Una orden de trabajo es un documento formal con información sobre las habilidades y herramientas necesarias para completar las tareas de mantenimiento aprobadas. Le indica qué empleados tienen autoridad para realizar los elementos solicitados, qué tareas conlleva la orden de trabajo, etc.
El proceso de gestión de órdenes de trabajo son los pasos que se dan para ejecutar, documentar y revisar las órdenes de trabajo en el momento oportuno. Una vez puesta en marcha, un gestor aprobará la orden de trabajo y, a continuación, asignará el personal, los recursos y el presupuesto necesarios para corregir el problema existente.
1. Clasificar las órdenes de trabajo en diferentes plantillas
Puede ser ventajoso reutilizar una plantilla para instruir a sus técnicos y estandarizar el proceso, de modo que puedan remitirse a reparaciones anteriores para orientarse en el mantenimiento.
Para redactar informes exhaustivos, debe decidir qué elementos deben figurar en un formulario de orden de trabajo. Una lista de comprobación de mantenimiento preventivo estándar debe contener los siguientes datos:
- Datos de contacto del solicitante
- Descripción del trabajo a realizar
- Ubicación del activo especificado
- Plazo estimado de ejecución
- Qué partes y piezas se utilizarán
Los criterios de las órdenes de trabajo incluyen tareas PM, seguridad, inspección, reparación y emergencia. Por ejemplo, una orden de trabajo eléctrica podría implicar la inspección del cableado de un aparato, mientras que una orden de trabajo de reparación podría registrar las herramientas para restaurar el brazo de un robot industrial.
2. Seguimiento de las órdenes de trabajo en una GMAO
Una GMAO es un software de órdenes de trabajo que proporciona mayor visibilidad a su estrategia de gestión del mantenimiento y ejemplifica una solución de software automatizada para las órdenes de trabajo. Le permite programar actividades de mantenimiento regulares y avisar a su equipo cuando llega el día. A partir de ahí, puede calificar el nivel de prioridad, solicitar piezas de repuesto y equipos, y adjuntar imágenes o vídeos al ticket de solicitud.
Una aplicación de GMAO supervisará el progreso de las tareas y le notificará qué máquinas han dejado de funcionar. Le ayuda a hacer un seguimiento de cuántas horas se dedicaron a una orden de trabajo para entender qué métodos son los más eficientes. Otra función es generar facturas de gastos de capital de un proveedor o fabricante actual. También permite acceder a los datos mediante una búsqueda rápida en el cuadro de mandos.
3. Informe en profundidad sobre cada procedimiento
Para organizar mejor las órdenes de trabajo, deben almacenarse con los demás archivos de un activo para crear un historial de mantenimiento que identifique cualquier patrón de fallos. En la misma línea, proporcione a sus técnicos la información que necesitan para tener éxito, ya sean instrucciones de reparación para una máquina específica o las recomendaciones del fabricante.
Como responsable de mantenimiento, debe crear procedimientos transparentes que cumplan la normativa de la FDA y la EPA para superar con éxito una auditoría en toda la planta. Utilice dispositivos remotos para supervisar continuamente esos activos y elaborar informes precisos. Cada uno de ellos debe mostrar las fechas, ubicaciones e identificaciones exactas de las órdenes de trabajo terminadas.
4. Ordenar las órdenes de trabajo por criticidad
Inmediatamente después de emitir una orden de trabajo, clasifique los activos en distintos tipos de prioridad. Esto le ahorrará costes de mano de obra y material, de modo que no gastará recursos excesivos en tareas de baja prioridad incorporadas a la rutina. Por otro lado, es arriesgado ignorar las órdenes de trabajo relacionadas con la seguridad, ya que ello conduce a entornos operativos peligrosos.
La mejor política es determinar el impacto en la productividad para evitar que se acumulen los retrasos. Durante el análisis de las órdenes de trabajo, compruebe si hay KPI de mantenimiento anómalos en la funcionalidad principal, como el tiempo medio entre averías, para evitar cerrar con informes erróneos.
5. Evalúe las competencias de su equipo
La gestión de órdenes de trabajo no consiste sólo en asignar tareas a su equipo, sino también en evaluar sus puntos fuertes y débiles para seleccionar personal cualificado para el trabajo. Para cada empleado, céntrate en sus habilidades técnicas, que van desde la experiencia con equipos pesados hasta el conocimiento de principios de ingeniería.
Anímelos a especializarse en determinadas áreas para que mejoren con el tiempo, ya que es un enfoque más práctico que seleccionarlos al azar para atender una solicitud urgente.
6. Olvídate del papel y el bolígrafo
En los tiempos que corren, no hay razón para seguir archivando órdenes de trabajo a mano, dado el tamaño de algunas organizaciones. Meter documentos en un armario dificulta su localización, y el papeleo es propenso a errores humanos, de forma que los registros anteriores no se actualizan para reflejar las condiciones cambiantes. Aunque las hojas de cálculo son estupendas para calcular fórmulas sencillas, no es fácil convertir esos valores en análisis o armonizarlos con detectores remotos. La implantación de un software de GMAO es diferente porque agiliza el flujo de trabajo al proporcionar capacidades de administración a cualquier usuario de la plataforma.
7. Añadir notas descriptivas de finalización
Cerrar una orden de trabajo no significa que su equipo no tenga que volver a revisarla. Cuando se trata de averías, el mantenimiento no suele producirse una sola vez. Incluso en el último paso, todavía tiene que sopesar los riesgos de la PM frente a los beneficios, teniendo en cuenta el ahorro de costes frente al tiempo invertido. Anime a sus técnicos a tomar notas sobre la causa raíz o la calidad del trabajo, y pídales que marquen los problemas adicionales para futuras investigaciones.
El objetivo de las órdenes de trabajo es evaluar el estado de un activo e identificar las piezas que necesitan mantenimiento, de modo que pueda contar con un plan fiable para el futuro. Es importante que sepa cómo responder a las solicitudes reactivas, preventivas y predictivas en un entorno controlado. Y eso empieza por emplear las mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo.