Uma ordem de trabalho é um documento formal com informações sobre as competências e ferramentas necessárias para completar as tarefas de manutenção aprovadas. Diz quais os funcionários com autoridade para executar os itens solicitados, que tarefas a ordem de trabalho implica, e mais.
O processo de gestão de ordens de trabalho são as medidas tomadas para executar, documentar e rever as ordens de trabalho de forma atempada. Quando posta em marcha, um gestor aprovará a ordem de trabalho, depois atribuirá as pessoas, os recursos e o orçamento necessários para corrigir o problema existente.
1. Classificar Ordens de Trabalho em Diferentes Modelos
Pode ser vantajoso reutilizar um modelo para instruir os seus técnicos e padronizar o processo, para que possam referir-se a reparações anteriores para orientação na manutenção.
Para escrever relatórios completos, é necessário decidir que itens pertencem a um formulário de ordem de trabalho. Uma lista de verificação padrão de manutenção preventiva deve ter os seguintes detalhes:
- Informações de contacto do requerente
- Descrição do trabalho a ser feito
- Localização do bem especificado
- Tempo estimado para a conclusão
- Que partes e peças serão utilizadas
Os critérios de ordem de trabalho incluem tarefas PM, segurança, inspecção, reparação, e emergência. Por exemplo, uma ordem de trabalho eléctrica pode envolver a inspecção da cablagem de um aparelho enquanto que uma ordem de trabalho de reparação pode registar as ferramentas para restaurar um braço de robô industrial.
2. Rastrear Ordens de Trabalho num CMMS
Um CMMS é um software de ordens de trabalho que proporciona maior visibilidade na sua estratégia de gestão de manutenção e exemplifica uma solução de software automatizado para ordens de trabalho. Permite-lhe programar actividades de manutenção regulares e alertar a sua equipa assim que o dia chegar. A partir daí, pode avaliar o nível de prioridade, perguntar sobre peças sobressalentes e equipamento, e anexar imagens ou vídeos ao bilhete de pedido.
Uma aplicação CMMS irá supervisionar o progresso das tarefas e notificá-lo de quais as máquinas que foram abaixo. Ajudá-lo-á a seguir quantas horas foram dedicadas a uma ordem de trabalho para compreender que métodos são mais eficientes. Outra funcionalidade é gerar facturas de despesas de capital de um fornecedor ou fabricante actual. Também torna os dados acessíveis através de uma pesquisa rápida no painel de instrumentos.
3. Relatório sobre cada procedimento em profundidade
Para melhor organizar as suas ordens de trabalho, estas devem ser armazenadas com os outros ficheiros de um activo para construir um histórico de manutenção que identifique quaisquer padrões de falhas. Na mesma linha, dê aos seus técnicos as informações de que necessitam para terem sucesso, quer se trate de instruções de reparação para uma máquina específica ou das recomendações do fabricante.
Como gestor de manutenção, deve criar procedimentos transparentes que estejam em conformidade com os regulamentos da FDA e da EPA para passar uma auditoria em toda a planta com cores vivas. Utilizar dispositivos remotos para monitorizar continuamente esses bens e produzir relatórios precisos. Cada um deve mostrar as datas exactas, localizações e IDs das ordens de trabalho acabadas.
4. Organizar Ordens de Trabalho por Criticidade
Logo após uma ordem de trabalho ser emitida, categorizar os bens em tipos de prioridade separados. Isto poupará custos de mão-de-obra e materiais, para que não esteja a gastar recursos em excesso em tarefas de baixa prioridade cozinhadas na rotina. Por outro lado, é arriscado ignorar ordens de trabalho relacionadas com a segurança, porque isso conduz a ambientes operacionais perigosos.
A melhor política é determinar o impacto na produtividade para que os atrasos sejam impedidos de se acumularem. Durante a análise da ordem de trabalho, verificar a existência de KPIs de manutenção anormais na funcionalidade central, como o tempo médio entre falhas para evitar o encerramento com relatórios defeituosos.
5. Avaliar as Habilidades da Sua Equipa
A gestão de ordens de trabalho não consiste apenas em atribuir tarefas à sua equipa, mas também em avaliar os seus pontos fortes e fracos para seleccionar pessoal qualificado para o trabalho. Para cada empregado, concentre-se nas suas competências técnicas, desde a experiência com equipamento pesado até ao conhecimento dos princípios de engenharia.
Incentivá-los a especializarem-se em certas áreas para que melhorem com o tempo, uma vez que esta é uma abordagem mais prática do que seleccioná-los ao acaso para lidar com um pedido de emergência.
6. Livrar-se da caneta e do papel
Nos dias de hoje, não há razão para continuar a arquivar ordens de trabalho à mão, dada a dimensão de algumas organizações. Encher documentos num armário torna-os mais difíceis de encontrar, e a papelada é propensa a erros humanos - de tal forma que os registos passados não são actualizados para reflectir as condições em mudança. Embora as folhas de cálculo sejam óptimas para calcular fórmulas simples, não se pode facilmente converter esses valores em analíticos ou harmonizá-los com detectores remotos. A implementação de software CMMS é diferente porque racionaliza o fluxo de trabalho, fornecendo capacidades administrativas a qualquer utilizador da plataforma.
7. Adicionar Notas Descritivas de Conclusão
Fechando uma ordem de trabalho não significa que a sua equipa nunca mais tenha de a rever. A manutenção não é normalmente uma ocorrência única quando se trata de avarias. Mesmo na última etapa, ainda tem de pesar os riscos de PM contra os benefícios, tendo em conta a poupança de custos vs. tempo gasto. Encoraje os seus técnicos a tomar notas sobre a causa raiz ou a qualidade do trabalho, e faça-os apontar problemas adicionais para investigações futuras.
As ordens de trabalho visam avaliar o estado de um bem e identificar que peças são devidas para manutenção, para que tenha um plano fiável a avançar. É importante que saiba como responder a pedidos reactivos, preventivos e preditivos num ambiente controlado. E isso começa com o emprego das melhores práticas de gestão de ordens de trabalho.