O que é a gestão de ordens de trabalho?
A gestão de ordens de trabalho é um processo para executar, documentar e rever prontamente as ordens de trabalho. Envolve o tratamento sistemático dos pedidos de trabalho, a programação de tarefas, a atribuição de recursos e o controlo do progresso e da conclusão dessas tarefas. Este processo é essencial para a conclusão eficiente das ordens de trabalho, para a manutenção adequada dos activos e para minimizar o tempo de inatividade.
Uma ordem de trabalho é um documento formal com informações sobre as competências e ferramentas necessárias para completar as tarefas de manutenção aprovadas. Diz quais os funcionários com autoridade para executar os itens solicitados, que tarefas a ordem de trabalho implica, e mais.
Os componentes críticos da gestão de ordens de trabalho incluem:
- Criação de ordens de trabalho: Trata-se de gerar ordens de trabalho com base nas necessidades de manutenção, sejam elas preventivas, preditivas ou reactivas. As ordens de trabalho incluem descrições detalhadas das tarefas, os activos envolvidos e o nível de prioridade.
- Programação: Uma vez criadas as ordens de trabalho, estas devem ser programadas de forma adequada para garantir a sua execução atempada. Isto inclui a afetação de pessoal, ferramentas e materiais necessários para completar as tarefas.
- Atribuição: A atribuição de ordens de trabalho ao pessoal correto é crucial para a eficiência. Esta etapa garante que as tarefas são atribuídas a técnicos ou equipas com as competências e disponibilidade necessárias.
- Acompanhamento e monitorização: É importante acompanhar o progresso de uma ordem de trabalho ao longo do seu ciclo de vida. Isto inclui monitorizar o estado do trabalho, registar quaisquer problemas encontrados e garantir que os técnicos concluem o trabalho dentro do prazo previsto.
- Conclusão e documentação: Depois de as equipas concluírem uma ordem de trabalho, devem documentar os resultados para referência e análise futuras. Isto inclui o registo das peças utilizadas, do tempo despendido e de quaisquer acções de acompanhamento necessárias.
- Relatórios e análises: Os sistemas de gestão de ordens de trabalho eficazes fornecem capacidades analíticas e de elaboração de relatórios robustas. Isto permite às organizações identificar tendências, medir o desempenho e tomar decisões baseadas em dados para melhorar os processos de manutenção.
As equipas utilizam frequentemente software de sistema de gestão de manutenção computorizado (CMMS) para simplificar a gestão de ordens de trabalho. O software CMMS oferece funcionalidades como a geração automática de ordens de trabalho, o acompanhamento em tempo real e ferramentas abrangentes de elaboração de relatórios, facilitando a gestão e a otimização das operações de manutenção.
O que é o processo de gestão de ordens de trabalho? Um guia passo-a-passo
A gestão de ordens de trabalho é uma componente crítica de um programa de manutenção bem gerido e uma das melhores formas de as organizações evitarem períodos de inatividade não planeados. O sistema de ordens de trabalho deve ter passos simplificados e fáceis de seguir para que todos os membros da equipa possam seguir os mesmos processos para completar e registar as tarefas de manutenção.
Eis o aspeto de um processo típico de gestão de ordens de trabalho.
- Identificar a tarefa: O primeiro passo é identificar um problema. Por exemplo, isto pode acontecer quando um empregado comunica uma fuga ou um sensor nota que a temperatura de um ativo é mais elevada do que deveria ser.
- Criar a ordem de trabalho: O passo seguinte é criar a ordem de trabalho. A ordem de trabalho inclui informações importantes, como a localização do problema, o ativo afetado, detalhes sobre a situação, histórico de manutenção anterior e outras informações de que um técnico possa precisar para concluir a tarefa.
- Obter a aprovação do gestor: As ordens de trabalho são frequentemente encaminhadas para a direção para definir prioridades e acrescentar qualquer informação adicional necessária.
- Atribuir a ordem de trabalho: A ordem de trabalho é então atribuída a um técnico com base no conjunto de competências do técnico, na sua disponibilidade ou noutros factores.
- Preencher a ordem de trabalho: O técnico preenche a ordem de trabalho e documenta o trabalho efectuado, o tempo despendido na execução da tarefa, as peças utilizadas e outras informações importantes.
- Fechar a ordem de trabalho: Quando o trabalho estiver concluído, o técnico fecha a ordem de trabalho. Se necessário, a ordem de trabalho pode ser enviada para aprovação do gestor ou para uma inspeção final antes de a ordem de trabalho ser encerrada.
Benefícios da gestão de ordens de trabalho
Um sistema de gestão de ordens de trabalho sólido proporciona benefícios significativos às organizações, simplificando o planeamento, o acompanhamento e a gestão de tarefas de manutenção. Um sistema de ordens de trabalho bem organizado:
- Assegura que as equipas dão prioridade às ordens de trabalho corretamente, reduzindo o risco de atrasos e minimizando o tempo de inatividade.
- Simplifica os processos de manutenção, assegurando que os técnicos têm as informações de que necessitam quando precisam.
- Reduz os custos, permitindo que os técnicos dediquem mais tempo à manutenção e menos tempo à papelada e ao controlo.
- Melhora a gestão do tempo, movendo automaticamente as ordens de trabalho para a etapa seguinte do processo.
- Reduz o tempo de inatividade, fornecendo aos técnicos as informações de que necessitam para executar tarefas de forma eficiente e eficaz.
- Fornece documentação detalhada tanto para o técnico que efectua a manutenção como para futuros técnicos que possam ter de trabalhar no mesmo bem.
- Fornece controlo de manutenção à prova de auditoria para organizações sujeitas a regulamentos de conformidade das autoridades governamentais.
Tipos de ordens de trabalho
Embora as ordens de trabalho possam abranger um vasto leque de tarefas, normalmente enquadram-se numa de três categorias.
Ordens de trabalho de manutenção reactiva
As equipas criam ordens de trabalho de manutenção reactiva em resposta a problemas que impedem ativamente o desempenho de um ativo. Estas podem ser a primeira coisa que vem à mente quando se pensa em ordens de trabalho, mas também podem ser o tipo mais difícil de gerir pelos técnicos. As ordens de serviço reactivas podem variar entre algo tão simples como a limpeza de um filtro de ar entupido e algo tão complicado como a reparação de um ativo importante após uma avaria completa. Uma vez que as ordens de serviço reactivas não são criadas até que algo se avarie, podem exigir a resolução de problemas ou outras tarefas morosas antes de um técnico as poder corrigir. As ordens de serviço reactivas são frequentemente prioritárias em relação a outros tipos de ordens de serviço.
Ordens de trabalho de manutenção preventiva
As ordens de serviço de manutenção preventiva referem-se a tarefas que ocorrem regularmente e que ajudam a reduzir a necessidade de manutenção reactiva dispendiosa. Alguns exemplos de ordens de serviço de manutenção preventiva incluem a realização de lubrificação depois de um ativo funcionar durante um determinado número de horas ou a mudança de um filtro de poucos em poucos meses. Para as empresas que utilizam o software CMMS, este tipo de ordem de trabalho pode ser gerado automaticamente de acordo com um calendário.
Ordens de trabalho de manutenção preditiva
As ordens de trabalho de manutenção preditiva são programadas quando um dispositivo, como um sensor de temperatura ou um sensor de vibração, indica que um ativo está a funcionar fora dos seus parâmetros ideais. Este tipo de ordem de trabalho permite aos técnicos resolver um problema em desenvolvimento, como um desalinhamento ou uma falha de rolamento, antes que o problema conduza a uma falha total do ativo e a um tempo de inatividade não planeado. Com um CMMS, estas ordens de trabalho podem ser programadas automaticamente quando um parâmetro de saúde da máquina, como a vibração ou a temperatura, atinge um limiar predefinido.
Melhores práticas para a gestão de ordens de trabalho
1. Classificar Ordens de Trabalho em Diferentes Modelos
Para elaborar relatórios exaustivos, é necessário decidir quais os elementos que devem constar de um formulário de ordem de trabalho. Uma lista de verificação de manutenção preventivapadrão deveconter os seguintes pormenores:
- Informações de contacto do requerente
- Descrição do trabalho a ser feito
- Localização do bem especificado
- Tempo estimado para a conclusão
- Que partes e peças serão utilizadas
Os critérios das ordens de trabalho incluem tarefas PM, segurança, inspeção, reparação e emergência. Por exemplo, uma ordem de trabalho eléctrica pode envolver a inspeção da cablagem de um aparelho, ao passo que as ordens de trabalho de reparação podem especificar as ferramentas necessárias para restaurar um braço de robô industrial.
2. Utilizar um CMMS para a gestão de ordens de trabalho
Um CMMS é um tipo de software de ordens de trabalho que proporciona uma maior visibilidade da sua estratégia de gestão da manutenção. É um exemplo de uma solução de software automatizada para ordens de trabalho. O software CMMS permite-lhe programar actividades de manutenção regulares e alertar a sua equipa quando estas devem ser concluídas. A partir daí, pode classificar o nível de prioridade, perguntar sobre peças sobresselentes e equipamento e anexar imagens ou vídeos ao pedido.
Uma aplicação CMMS - tanto para computador como para telemóvel - supervisiona o progresso das tarefas e notifica-o quando as máquinas estão avariadas. Ajuda-o a acompanhar e a elaborar relatórios sobre o número de horas dedicadas às ordens de trabalho para compreender os métodos de conclusão mais eficientes. Outra caraterística da maioria das aplicações CMMS é a geração de facturas para despesas de capital de um fornecedor ou fabricante atual. Também torna os dados acessíveis através de uma pesquisa rápida no painel de controlo.
3. Relatório sobre cada procedimento em profundidade
É óbvio que o sistema de gestão de ordens de trabalho deve ser organizado. As ordens de trabalho devem ser armazenadas com os outros ficheiros de um ativo para criar um histórico de manutenção que identifique padrões de falha. Com um CMMS, pode fornecer aos seus técnicos toda a informação de que necessitam para serem bem sucedidos numa única plataforma, quer se trate de instruções de reparação para uma máquina específica ou das recomendações de manutenção do fabricante.
Enquanto gestor de manutenção, deve criar procedimentos transparentes que estejam em conformidade com os regulamentos da FDA e da EPA para passar com distinção numa auditoria a toda a fábrica. Utilize dispositivos remotos para monitorizar continuamente esses activos e produzir relatórios precisos. Entre outros critérios, cada um deve mostrar as datas exactas, as localizações e as identificações das ordens de trabalho concluídas.
4. Integrar o carácter crítico dos activos nos protocolos de gestão das ordens de trabalho
Logo após a ativação de uma ordem de trabalho, categorize os activos em tipos de prioridade separados. Isto irá poupar custos de mão de obra e de material, para que não gaste recursos em excesso em tarefas de baixa prioridade integradas na rotina. Por outro lado, lembre-se que é arriscado ignorar as ordens de trabalho relacionadas com a segurança, porque isso conduz a ambientes operacionais perigosos.
A melhor política é determinar o impacto na produtividade para evitar que os atrasos se acumulem. Durante a análise da ordem de trabalho, verificar se existem indicadores-chave de desempenho (KPI) de manutenção anormais na funcionalidade principal, como o tempo médio entre falhas (MTBF), para evitar o encerramento com relatórios incorrectos.
5. Avalie as competências da sua equipa
À primeira vista,a gestão de ordens de trabalhopode parecer que se trata principalmente de atribuir tarefas à sua equipa, mas também requer a avaliação dos seus pontos fortes e fracos para selecionar pessoal qualificado para o trabalho. Para cada empregado, concentre-se nas suas competências técnicas, que vão desde a experiência com equipamento pesado até ao conhecimento dos princípios de engenharia.
Incentive-os a especializarem-se em determinadas áreas para que possam melhorar com o tempo. Esta é uma abordagem mais prática do que seleccioná-los aleatoriamente para responder a um pedido de emergência.
6. Livrar-se da caneta e do papel
Tentar executar um processo de gestão de ordens de trabalho à mão já não faz sentido, dada a dimensão das organizações modernas. Colocar os documentos num armário torna-os mais difíceis de encontrar e a papelada é propensa a erros humanos - de tal forma que os registos anteriores não são actualizados para refletir as condições em mudança. Embora as folhas de cálculo sejam óptimas para calcular fórmulas simples, não é possível converter facilmente esses valores em análises ou harmonizá-los com detectores remotos. A implementação de um software CMMS é diferente porque simplifica a gestão das ordens de trabalho, fornecendo capacidades de administração a qualquer utilizador autorizado na plataforma.
7. Adicionar Notas Descritivas de Conclusão
O encerramento de uma ordem de trabalho não significa que a sua equipa não tenha de a rever novamente. Mesmo com os PMs, continua a ser necessário pesar os riscos do trabalho em relação aos benefícios, tendo em conta a poupança de custos versus o tempo gasto. Incentive os seus técnicos a tomarem notas sobre a causa principal ou a qualidade do trabalho e peça-lhes que assinalem problemas adicionais para investigações futuras.
As ordens de trabalho destinam-se a avaliar o estado de um ativo e a identificar as peças que devem ser sujeitas a manutenção, para que possa ter um plano fiável para o futuro. Para criar um programa de gestão de ordens de trabalho bem sucedido, é importante que saiba como responder a pedidos reactivos, preventivos e preditivos num ambiente controlado. Isso começa com o emprego das melhores práticas de gestão de ordens de serviço.
Software de gestão de ordens de trabalho com eMaint
O eMaint CMMS é um software de gestão de ordens de trabalho flexível e fácil de utilizar. Simplifica a gestão de ordens de trabalho com ferramentas como um calendário de arrastar e largar para agendar a manutenção preventiva e a criação automática de ordens de trabalho com base em informações de manutenção preditiva.
Com o eMaint CMMS, os fluxos de trabalho intuitivos movem automaticamente as ordens de trabalho através dos níveis de aprovação. E, em vez de terem de procurar em pilhas de papel por ordens de trabalho anteriores, os técnicos têm toda a informação de que necessitam num sistema digital organizado. Tarefas de manutenção históricas, substituições de peças, mão de obra e muito mais estão apenas a alguns cliques de distância, tanto para os técnicos como para os decisores.
Painéis e relatórios intuitivos permitem que os gestores visualizem KPIs como tempo de atividade e tempo médio de reparação (MTTR) para que possam tomar decisões informadas. Utilize o eMaint CMMS para estabelecer processos padronizados, obter as aprovações necessárias dos supervisores e executar relatórios para conformidade com auditorias e relatórios detalhados.
A flexibilidade do eMaint CMMS permite que as organizações adaptem o software às suas necessidades específicas, trazendo ordem e supervisão ao processo de gestão de ordens de trabalho.
