Chicoteamento a lápis é um termo de fabrico que se refere à assinatura apressada de ordens de trabalho ou outras tarefas que não tenham sido devidamente concluídas. Isto pode aumentar o risco da sua organização de avarias de equipamento, problemas de inventário, riscos de segurança, e muito mais.
Algumas tarefas comuns que sofrem de chicoteamento a lápis incluem Manutenção Preventiva (PM), verificações de inventários, sinais de embarque, inspecções de segurança, e certificações de formação.
Os riscos de chicoteamento de lápis
O chicoteamento a lápis pode parecer inofensivo. Mas se a prática se tornar banal, pode ser uma bola de neve, causando sérios problemas para a sua organização.
Por exemplo, inspecções inadequadas podem resultar em reparações inesperadas e dispendiosas, prazos não cumpridos, produtos de baixa qualidade, e clientes zangados. Na pior das hipóteses, o chicoteamento a lápis pode mesmo levar a falhas catastróficas no equipamento que colocam em risco a segurança dos funcionários.
Se não for controlado, a chicotada a lápis também pode causar problemas relacionados com a conformidade regulamentar, perda de emprego, multas caras, ou mesmo problemas legais.
Quais são as causas das chicotadas a lápis?
O chicoteamento a lápis pode ocorrer por uma variedade de razões - e muitas vezes não é o resultado da preguiça do trabalhador.
Empregados com excesso de trabalho
Quando são atribuídas demasiadas tarefas a um número demasiado reduzido de trabalhadores, muitas vezes dão prioridade com base no que consideram ser o mais importante. Isto pode resultar em chicotear o trabalho que percebem como de baixa prioridade ou baixo risco. O software de ordens de trabalho é uma excelente forma de racionalizar os fluxos de trabalho e automatizar a manutenção de registos, libertando mais tempo para os seus empregados completarem todas as suas tarefas de manutenção programadas.
Gestão Ineficaz
Os técnicos e outros trabalhadores envolvidos no trabalho de manutenção preventiva devem saber porque estão a completar as tarefas que lhes são atribuídas - e esta é a responsabilidade dos seus gestores. O software de ordens de trabalho permite a criação de modelos personalizáveis que descrevem exactamente como e porquê o trabalho específico deve ser concluído, ajudando os seus empregados a manter-se informados e actualizados sobre a mudança de prioridades, assegurando ao mesmo tempo que as normas comuns são seguidas por todos.
Pressão para melhoria do sistema métrico
Os trabalhadores podem sentir pressão para atingir o que consideram ser métricas de desempenho inatingível ou indicadores-chave de desempenho (KPIs), levando por vezes a chicotadas a lápis. Com o software de ordens de trabalho, a sua empresa pode auditar e analisar automaticamente toda a actividade de manutenção, ajudando-o a identificar potenciais áreas de melhoria, bem como definir objectivos realistas e realizáveis para a sua equipa de manutenção.
Problema de cultura de trabalho
Não importa a causa, se a chicotada a lápis for uma prática comum na sua empresa, pode rapidamente alastrar, levando a avarias, perda de produtividade, e desperdício de dinheiro. É por isso que devem ser criados processos para assegurar que os seus trabalhadores tenham as ferramentas de que necessitam para completar e documentar facilmente todo o seu trabalho de manutenção preventiva. Com o software de ordens de trabalho, os trabalhadores podem enviar rapidamente assinaturas electrónicas, preencher formulários personalizáveis, acompanhar as suas tarefas de manutenção, e muito mais.
Como evitar o chicoteamento de lápis
A melhor maneira de evitar o chicoteamento de lápis é encorajar a responsabilidade, a transparência e o feedback de todos os seus empregados.
Quando os trabalhadores sabem exactamente o que se espera deles, têm os recursos de que necessitam para completar as suas tarefas, e têm ferramentas que lhes permitem comunicar facilmente com a direcção, são mais produtivos, sentem-se mais valorizados, e são menos propensos a recorrer à chicotada a lápis.
Um poderoso software de encomenda de trabalho, como aquele que faz parte do Sistema Informatizado de Gestão de Manutenção (CMMS) de eMaint, faz da gestão da sua equipa de manutenção uma brisa. Com toda a informação organizada e acessível em tempo real a partir de qualquer dispositivo inteligente, a liderança pode rapidamente identificar e resolver potenciais deficiências nas práticas de manutenção actuais.
Como um CMMS pode prevenir o chicoteamento de lápis
Combater o chicoteamento a lápis com a ajuda de software de encomenda de trabalho ajudará a sua organização a executar rápida e correctamente as tarefas críticas de manutenção, maximizando assim a produtividade e a eficácia da sua equipa de manutenção.
Além disso, com as robustas capacidades de elaboração de relatórios do eMaint CMMS, obtém paz de espírito sabendo que tem registos precisos e actualizados que estão em conformidade com quaisquer normas relevantes. Isto porque com o software de ordem de trabalho, cada actividade é documentada e carimbada electronicamente, para que possa ser facilmente recuperada no caso de uma auditoria.
Ao aumentar o tempo de actividade dos activos, diminuir o tempo de inactividade não planeado, minimizar as despesas de manutenção, e automatizar a manutenção de registos, o software de ordem de serviço paga-se rapidamente por si próprio.
Não espere, obtenha eMaint para garantir facilmente que as suas ordens de trabalho não sejam chicoteadas a lápis hoje.