die Zukunft haben. Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie Sie auf reaktive, präventive und vorausschauende Anforderungen in einem kontrollierten Umfeld reagieren können. Und das beginnt mit der Anwendung der besten Praktiken der Arbeitsauftragsverwaltung.