Was ist Gebäudeinstandhaltung?
Instandhaltung von Gebäuden umfasst alles, was mit der allgemeinen Instandhaltung, der Landschaftsgestaltung, der Reinigung und der Gebäudereparatur von Geschäfts- oder Wohngebäuden zu tun hat. Sie bezieht sich auf die Tätigkeiten, die die Funktionen wiederherstellen und die Bedingungen für alle Bewohner eines Privatgrundstücks verbessern, unabhängig davon, ob sie in dem Gebäude leben oder arbeiten.
Wenn die Elektrik ausfällt oder es ein Problem mit den Sanitäranlagen gibt, kümmert sich das Gebäudewartungsteam um die Reparatur. Diese Teammitglieder bleiben oft unbemerkt, bis ein Problem auftritt, und arbeiten meist still im Hintergrund, um die täglichen Arbeiten auszuführen, die dafür sorgen, dass die Gebäude funktionieren und schön aussehen. Das Wechseln von HVAC-Filtern, die Inspektion von Geräten und die Behebung einer Vielzahl von Problemen im gesamten Gebäude gehören zu den Aufgaben der Gebäudewartung.
Die Gebäudeinstandhaltung umfasst viele Fähigkeiten und Rollen, was es schwierig machen kann, Rollen und Verantwortlichkeiten zu organisieren und die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) kann jedoch die Verwaltung der Gebäudeinstandhaltung sowohl für den Instandhaltungsleiter als auch für das gesamte Instandhaltungsteam vereinfachen.
Arten von Gebäudeinstandhaltungsjobs und Arbeitnehmern
In der Gebäudeinstandhaltung gibt es viele verschiedene Rollen. In einigen kleinen Gebäuden gibt es vielleicht eine Person, die für alle Aufgaben der Gebäudeinstandhaltung zuständig ist, aber in den meisten Einrichtungen gibt es zumindest einige Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Zuständigkeiten. Zu diesen Aufgaben gehören:
- Instandhaltungsleiter/Überwacher - Diese Person beaufsichtigt alle Bereiche der Gebäudeinstandhaltung und das für die Durchführung von Instandhaltungsaufgaben zuständige Personal. Er kann Prioritäten für Arbeitsaufträge setzen, erledigte Aufgaben überprüfen und ist für die Einstellung von Wartungspersonal verantwortlich.
- Wartungstechniker - Die Einzelheiten dieser Aufgaben können variieren, aber häufig erledigen Wartungstechniker Arbeitsaufträge und führen Sanitär-, HLK-, Elektro- oder andere Gebäudereparaturen nach Bedarf durch. Sie können auch Einrichtungen im Gebäude reinigen oder Aufgaben wie die vorbeugende Wartung von Anlagen übernehmen.
- Hausmeister - Mitarbeiter in dieser Funktion übernehmen häufig wichtige Aufgaben wie die Reinigung und die Gewährleistung der Sicherheit für Besucher und Bewohner des Gebäudes.
Größere Gebäude oder Einrichtungen können spezifischere Wartungsaufgaben haben, wie zum Beispiel:
- Grundstückspflege - Verantwortlich für Landschaftsgestaltung, Schneeräumung, Rasenmähen und Sicherstellung, dass der Parkplatz gut gepflegt und sauber ist, neben anderen grundstücksbezogenen Aufgaben.
- Elektrische Wartung - Verantwortlich für die Fehlersuche in elektrischen Anlagen, wie z. B. die Reparatur von Geräten und Armaturen und die Installation neuer elektrischer Geräte im Gebäude.
Beispiele für die Instandhaltung von Gebäuden
Gebäudewartungsdienste halten Ihre Infrastruktur in gutem Zustand und nehmen eine proaktive Haltung zur Wartung ein. Es ist besser, potenziellen Ausfällen durch routinemäßige Wartungsarbeiten vorzubeugen, als zu warten und sich mit ihnen zu befassen, wenn sie auftreten.
Ziel der Gebäudeinstandhaltung ist es stets, die Gebäude für alle Nutzer komfortabel und sicher zu machen.
Welche Beispiele gibt es also für die Instandhaltung von Gebäuden in der Praxis?
Reparatur von Anlagen in Gebäuden: Die Reparatur der Aufzüge, die Prüfung und Reparatur des Brandschutzsystems und die Überprüfung der Notstromaggregate fallen unter diese Kategorie.
Vorbeugende Wartung: Aufgaben wie das Schmieren von Geräten, das Auswechseln von Filtern, das Testen der HLK-Anlage bei saisonalen Veränderungen und andere Aufgaben, die die Lebensdauer von Anlagen verlängern und Kosten senken, können unter die Gebäudewartung fallen.
Waschen und Reinigen: Abwischen von Oberflächen und gründliche Reinigung von Böden, Badezimmern, Fenstern, Tischen und Arbeitsplätzen in Büros, Betrieben, Forschungslabors und Pausenräumen.
Renovierung der Innenräume: Das Streichen von Wänden, das Verlegen von Teppichböden, das Abdichten von rissigen Fenstern oder die Isolierung des Daches können als Gebäudeinstandhaltung betrachtet werden, auch wenn sie weitgehend kosmetischer Natur sind.
Grünflächenpflege: Dies umfasst in der Regel Aufgaben im Außenbereich wie Landschaftsbau, Gehwegreinigung und Müllbeseitigung. Saisonale Tätigkeiten wie Rasenmähen oder Schneeschaufeln fallen in diese Kategorie. Auch die Beschilderung außerhalb des Gebäudes könnte hierunter fallen.
Wenn die Reparatur eines Teils der Infrastruktur die Fähigkeiten des Wartungspersonals übersteigt, können sie auch für die Suche nach professionellen Auftragnehmern zuständig sein, die die Reparatur oder den Austausch durchführen.
Checkliste für das Gebäudemanagement
Auch bei einem noch so gut geführten Gebäudeinstandhaltungsprogramm werden Ersatzteile, Aktualisierungen und Gebäudereparaturen erforderlich sein. Deshalb sollten Sie jeden Arbeitsauftrag auf einer Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung dokumentieren, um zu wissen, wie oft Sie die vorbeugende Instandhaltung (PM) für laufende Anlagen durchführen müssen.
Eine Checkliste für die Gebäudewartung legt die Reihenfolge der Aufgaben für den Techniker fest, der sie ausführen wird. Die Verwendung einer Checkliste für jeden Teil des Gebäudes stellt sicher, dass der Techniker seine Arbeit gründlich erledigt und keine Bereiche übersieht, die gewartet werden müssen.
Die Durchführung von Sichtkontrollen in jedem Bereich des Gebäudes ist der erste Schritt zur Planung von Wartungschecklisten für die anfallenden Arbeiten. Bestimmte Gebäudeteile oder Maschinen müssen jedoch möglicherweise eingehender geprüft werden, um festzustellen, ob sie ordnungsgemäß funktionieren.
Jede Einrichtung verfügt über einzigartige Anlagen und Ausrüstungen, aber hier ist eine Liste allgemeiner Bereiche, die bei der Zusammenstellung einer Checkliste für die Gebäudewartung bewertet werden sollten:
- HVAC-System - Sichtprüfung auf Verschleiß von Kabeln und losen Verbindungen sowie Ermittlung des Bedarfs an regelmäßiger vorbeugender Wartung, z. B. Filterwechsel.
- Sanitäranlagen - Überprüfen Sie Rohre, Dichtungen und Armaturen auf Lecks oder sichtbaren Verschleiß. Vergewissern Sie sich, dass alle Armaturen ordnungsgemäß funktionieren und gegebenenfalls heißes Wasser zur Verfügung steht, und prüfen Sie auf sichtbare Anzeichen von Lecks wie Schimmel oder nasse Böden.
- Sicherheitsvorkehrungen - Vergewissern Sie sich, dass Feuermelder, Sprinkleranlagen, Sicherheitsschilder und andere Sicherheitsvorkehrungen ordnungsgemäß funktionieren und den geltenden örtlichen Sicherheitsvorschriften entsprechen.
- Strukturelle und kosmetische Merkmale - Überprüfen Sie, dass das Dach keine sichtbaren Schäden aufweist, dass keine Bereiche des Gebäudes bei Regen undicht sind und dass Entwässerungssysteme wie Dachrinnen frei von Ablagerungen sind und ordnungsgemäß funktionieren. Zu dieser Art der Instandhaltung gehört auch die Überprüfung auf abgeplatzte Farbe, beschädigte Abstellgleise oder Wandmaterialien und die Behebung anderer äußerer Abnutzungserscheinungen des Gebäudes.
- Schädlingsbekämpfung - Achten Sie auf Anzeichen von Nagetieren und Ungeziefer. Falls noch nicht geschehen, sollten Sie regelmäßige Inspektionen oder vorbeugende Maßnahmen durch einen Schädlingsbekämpfer einplanen.
- Ausrüstung - Geräte wie Gefriergeräte, Heizkessel, Generatoren und andere Anlagen müssen inspiziert und gewartet werden, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der korrekten Temperaturparameter arbeiten und wie erwartet funktionieren. Dazu können auch Tests mit den Geräten gehören, um zu prüfen, ob sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen können.
- Fußböden - Vergewissern Sie sich, dass alle Fußböden in gutem Zustand sind und keine Stolper- oder Sturzgefahr darstellen, dass Schwellen in gutem Zustand sind und dass alle Fußböden sauber und sicher sind.
Vorbeugende Wartungsaufgaben sollten dann für jeden Bereich Ihres Betriebs festgelegt und in regelmäßigen Abständen geplant werden. Dann können Sie bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, um sicherzustellen, dass sie in der erforderlichen Häufigkeit erledigt werden. Erledigte Aufgaben sollten von den Technikern, die die Wartung durchführen, dokumentiert werden, und die Techniker sollten auch alle Bedenken notieren, die sie haben, damit die Techniker, die künftige Wartungsarbeiten durchführen, wissen, auf welche Problembereiche sie achten müssen.
In vielen Unternehmen werden Instandhaltungsaufgaben nach ihrer Priorität eingestuft, um festzustellen, welche Aufgaben am wichtigsten sind. Die höchste Priorität haben Notfallsituationen, in denen das Gebäude erhebliche Schäden erleiden könnte oder die Versorgungsdienste eines ganzen Stockwerks unterbrochen werden könnten.
Danach folgen Aufgaben mit hoher Priorität, die zwar für die Sicherheit wichtig sind, aber keine Notfälle darstellen. Aufgaben mit mittlerer und niedriger Priorität sind immer noch notwendig, stellen aber kein so großes Risiko für Eigentum oder Menschen dar, wenn sie nicht sofort erledigt werden können. Wenn sie jedoch nicht erledigt werden, könnten sie in eine höhere Kategorie aufsteigen.
Was leistet die Software für die Gebäudeinstandhaltung?
Es kann eine Herausforderung sein, all Ihre Anlagen, Zeitpläne, Inspektionen und Techniker zu organisieren. Hier kommt die Software für die Gebäudeinstandhaltung ins Spiel.
Software für die Gebäudewartung bzw. für das Gebäudemanagement ist der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Kostensenkung in Ihrem Gebäudewartungsprogramm.
Software für die Gebäudeinstandhaltung wurde entwickelt, um zeitaufwändige Prozesse in Ihrem Unternehmen zu automatisieren, indem Arbeitsaufträge digital verfolgt und geplant werden können. Dies macht Arbeitsaufträge auf Papier oder unübersichtliche Kalender überflüssig. Außerdem können Sie Berichte erstellen, aus denen hervorgeht, welche Aufgaben der Gebäudeinstandhaltung bereits erledigt wurden und welche noch ausstehen.
Mit der Instandhaltungssoftware können Sie Arbeitsaufträge nach Priorität ordnen, sodass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden, und Sie können Arbeitsaufträge an Techniker mit den für die Ausführung der Aufgabe erforderlichen spezifischen Fähigkeiten vergeben. Techniker können bereits erledigte Aufgaben direkt von ihrem mobilen Gerät aus einsehen, ohne Arbeitsaufträge aus einer Datei heraussuchen zu müssen. Sie können alle ihre Beobachtungen direkt in der Software notieren, so dass sie von zukünftigen Technikern überprüft werden können, und die Leiter der Gebäudewartung können abgeschlossene Arbeitsaufträge abzeichnen - alles im selben System.
Gebäudewartungsmanagement mit einem CMMS
Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem(CMMS) ist eine Softwarelösung, mit der Sie einen Wartungsplan für jeden Aspekt Ihrer Anlage erstellen und verwalten können. Wann immer Sie Ausrüstungs-Upgrades installieren, regelmäßige Inspektionen durchführen, Geräte testen oder eine vorbeugende Wartung durchführen müssen, können Sie mit einem CMMS den Fortschritt dieser Arbeitsaufträge bis zum Abschluss verfolgen.
Ein CMMS kann Ihnen auch bei der Verwaltung mehrerer Standorte helfen. Für jeden Standort können Sie moderne Softwarefunktionen wie interaktives Mapping und mobilen App-basierten Zugriff implementieren, um Ihr Gebäudewartungsprogramm zu optimieren. Die Mitglieder des Wartungsteams werden besser in der Lage sein, die Prozesse zu verwalten, die für einen sauberen, besser funktionierenden Arbeitsplatz sorgen.
Die Verantwortlichen für die Gebäudewartung können für jeden Prozess Arbeitsabläufe oder erforderliche Schritte hinzufügen, um sicherzustellen, dass Arbeitsaufträge gründlich und effektiv ausgeführt werden. Ein CMMS kann auch den Ersatzteilbestand verwalten und so sicherstellen, dass Ihr Ersatzteillager immer über alles verfügt, was Ihre Techniker benötigen, um notwendige Reparaturen schnell durchzuführen.
Unabhängig davon, ob Sie mehrere Gebäude oder nur ein einziges betreuen, wird die Verwaltung der Gebäudeinstandhaltung durch den Einsatz einer Software für die Gebäudeinstandhaltung, wie z. B. eines CMMS, für die Planung und Aufzeichnung vereinfacht. Um zu sehen, was ein CMMS für Sie tun kann, klicken Sie hier für eine kostenlose Demo von eMaint, einem der am besten bewerteten CMMS-Softwareprogramme, die von Instandhaltungsfachleuten verwendet werden.