Cualquier equipo de mantenimiento dedicado a minimizar el tiempo de inactividad y maximizar el rendimiento de los activos va a necesitar una estrategia eficaz de gestión del mantenimiento. Para ello, es fundamental disponer de órdenes de trabajo completas y precisas. Las órdenes de trabajo sirven como hoja de ruta para los técnicos, guiándoles a través de las tareas de mantenimiento, al tiempo que proporcionan a los gestores un registro del trabajo realizado.
Sin embargo, la gestión manual de las órdenes de trabajo puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores, por lo que la mayoría de las organizaciones modernas confían hoy en día en la ayuda de un software de gestión de órdenes de trabajo. Aquí es donde entra en juego eMaint, un sistema de gestión del mantenimiento informatizado (GMAO) potente y fácil de usar.
En este artículo, le ofrecemos seis consejos para crear la orden de trabajo perfecta. También exploraremos cómo eMaint puede ayudar a los usuarios a crear, rastrear y reportar órdenes de trabajo sin esfuerzo.
Seis consejos para crear órdenes de trabajo completas y precisas
1. Asignar la responsabilidad de la gestión de las órdenes de trabajo
Una de las cosas más importantes para mejorar la estrategia de gestión de órdenes de trabajo es asignar a una persona la responsabilidad última de garantizar que todas las órdenes de trabajo se cumplimenten de forma precisa y completa. Esta persona puede ser un nuevo empleado o un miembro del equipo de mantenimiento, pero debe realizar comprobaciones rutinarias de las órdenes de trabajo y buscar posibles áreas de mejora.
2. Asegúrese de que su personal está formado
No importa cuánta experiencia tengan los miembros de su equipo de mantenimiento, asegúrese de llevar a cabo sesiones de formación periódicas para que todos sepan exactamente cómo utilizar su software de GMAO para crear y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo. Cada organización es única, así que incluso si un empleado es un veterano del mantenimiento, un poco de formación puede ayudar mucho.
3. Obtener información de campo sobre las órdenes de trabajo
La comunicación es clave cuando se trata de una operación de mantenimiento eficaz. Por este motivo, debe buscar continuamente la opinión de todo el equipo de mantenimiento sobre las órdenes de trabajo. Si alguien tiene problemas para recibir, entender o llevar a cabo las órdenes de trabajo, es fundamental saber exactamente cuál es el problema para evitar que se repita.
4. Crear plantillas de órdenes de trabajo y hojas de ruta
Uno de los mayores problemas de las órdenes de trabajo en papel es que no siempre se rellenan correctamente todos los campos obligatorios. Pero con eMaint, los gestores pueden crear plantillas personalizables que incluyan todos los campos obligatorios. Y a menudo, muchos de estos campos pueden rellenarse automáticamente, lo que ahorra tiempo. Las plantillas de órdenes de trabajo también pueden incluir información adicional relacionada con el trabajo, como manuales de usuario, herramientas y piezas necesarias, y mucho más.
5. Realizar auditorías periódicas de las órdenes de trabajo
Ya sea cada año, cada trimestre o cada mes, es esencial llevar a cabo auditorías internas periódicas. Durante estos periodos, su equipo debe revisar todas las órdenes de trabajo para asegurarse de que no sólo están totalmente cumplimentadas, sino que también son precisas. Las auditorías de las órdenes de trabajo son mucho más fáciles si dispone de una GMAO potente como eMaint, que garantiza que todas las órdenes de trabajo y los datos relacionados están al alcance de la mano. Las auditorías también pueden revelar deficiencias o lagunas de conocimiento en su proceso de órdenes de trabajo, proporcionando forraje perfecto para futuras sesiones de formación.
6. Considere la posibilidad de contratar a un analista de datos
Aunque este paso puede no ser necesario para todas las organizaciones, algunas empresas optan por contratar a un analista de datos para que analice la enorme cantidad de datos capturados por una GMAO robusta. Al detectar tendencias y patrones, un analista de datos especializado puede ayudar al equipo de mantenimiento a adoptar un enfoque más preventivo o incluso predictivo que correctivo.
Cree fácilmente órdenes de trabajo precisas con eMaint
La creación de órdenes de trabajo es una parte fundamental de cualquier programa de gestión de mantenimiento, y eMaint agiliza este proceso. Gracias a su interfaz de fácil manejo, los responsables de mantenimiento pueden generar fácilmente órdenes de trabajo que incluyan todos los detalles necesarios.
El sistema también es altamente personalizable, lo que permite a quienes crean órdenes de trabajo incluir información útil como la ubicación del activo, el nivel de prioridad, una descripción del problema, las piezas necesarias, las horas de mano de obra estimadas y mucho más. Al centralizar toda esta información en un solo lugar, eMaint garantiza que no se pase nada por alto y que la documentación del trabajo sea siempre completa y precisa.
La exactitud es fundamental en la gestión de las órdenes de trabajo, y eMaint ofrece funciones que favorecen la precisión. Este software flexible permite a los usuarios definir procedimientos estandarizados y listas de comprobación para tipos específicos de órdenes de trabajo. Al incorporar procedimientos predefinidos para un determinado tipo de trabajo, las organizaciones pueden mantener la coherencia en las prácticas de mantenimiento, reduciendo la tasa de errores u omisiones.
Seguimiento de las órdenes de trabajo sin esfuerzo
Un software como eMaint también permite realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo a lo largo de todo el ciclo de vida del mantenimiento. A medida que las órdenes de trabajo progresan desde su creación hasta su finalización, eMaint proporciona visibilidad en tiempo real de su estado. Los responsables de mantenimiento pueden supervisar las órdenes de trabajo para identificar y resolver rápidamente los posibles cuellos de botella.
eMaint también simplifica el proceso de elaboración de informes sobre las órdenes de trabajo. Con los sistemas manuales tradicionales, generar informes sobre el historial de las órdenes de trabajo, los costes o las métricas de rendimiento es una tarea ardua y que requiere mucho tiempo. Sin embargo, la robustez de eMaint permite a los usuarios generar informes completos con sólo unos clics, proporcionando información valiosa sobre una amplia gama de actividades de mantenimiento.
Estos informes pueden ayudarle a identificar problemas recurrentes, realizar un seguimiento de los costes de mantenimiento, analizar el rendimiento de los técnicos y controlar muchos otros indicadores clave de rendimiento (KPI). La disponibilidad y accesibilidad de estos datos permite a las organizaciones tomar decisiones informadas y basadas en datos que les ayudan a mejorar continuamente sus prácticas de mantenimiento.
eMaint GMAO ofrece una solución completa para crear y gestionar eficazmente las órdenes de trabajo. Al centralizar la información de las órdenes de trabajo, seguir el progreso y promover la precisión, eMaint simplifica el proceso de órdenes de trabajo, allanando el camino para aumentar la productividad y reducir el tiempo de inactividad.