Qualquer equipa de manutenção que se dedique a minimizar o tempo de inatividade e a maximizar o desempenho dos activos necessitará de uma estratégia eficaz de gestão da manutenção. Para tal, é fundamental dispor de ordens de trabalho completas e exactas. As ordens de trabalho funcionam como um roteiro para os técnicos, orientando-os nas tarefas de manutenção e, simultaneamente, fornecendo aos gestores um registo do trabalho realizado.
No entanto, a gestão manual de ordens de trabalho pode ser morosa e propensa a erros, razão pela qual a maioria das organizações modernas confia atualmente num software de gestão de ordens de trabalho para ajudar. É aí que entra em ação o eMaint, um sistema de gestão de manutenção computorizada (CMMS) poderoso e fácil de utilizar.
Neste artigo, damos-lhe seis dicas para criar a ordem de trabalho perfeita. Também exploraremos a forma como o eMaint pode ajudar os utilizadores a criar, acompanhar e elaborar relatórios sobre ordens de trabalho sem esforço.
Seis dicas para criar ordens de serviço completas e precisas
1. Atribuir responsabilidade pela gestão das ordens de trabalho
Uma das coisas mais importantes para melhorar a estratégia de gestão das ordens de trabalho é atribuir a uma pessoa a responsabilidade final de garantir que todas as ordens de trabalho são correcta e completamente preenchidas. Esta pessoa pode ser um novo contratado ou um membro já existente da sua equipa de manutenção, mas deve efetuar verificações de rotina das ordens de trabalho e procurar potenciais áreas de melhoria.
2. Assegurar que o seu pessoal tem formação
Independentemente da experiência que os membros da sua equipa de manutenção tenham, certifique-se de que realiza sessões de formação regulares para que todos saibam exatamente como utilizar o seu software CMMS para criar e acompanhar ordens de trabalho. Cada organização é única, por isso, mesmo que um funcionário seja um veterano na área da manutenção, um pouco de formação pode ser muito útil.
3. Obter feedback das ordens de trabalho no terreno
A comunicação é fundamental quando se trata de uma operação de manutenção eficaz. É por isso que deve procurar continuamente obter feedback sobre as ordens de trabalho de toda a sua equipa de manutenção. Se alguém estiver a ter problemas em receber, compreender ou executar ordens de trabalho, é fundamental saber exatamente qual é o problema para que possa evitar que se repita.
4. Criar modelos de ordens de trabalho e listas de tarefas
Um dos maiores problemas das ordens de trabalho em papel e caneta é que nem sempre todos os campos obrigatórios são corretamente preenchidos. Mas com o eMaint, os gestores podem criar modelos personalizáveis que incluem todos os campos obrigatórios. E, muitas vezes, muitos destes campos podem ser preenchidos automaticamente, poupando tempo. Os modelos de ordens de trabalho também podem incluir informações adicionais relacionadas com o trabalho, tais como manuais do utilizador, ferramentas e peças necessárias e muito mais.
5. Realizar auditorias regulares das ordens de trabalho
Quer seja todos os anos, todos os trimestres ou todos os meses, é essencial efetuar auditorias internas regulares. Durante estes períodos, a sua equipa deve analisar todas as ordens de trabalho para garantir que não só estão totalmente preenchidas, como também são exactas. As auditorias às ordens de trabalho são muito mais fáceis se tiver um CMMS potente como o eMaint, que garante que todas as ordens de trabalho e dados relacionados estão na ponta dos dedos. As auditorias também podem revelar deficiências ou lacunas de conhecimento no seu processo de ordens de trabalho, fornecendo o material perfeito para futuras sessões de formação.
6. Considerar a contratação de um analista de dados
Embora este passo possa não ser necessário para todas as organizações, algumas empresas optam por contratar um analista de dados para analisar a vasta quantidade de dados capturados por um CMMS robusto. Ao detetar tendências e padrões, um analista de dados dedicado pode ajudar a sua equipa de manutenção a mudar para uma abordagem mais preventiva ou mesmo preditiva, em vez de correctiva, do trabalho de manutenção.
Crie facilmente ordens de trabalho exactas com o eMaint
A criação de ordens de trabalho é uma parte fundamental de qualquer programa de gestão da manutenção, e o eMaint simplifica este processo. Com a interface de fácil utilização do eMaint, os gestores de manutenção podem facilmente gerar ordens de trabalho que incluem todos os detalhes necessários.
O sistema também é altamente personalizável, permitindo que aqueles que criam ordens de trabalho incluam informações úteis, como a localização do ativo, o nível de prioridade, uma descrição do problema, peças necessárias, horas de trabalho estimadas e muito mais. Ao centralizar todas estas informações num único local, o eMaint garante que nada é esquecido e que a documentação do trabalho é sempre completa e exacta.
A exatidão é fundamental quando se trata de gestão de ordens de trabalho, e o eMaint oferece funcionalidades que promovem a precisão. O software flexível permite aos utilizadores definir procedimentos normalizados e listas de verificação para tipos específicos de ordens de trabalho. Ao incorporar procedimentos predefinidos para um determinado tipo de trabalho, as organizações podem manter a consistência nas práticas de manutenção, reduzindo a taxa de erros ou omissões.
Acompanhe as ordens de trabalho sem esforço
Um software como o eMaint também permite acompanhar as ordens de trabalho ao longo de todo o ciclo de vida da manutenção. À medida que as ordens de trabalho progridem desde a criação até à conclusão, o eMaint proporciona visibilidade em tempo real do seu estado. Os gestores de manutenção podem monitorizar as ordens de trabalho para poderem identificar e resolver rapidamente quaisquer potenciais estrangulamentos.
O eMaint também simplifica o processo de criação de relatórios para ordens de trabalho. Com os sistemas manuais tradicionais, a criação de relatórios sobre o historial das ordens de trabalho, custos ou métricas de desempenho é uma tarefa morosa e árdua. No entanto, as funcionalidades robustas de criação de relatórios do eMaint permitem aos utilizadores gerar relatórios abrangentes com apenas alguns cliques, fornecendo informações valiosas sobre uma vasta gama de actividades de manutenção.
Estes relatórios podem ajudá-lo a identificar problemas recorrentes, acompanhar os custos de manutenção, analisar o desempenho dos técnicos e monitorizar muitos outros indicadores-chave de desempenho (KPI). A disponibilidade e acessibilidade desses dados permite que as organizações tomem decisões informadas e baseadas em dados que as ajudam a melhorar continuamente as suas práticas de manutenção.
O eMaint CMMS oferece uma solução abrangente para a criação e gestão eficaz de ordens de trabalho. Ao centralizar as informações das ordens de trabalho, acompanhar o progresso e promover a precisão, o eMaint simplifica o processo de ordens de trabalho, abrindo caminho para o aumento da produtividade e a diminuição do tempo de inatividade.