O que é uma ordem de serviço? Definição, processo e guia prático

Ordens de trabalho vs. pedidos de trabalho

Um pedido de trabalho é apresentado por alguém que identifica uma necessidade (por exemplo, "A unidade HVAC está a fazer barulho"). Uma ordem de trabalho é criada depois de o pedido ser analisado e aprovado. É o documento formal emitido em resposta ao pedido de trabalho, autorizando e detalhando as tarefas específicas necessárias. Inclui recursos atribuídos, prazos e instruções, fornecendo passos acionáveis para concluir o trabalho necessário.

Tipos comuns de ordens de serviço

Compreender os diferentes tipos de ordens de trabalho - e para que serve cada ordem de trabalho - ajuda a sua equipa a dar prioridade à tarefa certa no momento certo.

As ordens de trabalho dividem-se geralmente em várias categorias: preventiva, corretiva, de emergência, de inspeção e outras - cada uma com o seu próprio objetivo, urgência e necessidades de recursos. Estas categorias reflectem normas amplamente aceites no mundo da manutenção, incluindo as definidas pela Society for Maintenance & Reliability Professionals (SMRP). Eis seis dos tipos mais comuns de ordens de trabalho utilizados atualmente nos programas de manutenção.

1. Ordens de trabalho de manutenção preventiva

O que é: As ordens de trabalho para manutenção preventiva são agendadas com antecedência para manter o equipamento a funcionar sem problemas e reduzir o risco de tempo de inatividade não planeado. Podem incluir limpeza de rotina, lubrificação e outras tarefas de manutenção preventiva para garantir um desempenho consistente dos activos. Normalmente, baseiam-se em intervalos de tempo (por exemplo, a cada 90 dias) ou em factores de utilização (por exemplo, a cada 1.000 horas de funcionamento).

Ideal para: Inspecções de rotina, mudanças de óleo, substituição de filtros

2. Ordens de trabalho de manutenção corretiva (reactiva)

O que é: As ordens de trabalho de manutenção corretiva são emitidas para corrigir novos problemas antes de se tornarem graves. Os técnicos podem descobrir um problema durante a realização de inspecções de rotina ou as suas ferramentas de IA podem diagnosticar uma nova falha no seu equipamento. Uma ordem de serviço de manutenção corretiva pode incluir a reparação ou substituição de peças gastas ou danificadas no seu equipamento.

Ideal para: Substituir um motor avariado, reparar um tubo com fugas

3. Ordens de trabalho de inspeção

O que é: As ordens de trabalho de inspeção agendam a vinda de um técnico para inspecionar um determinado ativo. Se for detectado um problema durante uma ordem de trabalho de inspeção, é criada uma nova ordem de trabalho para resolver o problema. O que desencadeia uma ordem de inspeção dependerá da sua estratégia de manutenção.

Ideal para: Inspecções visuais, verificações de segurança, auditorias de conformidade

4. Ordens de trabalho de emergência

O que é As ordens de serviço de emergência são criadas em resposta a uma avaria inesperada. Estas ordens de trabalho requerem uma resposta imediata para evitar tempos de inatividade dispendiosos. Ao responder a ordens de serviço de emergência, os técnicos devem registar a razão pela qual o ativo falhou, o que foi feito para repor o seu estado de funcionamento normal e fornecer recomendações para evitar que este tipo de falha volte a ocorrer.

Ideal para: Falhas de energia, fugas de gás, falhas de equipamento crítico

5. Ordens de trabalho eléctricas

O que é As ordens de serviço eléctricas centram-se na reparação ou instalação de equipamento elétrico. Pode ser a instalação de novos cabos, a reparação de luzes ou a resolução de quaisquer problemas de fornecimento de energia.

Ideal para: Instalação de cabos, reparação de painéis eléctricos, resolução de problemas de iluminação e de energia

6. Ordens de serviço de projectos especiais

O que é As ordens de serviço para projectos especiais dizem respeito a equipamento novo e melhorado. Este é o tipo de ordem de trabalho que é necessário sempre que é preciso instalar um novo ativo. Podem ser utilizadas por vários motivos, como a melhoria da eficiência das operações ou a substituição de equipamento antigo.

Ideal para: Instalação de novos equipamentos, atualização de sistemas, melhorias de infra-estruturas

Os programas de manutenção mais bem geridos não se baseiam num único tipo de ordem de trabalho - utilizam estrategicamente toda a gama. Mas conhecer o tipo é apenas o começo. O que acontece a seguir, desde a submissão até ao encerramento, é o que determina o sucesso.

Ciclo de vida de uma ordem de trabalho: Guia passo-a-passo

Existem seis etapas no ciclo de vida das ordens de trabalho - o processo de criação e aprovação de uma ordem de trabalho:

Passo 1: Identificar a pergunta

Quer seja apresentada por um técnico, operador de máquina ou ocupante de um edifício, cada ordem de trabalho deve começar com um pedido claramente definido. No entanto, também pode ser desencadeada por actividades predefinidas, como tarefas de manutenção preventiva ou inspecções de rotina. O processo é muito mais simples quando a manutenção é planeada e os recursos podem ser atribuídos com antecedência.

Passo 2: Criar um novo pedido de trabalho

Uma vez identificada a tarefa, é apresentado um pedido de manutenção à equipa de manutenção. Por exemplo, se uma máquina se avariar inesperadamente, é apresentado um pedido de trabalho para a reparar. Se a tarefa fizer parte de um calendário planeado, um CMMS como o eMaint pode emitir automaticamente o pedido no momento certo.

Passo 3: Priorizar o trabalho

Nem todos os trabalhos são igualmente urgentes. Quando os pedidos são apresentados, cabe à equipa de manutenção avaliar e definir as prioridades. Um processo sólido inclui triagem: categorizar o pedido, atribuir prioridade e obter aprovação rápida com base na segurança ou no impacto comercial. Algumas tarefas são mais sensíveis ao tempo do que outras, dependendo do seu efeito a jusante. Uma vez aprovado, o pessoal e as peças adequadas são atribuídos e o pedido é convertido numa ordem de trabalho.

Passo 4: Criar uma ordem de trabalho

Depois de o pedido de trabalho ter sido aprovado e devidamente priorizado, é criada oficialmente uma ordem de trabalho. Esta deve conter toda a informação necessária para completar a tarefa, com os recursos já atribuídos e prontos.

Etapa 5: Concluir e documentar o trabalho

A ordem de trabalho é então atribuída a um técnico para atuar. Este executará o trabalho, seguirá os procedimentos padrão e registará os principais detalhes, tais como horas de trabalho, peças utilizadas, notas e fotografias. Isto é vital para o histórico dos activos e para o acompanhamento da fiabilidade.

Passo 6: Analisar os resultados

Os supervisores revêem a ordem de trabalho para confirmar a conclusão, adicionam quaisquer passos de acompanhamento e fecham-na no sistema. Esta etapa geralmente inclui a geração de relatórios ou o acionamento de PMs de acompanhamento.

"Não fique por aqui", avisa Michael Mills, Líder da Equipa de Vendas Técnicas da Fluke Reliability. "O seu histórico de ordens de trabalho oferece informações valiosas sobre o seu equipamento e os seus processos existentes para impulsionar a melhoria contínua. Certifique-se de que mede e ajusta conforme necessário."

Dica de bónus: Automatize onde puder

Os fluxos de trabalho automatizados e o acesso móvel eliminam os estrangulamentos e evitam que as ordens de trabalho se percam na confusão. Quanto menos passos manuais, mais rapidamente a sua equipa pode responder.

Quando cada passo é tratado com cuidado - desde o pedido até ao encerramento - reduzem-se os atrasos, melhora-se a responsabilidade e mantêm-se as operações a funcionar sem problemas.

Para que serve uma ordem de serviço?

As ordens de trabalho são utilizadas para controlar formalmente as tarefas de manutenção, reparação e assistência numa organização. Fornecem instruções detalhadas, atribuem responsabilidades e afectam recursos para que cada tarefa seja executada de forma sistemática e eficiente.

Ao utilizar ordens de trabalho, as equipas de manutenção podem programar mão de obra e materiais, partilhar instruções com os técnicos e documentar cada passo do trabalho. Ao longo do tempo, estes registos criam um histórico de manutenção completo para cada ativo - apoiando um melhor planeamento, orçamentação e tomada de decisões.

Que informações deve incluir uma ordem de serviço?

Uma boa descrição da ordem de trabalho transforma uma tarefa vaga em passos de ação claros. Para que a manutenção da ordem de trabalho seja bem sucedida, o formulário deve incluir todos os detalhes relevantes desde o início, porque uma ordem de trabalho bem estruturada não só orienta os técnicos, como também se torna um registo valioso para a conformidade, responsabilidade e manutenção de activos a longo prazo. Para ser eficaz, deve incluir:

• Uma descrição clara da tarefa - O que tem de ser feito e porquê
• Detalhes do ativo - ID do equipamento, localização e histórico de manutenção
• Nível de prioridade - crítico, alto, médio ou baixo
• Estimativa de mão de obra e peças - Tempo necessário e materiais necessários
• Técnico ou equipa designada - Quem é responsável pela execução
• Datas de início e de vencimento programadas - Calendário e prazos
• Notas de conclusão e acompanhamento - Documentação para rastreabilidade

Quando estes campos são preenchidos de forma consistente, o resultado não é apenas uma melhor execução de tarefas, mas um histórico completo e pesquisável das suas operações de manutenção. "As ordens de trabalho normalizadas dão-lhe mais do que uma simples lista de verificação - dão-lhe a confiança de que todos os técnicos estão a trabalhar a partir do mesmo manual, sempre", diz Michael Mills, Líder da Equipa de Vendas Técnicas da Fluke Reliability. "É assim que transforma as tarefas de manutenção em resultados fiáveis e repetíveis, independentemente de quem está no turno."

Exemplo de ordem de trabalho

Então, como é que tudo isto se traduz na prática?

Digamos que um técnico detecta uma correia de transmissão gasta numa linha de produção. Em vez de a reparar ad hoc, cria uma ordem de trabalho de manutenção no CMMS. Para o fazer, terá de responder às seguintes perguntas:

• Que bens precisam de ser reparados? Onde está localizado o bem?
• Quais as peças que precisam de ser substituídas, se for o caso? Existem em stock?
• Quais as ferramentas necessárias para a equipa de manutenção?
• Quantos trabalhadores são necessários para efetuar este trabalho? De que tipo de competências necessitam? Será necessário recorrer a apoio externo?
• Qual é a cronologia para a realização deste trabalho? Trata-se de um projecto de manutenção preventiva que deve ser feito numa data fixa? Trata-se de uma reparação urgente de um bem chave que precisa de ser tratado imediatamente?
• Quais são os custos envolvidos?
• Quem solicitou e autorizou o trabalho?

Quando estas perguntas são respondidas, a sua ordem de trabalho passa de um formulário básico a instruções de campo claras, como esta:

Ordem de serviço n.º: 002347
Tipo: Manutenção preventiva
Ativo: Unidade HVAC #12 (Escritório Principal)
Localização: Edifício A - Telhado
Solicitado por: James McCallister
Prioridade: Média
Atribuído a: Dana Williams - Técnico de AVAC
Data programada: 20 de agosto de 2025
Tempo estimado: 2 horas

Descrição:
Efetuar a manutenção trimestral da unidade HVAC nº 12 do telhado. Limpar as bobinas, substituir os filtros de ar, inspecionar as correias e o motor, verificar os níveis de refrigerante e registar os resultados.

Ferramentas/Materiais necessários:

• Limpador de bobinas
• Kit de ferramentas standard
• Filtros de substituição (Modelo: AF-22)
• Arnês de segurança

Notas de segurança:
Utilizar proteção contra quedas no telhado. Desligue a corrente antes de iniciar qualquer inspeção interna.

Notas de conclusão:
A Dana concluiu todas as tarefas, substituiu 2 filtros e registou um ligeiro desgaste na correia da ventoinha. Não são necessárias acções urgentes, mas sugere-se a monitorização da tensão da correia no próximo trimestre.

Olhando para esta ordem de trabalho, eis o que salta à vista:

• Sabe exatamente onde ir - o telhado do Edifício A - e em que unidade trabalhar.
• A lista de tarefas abrange todas as etapas principais, para que não se esqueça de algo como os níveis de refrigerante.
• É-lhe dito o que deve trazer (bobinas, filtros, arnês), pelo que não tem de adivinhar ou fazer viagens extra.
• As indicações de segurança recordam-lhe que deve desligar a corrente e utilizar proteção contra quedas - sem surpresas a meio do trabalho.
• O formato estruturado também mostra como um técnico de manutenção compreende a ordem de trabalho, o que reduz os atrasos e mantém a segurança em primeiro lugar.

É o tipo de ordem de trabalho que lhe permite aparecer, começar a trabalhar e fazer o trabalho corretamente.

Porque é que as ordens de trabalho são importantes? 

Olhando para o exemplo acima, é evidente que quando uma ordem de trabalho é preenchida com esse nível de clareza, faz mais do que concluir o trabalho - prepara o terreno para uma melhor coordenação, menos atrasos e decisões mais inteligentes no futuro. Desde o campo até ao escritório, esse entendimento partilhado é o que faz com que as operações de manutenção sejam verdadeiramente eficazes.

Eis o que isso significa na prática:

• Responsabilidade clara. Toda a gente sabe quem é responsável pelo quê e quando deve fazê-lo. Não há mais tarefas perdidas ou acusações.
• Planeamento mais inteligente. As ordens de trabalho ajudam os planeadores de manutenção a antecipar as necessidades de mão de obra, peças e tempo de inatividade - especialmente para tarefas preventivas.
• Melhor documentação. Com registos digitais precisos, as auditorias são mais fáceis, os pedidos de garantia são mais simples e a conformidade é mais direta.
• Menos tempo de inatividade. Instruções claras e uma melhor programação significam menos idas e vindas, reparações mais rápidas e mais tempo de atividade para activos críticos.
• Tomada de decisões mais forte. A análise de trabalhos anteriores ajuda-o a tomar melhores decisões sobre quando reparar, quando substituir e como orçamentar.

As ordens de trabalho digitais vão um passo mais além. Com um Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) moderno, muitos dos detalhes - como a identificação do ativo, a localização, o histórico de assistência e o técnico atribuído - podem ser preenchidos automaticamente. Isto não poupa apenas tempo. Reduz os erros, melhora o acompanhamento e ajuda as equipas de manutenção a manterem-se proactivas e não reactivas. Iremos aprofundar o papel das plataformas CMMS numa secção posterior.

Mas independentemente do grau de sofisticação do sistema, o objetivo principal de uma ordem de trabalho permanece o mesmo: atribuir, acompanhar e concluir um tipo específico de tarefa de manutenção. E nem todas as tarefas são criadas da mesma forma. É por isso que as ordens de trabalho são normalmente agrupadas em categorias, cada uma concebida para lidar com um tipo diferente de necessidade, desde a manutenção de rotina até às reparações urgentes.

6 Melhores práticas de ordens de trabalho no terreno

Uma vez que as etapas estejam estabelecidas, o próximo desafio é executá-las bem. Para tirar o máximo proveito do seu processo de ordem de serviço, tenha em mente estas dicas comprovadas - muitas das quais ecoam as melhores práticas da indústria compartilhadas por profissionais da Plant Engineering e da Reliable Plant.

1. Normalize os seus campos e modelos: Utilize formatos consistentes para descrições de tarefas, etiquetas de activos e notas de técnicos para que todos os possam ler e agir rapidamente.

2. Associe as ordens de trabalho ao histórico dos activos: Os técnicos têm um melhor desempenho quando sabem o que aconteceu da última vez. Um CMMS ligado torna esse contexto instantaneamente disponível.

3. Incluir fotografias ou anexos: Adicione imagens, manuais ou diagramas de cablagem para que os técnicos tenham tudo o que precisam no trabalho.

4. Automatizar ordens de trabalho preventivas: Utilize o seu CMMS para gerar automaticamente ordens de trabalho com base no tempo, na utilização ou nos dados dos sensores. Isto mantém os PMs no caminho certo - sem adivinhações. Por exemplo, o eMaint permite agendar automaticamente ordens de trabalho com base nos dados de estado do equipamento, para que possa resolver os problemas atempadamente, antes que estes conduzam a uma falha.

5. Monitorize o tempo, o custo e a conclusão: Não se limite a fechar a ordem de trabalho - registe o tempo despendido, os materiais utilizados e quaisquer acções de acompanhamento necessárias.

6. Dar formação às equipas sobre as expectativas: Certifique-se de que todos sabem como preencher e encerrar corretamente uma ordem de trabalho. Normas claras reduzem o retrabalho e aumentam o desempenho.

Todas as ordens de trabalho seguem o mesmo ciclo de vida principal - desde o pedido até à conclusão. Quer esteja a gerir este fluxo manualmente ou a utilizar um sistema de ordens de trabalho como o eMaint CMMS, ter um processo definido ajuda-o a manter-se a par da manutenção, a reduzir o tempo de inatividade e a manter as equipas alinhadas. Aprofundaremos um pouco mais este assunto na próxima secção.

Digitalizar Ordens de Trabalho para Melhorar a Eficiência

As ordens de trabalho criadas manualmente há muito que fazem parte do mundo da manutenção. Embora as ordens de trabalho em papel possam ser mais fáceis nalguns aspectos, não têm um bom desempenho em grande escala. As ordens de trabalho em papel podem resultar em atrasos de comunicação, custos adicionais para a introdução de dados e uma dor de cabeça por tentar armazená-las todas em segurança. Acima de tudo, são simplesmente lentas. No atual mundo da manutenção acelerada, as ordens de trabalho em papel são ineficientes, para não falar do facto de não serem amigas do ambiente.

Um CMMS pode ajudar as organizações a adotar o poder do software de ordens de trabalho online baseado na nuvem e a pôr fim a repetidas chamadas telefónicas, notas adesivas e papelada em falta. A centralização e a otimização do processo de ordens de trabalho melhoram a clareza e permitem realizar mais trabalho a tempo.

Aplicativos de Ordem de Trabalho

Além disso, uma aplicação de software de ordens de trabalho, também conhecida como CMMS móvel, que é a versão para smartphone ou tablet de um software de ordens de trabalho, pode ajudar a simplificar ainda mais a manutenção. As aplicações de software de ordens de trabalho permitem que os técnicos introduzam dados a partir de dispositivos móveis à medida que vão concluindo as ordens de trabalho. Para planear e programar tarefas de manutenção preventiva, os técnicos podem utilizar os seus dispositivos para acompanhar as ordens de trabalho em curso, bem como os activos que ainda precisam de ser reparados. A aplicação fornece-lhes informações sobre o desempenho histórico e os registos de inspeção na ponta dos dedos, tornando a manutenção no local mais fácil do que nunca.

Desde o trabalho no terreno até à receção de pedidos, todo o fluxo de trabalho beneficia com a digitalização. Quer um técnico esteja a registar as tarefas concluídas ou um membro da equipa das instalações esteja a submeter um novo pedido, um sistema centralizado cria transparência em todas as fases.

Mas mesmo com as tarefas planeadas a decorrer sem problemas, há sempre trabalho inesperado que surge. É aí que entra a gestão digital de pedidos - capturar, priorizar e acompanhar o trabalho reativo em tempo real.

Gerir os pedidos de ordens de trabalho digitais

Uma vez que nem todo o trabalho pode ser planeado com antecedência, tem de haver um sistema de pedidos para quando é necessário trabalho corretivo ou surgem necessidades do cliente. Os gestores de manutenção devem adaptar os processos de fluxo de trabalho para a apresentação, aprovação, rejeição e conclusão de pedidos às necessidades específicas da sua organização. A identificação de um processo de fluxo de trabalho com antecedência garante:

• Os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) são seguidos por todos os usuários
• O trabalho passa por um processo de aprovação
• As áreas de responsabilidade e expectativas são claras para os utilizadores
• É realizada uma auditoria periódica dos processos
• Os dados válidos estão sendo inseridos em um CMMS
• Fluxo de comunicação eficiente entre todas as partes

Captura de ecrã do ecrã simplificado de gestão de ordens de trabalho do eMaint, mostrando a lista de ordens de trabalho com IDs de activos, estado e colunas de programação

Com eMaint, as organizações podem escolher entre três opções de submissão de pedidos de ordem de trabalho:

1. Os requisitantes de trabalho recebem um login de utilizador eMaint que lhes permite apresentar pedidos e ver o histórico e o estado desses pedidos
2. Os solicitantes de trabalho enviam um e-mail para um endereço de e-mail designado que é convertido em uma solicitação de trabalho eMaint
3. Os solicitantes de trabalho submetem pedidos a eMaint através de um formulário web personalizado incorporado no website ou intranet de uma empresa

Ferramentas de pedidos de trabalho como estas reduzem os erros de comunicação. As organizações podem enviar aos requisitantes alertas automáticos por correio eletrónico quando um pedido de trabalho é aprovado ou rejeitado, seguidos de um alerta automático por correio eletrónico com um inquérito de satisfação após a conclusão do trabalho.

Com as modernas soluções CMMS móveis, os requisitantes podem apresentar pedidos de ordens de trabalho quando e onde quer que estejam, utilizando o seu dispositivo móvel. Os requisitantes podem anexar fotografias aos seus pedidos, incluindo o equipamento que necessita de reparação.

Como é que o software CMMS suporta melhores ordens de trabalho

Um sistema moderno de software de ordens de trabalho como o eMaint simplifica todas as partes do processo de ordens de trabalho, desde a criação de uma ordem de trabalho de manutenção até ao acompanhamento do desempenho ao longo do tempo. Eis como:

Acesso e visibilidade centralizados

Todos trabalham a partir da mesma fonte de verdade. Os técnicos podem ver as tarefas em aberto, os supervisores podem acompanhar o estado e as partes interessadas podem ver o histórico dos activos - tudo numa única plataforma.

Captura de ecrã do ecrã simplificado de gestão de ordens de trabalho do eMaint, mostrando a lista de ordens de trabalho com IDs de activos, estado e colunas de programação

✅ Programação Calendário - Visualize um calendário por dia, semana ou mês com todos os recursos de trabalho e ordens de trabalho abertas. Também é possível ajustar as visualizações do calendário e filtrar o trabalho por funcionário, tipo de ordem de trabalho e muito mais. As organizações também podem utilizar a funcionalidade Projeção PM para planear o trabalho futuro e garantir que as peças, a mão de obra e as ferramentas certas estão disponíveis.

A interface do programador do eMaint CMMS apresenta um controlo dinâmico de ordens de trabalho de arrastar e largar por técnico e data, com tarefas codificadas por cores e vista de calendário.

✅ Relatórios e painéis de controlo - Alavancar Relatórios e painéis para se manter atualizado. Categorize as ordens de trabalho por tipo, técnico, departamento ou qualquer outro campo definido pelo utilizador.

Painel de controlo do eMaint CMMS que apresenta métricas de ordens de trabalho, estado dos activos em tempo real e indicadores visuais de desempenho com widgets personalizáveis.

Manutenção móvel - Utilizando serviços de manutenção CMMS móveis, como o MX Mobile da eMaint, as organizações podem aceder a dados em tempo real e executar funções nas suas instalações e na estrada, incluindo a apresentação e aprovação de pedidos de trabalho, assinatura e encerramento de ordens de trabalho e muito mais.

Acompanhamento de projectos - Os grandes projectos de revisão e renovação podem ser uma dor de cabeça, mas o processo de gestão não tem de o ser. Com as ferramentas de gestão de projectos do eMaint, as organizações podem facilmente criar projectos e atribuir e acompanhar ordens de trabalho desde o início do projeto até à sua conclusão. Os activos, os inventários e as acções com impacto nos objectivos operacionais podem ser geridos a partir de uma única plataforma. Com os gráficos de Gantt, os utilizadores podem obter uma compreensão visual clara das taxas de conclusão das ordens de trabalho em comparação com a data final de um projeto.

Como um CMMS está ligado ao seu registo de activos e inventário de peças, não está apenas a atribuir trabalho - está a resolver problemas de forma holística.

Facto: As equipas que utilizam o eMaint verificam frequentemente uma redução de 20-50% no tempo de inatividade depois de mudarem para ordens de trabalho digitais.

Esse tipo de impacto não acontece por acaso - acontece quando os processos de ordens de trabalho são criados para crescer com a sua equipa e tecnologia. Então, como criar um programa de ordens de trabalho que não funcione apenas hoje, mas que continue a funcionar quando a sua equipa, o seu volume de trabalho e a sua lista de activos crescerem?

Criação de um processo de ordem de trabalho escalonável

Quer esteja a começar do zero ou a atualizar-se a partir de notas adesivas e folhas de cálculo, a criação de um processo de ordens de trabalho sólido é um dos passos mais inteligentes que uma equipa de manutenção pode dar. Mas a chave não está apenas na criação de um sistema - está na sua escalabilidade.

Eis como lá chegar:

Comece com o que tem
Não espere por uma lista de activos perfeita ou por um inventário completo. Comece com o seu equipamento mais crítico, documente as tarefas mais comuns e desenvolva-se a partir daí.

Escolha o sistema de ordens de trabalho correto
O eMaint, por exemplo, permite-lhe começar com um sistema pequeno - gerir digitalmente as ordens de trabalho - e expandir para o seguimento de activos, monitoramento de condição e gestão de inventário quando estiver pronto.

Forme a sua equipa, não apenas os técnicos
Mesmo o melhor sistema não ajudará se não for utilizado. Envolva os técnicos desde o início, forneça formação prática e certifique-se de que o processo funciona para eles - não apenas para a gestão.

Acompanhar, rever, melhorar
Utilize o seu histórico de ordens de trabalho para detetar tendências, tomar melhores decisões e melhorar continuamente. Quanto mais aprender com o trabalho anterior, menos reactiva se torna a sua equipa.

Ligar os pontos
À medida que o seu programa amadurece, ligue as ordens de trabalho a calendários de manutenção preventiva, níveis de inventário e históricos de activos. É nessa altura que os verdadeiros ganhos de eficiência começam a surgir.

E quando todas essas peças se juntam - desde pontos de partida inteligentes até à formação da equipa e à integração do sistema - a recompensa pode ser dramática. A abordagem correta das ordens de trabalho não se limita a melhorar as operações de manutenção em teoria. Ela gera resultados mensuráveis no campo.

Resultados reais de ordens de trabalho mais inteligentes

Quando as ordens de trabalho digitais são corretamente executadas - e apoiadas pelo sistema certo - fazem mais do que documentar tarefas. Promovem a eficiência, a responsabilidade e os ganhos a longo prazo.

Eis como organizações de diferentes sectores utilizaram o eMaint para transformar uma melhor gestão de ordens de trabalho num impacto mensurável:

Empresa Bemis 

Antes do eMaint, a Bemis debatia-se com uma acumulação de mais de 120 ordens de trabalho em atraso e uns impressionantes 20% de tempo de inatividade não planeado. No espaço de seis meses após a mudança para PM automatizada e ordens de trabalho digitais no eMaint, conseguiram:

• Redução de 85% do tempo de inatividade do equipamento (de 20% para 3%)
• A utilização dos técnicos passou de 50% ➝ 80%
• As ordens de trabalho encerradas no prazo de 30 dias aumentaram de 13% ➝ 73%
• Redução do tempo de preparação do relatório semanal de cerca de 5 horas para apenas 30 minutos

Ver como o fizeram

XTO Energia

Uma fábrica 24 horas por dia, 7 dias por semana, debatia-se com encomendas extraviadas e registos manuscritos dispersos. Depois de mudar para o eMaint:

• A conclusão das ordens de trabalho aumentou de 70% ➝ 100% - semcontratar pessoal adicional
• A visibilidade do atraso melhorou drasticamente
• Os PM de segurança tornaram-se automatizados

Ver como o fizeram

Troy Design & Manufacturing

Quando se está a gerir calibração, PMs e tarefas de segurança em quatro locais diferentes, a visibilidade é tudo. A TDM utilizou o sistema de ordens de trabalho automatizadas eMaint para:

• Atingir uma taxa de conclusão do trabalho superior a 96%
• Eliminar a papelada com notificações digitais e acesso móvel
• Acompanhar e melhorar a qualidade do serviço utilizando ferramentas de inquérito incorporadas

"Tudo é muito visível... ajudou-nos a gerir melhor a manutenção nos nossos quatro locais."
- Bill G., Diretor de Instalações

👉 Ler o estudo de caso completo

Benefícios da ordem de trabalho: O que um sistema bem gerido realmente proporciona

Quando se afasta da rotina diária, as ordens de trabalho tornam-se mais do que simples registadores de tarefas. São o motor de uma operação de manutenção mais inteligente - ajudando as equipas a estabelecer prioridades, a comunicar e a criar fiabilidade a longo prazo.

Cada tipo de ordem de trabalho - de emergência, corretiva, PM - desempenha um papel na passagem de reactiva a proactiva. E quando esse trabalho é estruturado, visível e digital, não se limita a ser feito - gera impacto.

Eis o que um bom processo de ordens de trabalho torna possível:

• Um entendimento partilhado das prioridades entre técnicos, planeadores e dirigentes
• Responsabilidade clara pelo que é feito, quando e por quem
• Perceção das tendências, problemas recorrentes e oportunidades de melhoria
• Menos combate a incêndios. Mais planeamento. Melhores resultados.

E quando todas essas peças se encaixam, obtém-se mais do que a conclusão de uma tarefa. Obtém-se tração. É isso que prepara o terreno para uma manutenção mais inteligente e escalável - a começar pela próxima ordem de trabalho.

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Perguntas Mais Frequentes

Como preencher uma ordem de serviço de manutenção?

Para preencher uma ordem de serviço de manutenção de forma eficaz, certifique-se de que inclui todas as informações seguintes:

1. Descrição do problema: Descrever claramente o problema ou a tarefa de manutenção.
2. Localização: Especificar o local onde o trabalho deve ser efectuado.
3. Prioridade: Atribuir um nível de prioridade para orientar uma ação atempada.
4. Atribuído a: Detalhar quem é o responsável pela conclusão da tarefa.
5. Tempo estimado: Forneça uma estimativa do tempo que a tarefa deverá demorar.
6. Ferramentas e materiais necessários: Enumerar todas as ferramentas e materiais necessários.
7. Notas de segurança: Incluir quaisquer precauções de segurança ou regulamentos relevantes.

Quais são os erros comuns a evitar ao criar uma ordem de trabalho?

As armadilhas comuns incluem descrições de tarefas vagas, detalhes de activos em falta, níveis de prioridade pouco claros e falta de documentação de conclusão. Estes problemas podem levar a atrasos, falhas de comunicação e repetição de trabalho.

As ordens de trabalho podem ser recorrentes ou automatizadas?

Sim. Com um CMMS como o eMaint, pode configurar ordens de trabalho recorrentes com base no tempo, na utilização ou em factores de condição - assegurando que as tarefas de manutenção automatizadas são executadas de acordo com o calendário, sem intervenção manual.

Qual é a diferença entre uma ordem de trabalho preventiva e uma ordem de trabalho corretiva?

Uma ordem de trabalho preventiva é programada com antecedência para evitar falhas no equipamento (por exemplo, mudar um filtro a cada 90 dias), enquanto uma ordem de trabalho corretiva responde a um problema identificado (por exemplo, reparar uma bomba com fugas após a inspeção).

Porque é que a documentação é importante numa ordem de trabalho?

A documentação das ordens de trabalho garante a rastreabilidade, apoia as auditorias, ajuda na orçamentação e no planeamento e cria um historial de activos que orienta as futuras decisões de manutenção.

Qual é a diferença entre uma ordem de trabalho e uma ordem de compra ou fatura?

Uma ordem de trabalho, um pedido de compra e uma fatura têm finalidades muito diferentes dentro de uma organização. Uma ordem de trabalho é para manutenção, detalhando as tarefas a serem executadas. Em contrapartida, uma ordem de compra é um documento enviado aos fornecedores para adquirir bens ou serviços, especificando os artigos, as quantidades e os preços acordados. Uma fatura é uma nota emitida por um fornecedor para solicitar o pagamento de bens ou serviços fornecidos. Uma ordem de trabalho inicia as tarefas de manutenção, uma ordem de compra inicia as actividades de aquisição e uma fatura facilita as transacções financeiras e o processamento de pagamentos.

Qual é a diferença entre ordens de trabalho e ordens de manutenção?

Embora nos tenhamos referido principalmente às ordens de trabalho como sendo aplicáveis às operações de manutenção, estas são mais versáteis do que isso. Uma ordem de trabalho pode aplicar-se a várias tarefas operacionais, incluindo manutenção, construção ou serviços informáticos. Uma ordem de manutenção refere-se explicitamente a ordens de trabalho criadas para a conservação, reparação ou inspeção de equipamento e instalações. Todas as ordens de manutenção são ordens de trabalho, mas nem todas as ordens de trabalho são ordens de manutenção.