O que é uma ordem de serviço? O guia definitivo

Quais são os tipos de ordens de trabalho?

Existem vários tipos de ordens de trabalho que uma organização pode utilizar para gerir a sua manutenção. Utilizar o tipo correto de ordem de trabalho é vital para manter a manutenção organizada e eficiente.

Ordens de trabalho de inspeção: As ordens de trabalho de inspeção agendam a vinda de um técnico para inspecionar um determinado ativo. Se for detectado um problema durante uma ordem de trabalho de inspeção, é criada uma nova ordem de trabalho para resolver o problema. O que desencadeia uma ordem de inspeção dependerá da sua estratégia de manutenção.

Ordens de serviço de manutenção preventiva: As ordens de serviço de manutenção preventiva são utilizadas para programar a manutenção de rotina de todo o seu equipamento. Podem incluir limpeza de rotina, lubrificação e outras tarefas de manutenção preventiva para garantir um desempenho consistente dos activos.

Ordens de trabalho de manutenção corretiva: As ordens de trabalho de manutenção corretiva são emitidas para corrigir novos problemas antes de se tornarem graves. Os técnicos podem descobrir um problema durante a realização de inspecções de rotina ou as suas ferramentas de IA podem diagnosticar uma nova falha no seu equipamento. Uma ordem de trabalho de manutenção corretiva pode incluir a reparação ou substituição de peças gastas ou danificadas no seu equipamento.

Ordens de trabalho de emergência: As ordens de serviço de emergência são criadas em resposta a uma avaria inesperada. Estas ordens de trabalho exigem uma resposta imediata para evitar tempos de inatividade dispendiosos. Ao responder a ordens de trabalho de emergência, os técnicos devem registar a razão pela qual o ativo falhou, o que foi feito para repor o seu estado de funcionamento normal e fornecer recomendações para evitar que este tipo de falha volte a ocorrer.

Ordem de trabalho eléctrica: As ordens de serviço eléctricas centram-se na reparação ou instalação de equipamento elétrico. Pode ser a instalação de novos cabos, a reparação de luzes ou a resolução de quaisquer problemas de fornecimento de energia.

Ordem de serviço para projectos especiais: As ordens de serviço para projectos especiais dizem respeito a equipamento novo e melhorado. Este é o tipo de ordem de trabalho que é necessário sempre que um novo ativo precisa de ser instalado. Podem ser utilizadas por várias razões, tais como a melhoria da eficiência das operações ou a substituição de equipamento antigo.

Para que serve uma ordem de serviço?

As ordens de trabalho são utilizadas para registar formalmente as tarefas de manutenção, reparação e assistência numa organização. Fornecem instruções pormenorizadas e afectam recursos às tarefas, documentando o que tem de ser feito e fornecendo as informações necessárias para o fazer. As ordens de trabalho ajudam a garantir que a manutenção é efectuada de forma sistemática e eficiente, reduzindo o tempo de inatividade e aumentando a fiabilidade. Servem também como prova de trabalho concluído, permitindo o cumprimento das normas de segurança e regulamentares. Ao utilizar ordens de trabalho, as organizações podem:

• Explicar um problema, reparação ou instalação
• Programar recursos e ferramentas necessárias para a manutenção
• Fornecer aos técnicos instruções pormenorizadas
• Documentar a mão-de-obra, materiais e recursos utilizados para completar o trabalho
• Acompanhar toda a manutenção que foi efectuada em cada ativo

Porque é que as ordens de trabalho são importantes?

As ordens de trabalho são vitais para manter as operações de fabrico a funcionar sem problemas e maximizar o tempo de atividade. Permitem programar eficazmente a manutenção para aumentar a fiabilidade e a esperança de vida dos activos. Uma vez que uma ordem de trabalho inclui todas as instruções necessárias para completar uma tarefa de manutenção, é essencialmente a espinha dorsal de qualquer bom plano de manutenção.

O nome do jogo com ordens de trabalho é eficiência. Tradicionalmente, o seu objetivo é simplificar e organizar o processo de manutenção. A utilização de um software de gestão de ordens de trabalho CMMS leva esses ganhos de eficiência para o nível seguinte. As equipas de manutenção podem manter registos precisos sobre os seus activos, acompanhar os custos de mão de obra e de inventário, seguir as tendências de avarias do equipamento e estimar os custos. Em última análise, permite-lhes gerir o seu equipamento de forma proactiva, captando informações sobre todos os seus activos.

Processo de ordem de serviço: Etapas de uma ordem de serviço

Existem seis etapas no processo de criação e aprovação de uma ordem de trabalho:

1. Identificar a tarefa

O processo de ordem de trabalho começa quando há uma tarefa que precisa de ser concluída. Esta situação é frequentemente desencadeada por problemas imprevistos, como um novo pedido de serviço ou uma emergência. No entanto, também pode ser desencadeado por actividades predefinidas, como tarefas de manutenção preventiva ou inspecções de rotina. O processo é muito mais simples quando a manutenção é planeada e os recursos podem ser atribuídos com antecedência.

2. Criar um novo pedido de trabalho

Uma vez identificada a tarefa, é apresentado um pedido de manutenção à equipa de manutenção. Por exemplo, se uma máquina se avariar inesperadamente, será apresentado um pedido de trabalho para a reparar. Se uma tarefa de manutenção for planeada, um CMMS como o eMaint pode emitir automaticamente um pedido de trabalho no momento adequado.

3. Dar prioridade ao trabalho

Quando os pedidos são apresentados, cabe à equipa de manutenção determinar a urgência e a viabilidade do pedido. Alguns pedidos serão mais sensíveis ao tempo do que outros, dependendo do seu impacto a jusante. Se o pedido de trabalho for aprovado, o pessoal e as peças adequadas serão determinados e o pedido será convertido numa ordem de trabalho.

4. Criar uma ordem de trabalho

Depois de o pedido de trabalho ter sido aprovado e devidamente priorizado, é criada oficialmente uma ordem de trabalho. Esta deve conter toda a informação necessária para completar a tarefa, com os recursos já atribuídos e prontos.

5. Concluir e documentar o trabalho

A ordem de trabalho é então atribuída a um técnico para atuar. O técnico conclui a tarefa e documenta o que fez nos registos do ativo.

6. Analisar os resultados

Não se fique por aqui. A manutenção pode estar concluída, mas há sempre espaço para melhorias. O seu historial de ordens de trabalho oferece informações valiosas sobre o seu equipamento e os seus processos existentes para promover a melhoria contínua. Certifique-se de que mede e ajusta conforme necessário.

Que informações devem ser incluídas numa ordem de serviço

Agora que já passámos em revista as etapas do processo da ordem de trabalho, é importante saber exatamente o que deve ser incluído na própria ordem de trabalho. De um modo geral, a descrição de uma ordem de trabalho deve incluir:

• Quem está a autorizar a ordem de trabalho
• Quem vai realizar o trabalho
• Qual é a tarefa
• Quando a ordem de trabalho precisa de ser completada
• Onde a ordem de trabalho precisa de ser executada
• Como completar a tarefa, incluindo as partes necessárias e outras notas

A redação da ordem de trabalho não é tão assustadora como pode parecer. Trata-se simplesmente de descrever em pormenor a manutenção ou tarefa específica necessária. Comece por identificar o requerente e fornecer informações de contacto. Descreva claramente o problema ou a tarefa, incluindo pormenores relevantes, como a localização e o equipamento envolvido. Especifique o nível de prioridade para ajudar as equipas de manutenção a dar prioridade ao seu trabalho. Incluir quaisquer anexos necessários, tais como fotografias ou diagramas, que possam fornecer um contexto adicional. Atribuir recursos, como pessoal e materiais, que serão necessários para concluir a tarefa. Por fim, forneça uma data de conclusão prevista para definir as expectativas e ajudar a gerir as cargas de trabalho. A utilização de um formato estruturado como este garante que todas as informações essenciais são registadas, facilitando uma execução eficiente e eficaz.

Melhores práticas de gestão de ordens de trabalho

A gestão eficaz das ordens de trabalho envolve várias boas práticas.

1. Assegurar que as ordens de trabalho são pormenorizadas e completas: Uma ordem de trabalho deve fornecer todas as informações necessárias para a execução da tarefa. Qualquer informação ausente causará um atraso na manutenção. Utilize um sistema centralizado, como um CMMS, para acompanhar e gerir as ordens de trabalho, garantindo visibilidade e acessibilidade.
2. Normalize o seu processo: Simplifique o processo da ordem de trabalho, tornando-o sempre igual. Crie um modelo de ordem de trabalho e certifique-se de que todos sabem como preenchê-lo corretamente. Introduza diretrizes para a apresentação de pedidos de trabalho e evite inconsistências nas suas operações de manutenção.
3. Definir claramente as funções e responsabilidades: Ter funções claras no seu processo de ordens de trabalho pode ajudar a garantir uma execução de tarefas mais eficiente e precisa. Ao clarificar quem está autorizado a criar, atribuir, priorizar, concluir e rever ordens de trabalho, evita-se a duplicação e o trabalho não autorizado. Promova uma comunicação clara entre as equipas de manutenção e os requisitantes para responder prontamente a quaisquer questões ou alterações.
4. Estabeleça os seus objectivos de manutenção e KPIs: Objectivos claros e métricas de desempenho fornecem uma estrutura para avaliar as suas ordens de trabalho. Ajudam a definir a estratégia de manutenção da sua organização e a manter a sua equipa no caminho certo.
5. Automatize as suas ordens de trabalho: Utilize um CMMS para automatizar as ordens de trabalho com base em avarias, no tempo, em eventos, na utilização e em condições. Por exemplo, o eMaint permite programar automaticamente as ordens de trabalho com base nos dados de estado do equipamento, para que possa resolver os problemas atempadamente, antes que estes conduzam a uma avaria.
6. Analise e melhore continuamente o seu processo de ordens de trabalho: Lembre-se, a gestão eficaz de ordens de trabalho não é uma tarefa única. É um processo contínuo de aperfeiçoamento e adaptação. Analise constantemente o seu processo para garantir que a sua equipa adere às melhores práticas estabelecidas. Isto, por sua vez, irá aumentar a produtividade e os resultados da manutenção.

Exemplo de ordens de trabalho

Uma ordem de trabalho eficaz deve ser clara, específica e pormenorizada. Deve também ser redigida com precisão para evitar confusões e fornecer um registo documental claro do histórico de manutenção do ativo.

Um exemplo de uma ordem de trabalho pode ser um documento emitido para reparar um sistema AVAC defeituoso num edifício de escritórios. Especificaria a natureza do problema, a localização, o técnico designado, as ferramentas necessárias, o tempo estimado de conclusão e quaisquer precauções de segurança.

Sempre que é criada uma ordem de trabalho, esta deve descrever o problema em causa e responder às seguintes perguntas

• Que bens precisam de ser reparados? Onde está localizado o bem?
• Que partes, se existirem, precisam de ser substituídas?
• Que ferramentas é que a equipa de manutenção precisará de trazer consigo?
• Quantos trabalhadores são necessários para realizar este trabalho? De que tipo de competências necessitam? Necessitarão de chamar trabalhadores externos?
• Qual é a cronologia para a realização deste trabalho? Trata-se de um projecto de manutenção preventiva que deve ser feito numa data fixa? Trata-se de uma reparação urgente de um bem chave que precisa de ser tratado imediatamente?
• Que custos estão envolvidos neste trabalho?
• Quem está a solicitar o trabalho? Quem autorizou o trabalho?

A diferença entre uma ordem de trabalho e um pedido de trabalho

Existe uma distinção subtil, mas importante, entre ordens de trabalho e pedidos de trabalho. Um pedido de trabalho, também conhecido como um pedido de serviço, refere-se normalmente a uma situação em que um funcionário que não é da equipa de manutenção ou um cliente apresentou um pedido de manutenção. Uma ordem de trabalho refere-se a uma tarefa de manutenção que foi autorizada a ser executada pela equipa de manutenção.

Os pedidos de trabalho têm uma função diferente, mas também têm um aspeto um pouco diferente. Um pedido de trabalho descreve sucintamente o problema para marcar o início de um fluxo de manutenção. Normalmente, é classificado por um tipo de indústria, negócio ou pela prioridade da tarefa, como um pedido de emergência se for detectado um derrame de produtos químicos.

Entretanto, uma ordem de trabalho só é emitida depois de um pedido ter sido aprovado, onde o orçamento existente, a criticidade e a idade do ativo são todos tidos em consideração. Só depois de uma ordem de trabalho ser criada é que o trabalho pode começar.

Qual é a diferença entre uma ordem de serviço e uma ordem de compra ou fatura?

Uma ordem de trabalho, um pedido de compra e uma fatura têm finalidades muito diferentes dentro de uma organização. Uma ordem de trabalho é para manutenção, detalhando as tarefas a serem executadas. Em contrapartida, uma ordem de compra é um documento enviado aos fornecedores para adquirir bens ou serviços, especificando os artigos, as quantidades e os preços acordados. Uma fatura é uma nota emitida por um fornecedor para solicitar o pagamento de bens ou serviços fornecidos. Uma ordem de trabalho inicia as tarefas de manutenção, uma ordem de compra inicia as actividades de aquisição e uma fatura facilita as transacções financeiras e o processamento de pagamentos.

Qual é a diferença entre ordens de serviço e ordens de manutenção?

Embora nos tenhamos referido principalmente às ordens de trabalho como sendo aplicáveis às operações de manutenção, estas são mais versáteis do que isso. Uma ordem de trabalho pode aplicar-se a várias tarefas operacionais, incluindo manutenção, construção ou serviços informáticos. Uma ordem de manutenção refere-se explicitamente a ordens de trabalho criadas para a conservação, reparação ou inspeção de equipamento e instalações. Todas as ordens de manutenção são ordens de trabalho, mas nem todas as ordens de trabalho são ordens de manutenção.

Digitalizar Ordens de Trabalho para Melhorar a Eficiência

As ordens de trabalho criadas manualmente há muito que fazem parte do mundo da manutenção. Embora as ordens de trabalho em papel possam ser mais fáceis nalguns aspectos, não têm um bom desempenho em grande escala. As ordens de trabalho em papel podem resultar em atrasos de comunicação, custos adicionais para a introdução de dados e uma dor de cabeça por tentar armazená-las todas em segurança. Acima de tudo, são simplesmente lentas. No atual mundo da manutenção acelerada, as ordens de trabalho em papel são ineficientes, para não falar do facto de não serem amigas do ambiente.

Os sistemas informatizados de gestão da manutenção ajudam as organizações a adotar o poder do software de ordens de trabalho online baseado na nuvem e a pôr fim a repetidas chamadas telefónicas, notas adesivas e papelada em falta. A centralização e a otimização do processo de ordens de trabalho melhoram a clareza e permitem realizar mais trabalho a tempo.

Aplicativos de Ordem de Trabalho

Uma aplicação de software de ordens de trabalho, também conhecida como CMMS móvel, é a versão para smartphone ou tablet de um software de ordens de trabalho. As aplicações de software para ordens de trabalho permitem que os técnicos introduzam dados a partir de dispositivos móveis à medida que vão concluindo as ordens de trabalho. Para planear e programar tarefas de manutenção preventiva, os técnicos podem utilizar os seus dispositivos para acompanhar as ordens de trabalho em curso, bem como os activos que ainda precisam de ser reparados. A aplicação fornece-lhes informações sobre o desempenho histórico e os registos de inspeção na ponta dos dedos, tornando a manutenção no local mais fácil do que nunca.

As vantagens do software de ordens de trabalho digitais

O software de ordens de trabalho digitais, como um CMMS, oferece grandes benefícios para ajudar a manter as suas operações de manutenção a funcionar sem problemas.

Eficiência melhorada: Ao substituir os processos manuais e muitas vezes sobrecarregados de papel por fluxos de trabalho digitais automatizados, as equipas de manutenção podem simplificar e acelerar tarefas como a criação, atribuição e acompanhamento de ordens de trabalho. Além disso, as actualizações de estado em tempo real permitem que as equipas respondam rapidamente a circunstâncias em mudança. Esta velocidade e flexibilidade melhoradas poupam tempo e recursos valiosos e podem ajudar a reduzir o tempo de inatividade inesperado.

Reduzir os erros: Os sistemas de ordens de trabalho digitais também ajudam a reduzir os erros associados à introdução manual de dados. Dados exactos são cruciais para a tomada de decisões informadas e para a conformidade. Ao centralizar todas as informações numa plataforma única e de fácil acesso, o software CMMS garante dados consistentes e fiáveis.

Melhor comunicação: O software de ordens de trabalho digitais ajuda a facilitar a comunicação entre os membros da equipa. Com todos os dados armazenados centralmente e disponíveis em tempo real, as equipas têm acesso imediato a todas as informações de que necessitam para realizar o seu trabalho. Isto promove a transparência e a colaboração, permitindo uma resolução mais rápida dos problemas e evitando potenciais estrangulamentos.

Como Utilizar um CMMS para Gestão de Ordens de Trabalho

As ordens de trabalho são o coração de um programa de manutenção. As ferramentas de um CMMS ajudam as organizações a manterem-se actualizadas em termos de mão de obra, projectos e recursos. Um CMMS pode ajudar as organizações a controlar o seu atraso de trabalho, aumentar a produtividade e gerir a conformidade. É fundamental para uma gestão eficaz das ordens de trabalho.

O que é a gestão de ordens de trabalho?

A gestão de ordens de trabalho refere-se ao processo de definição de prioridades, conclusão e documentação atempada das ordens de trabalho de manutenção. Embora isto possa parecer simples, o processo é moroso e suscetível de erro quando é feito à mão. As ordens de trabalho preenchidas em papel e arquivadas em armários são fáceis de perder, e as folhas de cálculo manuais demoram a ser actualizadas com novas informações. Em vez disso, a utilização de um software robusto de gestão de ordens de trabalho acelera e simplifica este processo, assegurando simultaneamente uma documentação exacta e actualizada. Quando implementada eficazmente, esta abordagem pode ser acessível e escalável numa instalação, permitindo às equipas de manutenção reduzir o tempo de inatividade não planeado dos activos e poupar dinheiro.

Ciclo de vida de uma ordem de trabalho: Processo de gestão de ordens de trabalho

O processo de gestão de ordens de trabalho começa normalmente com um gestor de manutenção a aceitar um pedido de trabalho e a transformá-lo numa ordem de trabalho robusta. Mas isso é apenas o começo, pois todo o processo pode ser resumido num ciclo de vida de seis etapas.

1. Identificação de tarefas: Identificar o que precisa de ser feito para resolver um problema.
2. Criação de ordens de trabalho: Preencher um formulário de pedido de trabalho para autorizar tarefas de manutenção.
3. Aprovação da ordem de trabalho:A direção de manutenção decide se existe uma necessidade legítima. Se existir e se for viável a realização da tarefa num período de tempo razoável, será redigida a ordem de trabalho oficial.
4. Atribuição de prioridades: As ordens de trabalho são avaliadas tendo em conta a urgência, o atraso existente e a disponibilidade da equipa.
5. Distribuição e execução: As ordens de trabalho aprovadas e prioritárias são impressas e entregues aos técnicos para executarem a atividade necessária.
6. Documentação dos resultados: Os trabalhadores documentam o que aconteceu de forma exacta e atempada. A ordem de trabalho pode ser encerrada quando todos os serviços forem prestados e o trabalho estiver concluído.

Quais são as Diferentes Abordagens de Gestão de Ordens de Trabalho?

As duas principais abordagens à gestão de ordens de trabalho são a manual e a automatizada. Uma abordagem manual envolve a utilização de papel e caneta, folhas de cálculo, quadros brancos ou uma combinação dos três. Uma abordagem automatizada aproveita o software de gestão de ordens de trabalho para automatizar a criação de ordens de trabalho e os fluxos de trabalho de documentação.

Os métodos manuais de emissão de ordens de trabalho foram outrora tudo o que estava disponível para as equipas de manutenção. Ainda podem ser eficazes para organizações mais pequenas que lidam com um baixo volume de ordens de trabalho. No entanto, um CMMS é um sistema muito mais fiável que facilita a definição de prioridades para as ordens de trabalho sem ter de analisar uma montanha de papelada. Pode distribuir automaticamente as ordens de trabalho aos técnicos disponíveis e atualizar instantaneamente os registos de manutenção com informações em tempo real.

Gestão de Pedidos de Ordens de Trabalho

Nem todo o trabalho pode ser planeado com antecedência. Tem de haver um sistema de pedidos para quando é necessário efetuar trabalhos de correção ou quando surgem necessidades dos clientes. Os gestores de manutenção devem adaptar os processos de fluxo de trabalho para a apresentação, aprovação, rejeição e conclusão de pedidos às necessidades específicas da sua organização. A identificação de um processo de fluxo de trabalho com antecedência garante:

• Os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) são seguidos por todos os usuários
• O trabalho passa por um processo de aprovação
• As áreas de responsabilidade e expectativas são claras para os utilizadores
• É realizada uma auditoria periódica dos processos
• Os dados válidos estão sendo inseridos em um CMMS
• Fluxo de comunicação eficiente entre todas as partes

Com eMaint, as organizações podem escolher entre três opções de submissão de pedidos de ordem de trabalho:

1. Os requisitantes de trabalho recebem um login de utilizador eMaint que lhes permite apresentar pedidos e ver o histórico e o estado desses pedidos
2. Os solicitantes de trabalho enviam um e-mail para um endereço de e-mail designado que é convertido em uma solicitação de trabalho eMaint
3. Os solicitantes de trabalho submetem pedidos a eMaint através de um formulário web personalizado incorporado no website ou intranet de uma empresa

Ferramentas de pedidos de trabalho como estas reduzem os erros de comunicação. As organizações podem enviar aos requisitantes alertas automáticos por correio eletrónico quando um pedido de trabalho é aprovado ou rejeitado, seguidos de um alerta automático por correio eletrónico com um inquérito de satisfação após a conclusão do trabalho.

Com as modernas soluções CMMS móveis, os requisitantes podem apresentar pedidos de ordens de trabalho quando e onde quer que estejam, utilizando o seu dispositivo móvel. Os requisitantes podem anexar fotografias aos seus pedidos, incluindo o equipamento que necessita de reparação.

O que é Software de Encomenda de Trabalho?

O software de ordens de trabalho facilita às organizações o aumento da conclusão atempada do trabalho, a melhoria da eficiência do fluxo de trabalho, o controlo das datas de vencimento dos projectos e muito mais.

• Atribuição de ordens de trabalho - Utilizando funcionalidades como as ferramentas de programação de manutenção do eMaint, os planeadores e programadores de manutenção podem atribuir diretamente ordens de trabalho ao pessoal, empreiteiros ou fornecedores para dias, horas e locais específicos. As ordens de trabalho atribuídas e não atribuídas também podem ser visualizadas num calendário, e o trabalho pode ser facilmente reatribuído quando necessário.
• Calendário de Programação - Veja um calendário por dia, semana ou mês com todos os recursos de mão de obra e ordens de trabalho abertas. Também é possível ajustar as vistas do calendário e filtrar o trabalho por funcionário, tipo de ordem de trabalho e muito mais. As organizações também podem utilizar a funcionalidade Projeção PM para planear o trabalho futuro e garantir que as peças, a mão de obra e as ferramentas certas estão disponíveis.
• Relatórios e Dashboards - Utilize os Relatórios e Dashboards para se manter atualizado. Categorize as ordens de trabalho por tipo, técnico, departamento ou qualquer outro campo definido pelo utilizador.
• Manutenção móvel - Utilizando serviços de manutenção CMMS móveis, como o MX Mobile da eMaint, as organizações podem aceder a dados em tempo real e executar funções nas suas instalações e na estrada, incluindo a apresentação e aprovação de pedidos de trabalho, assinatura e encerramento de ordens de trabalho e muito mais.
• Acompanhamento de projectos - Os grandes projectos de revisão e renovação podem ser uma dor de cabeça, mas o processo de gestão não tem de o ser. Com as ferramentas de gestão de projectos do eMaint, as organizações podem facilmente criar projectos e atribuir e acompanhar ordens de trabalho desde o início do projeto até à sua conclusão. Os activos, os inventários e as acções com impacto nos objectivos operacionais podem ser geridos a partir de uma única plataforma. Com os gráficos de Gantt, os utilizadores podem obter uma compreensão visual clara das taxas de conclusão das ordens de trabalho em comparação com a data final de um projeto.

Perguntas frequentes sobre ordens de serviço

O que significa uma ordem de serviço?

Ordem de trabalho significa, de forma simples, uma ordem para trabalhos de manutenção. Uma ordem de trabalho é um documento ou tarefa digital que detalha o trabalho de manutenção, peças e processos para activos. As ordens de serviço são fundamentais para organizar uma estratégia de manutenção.

O que é uma ordem de serviço de manutenção?

Uma ordem de trabalho de manutenção é uma diretiva formal que autoriza tarefas de manutenção específicas em equipamentos ou instalações. Detalha a descrição do trabalho, os recursos necessários e as etapas de execução, fornecendo uma abordagem estruturada para as equipas de manutenção. É essencial para acompanhar, programar e garantir a responsabilidade das operações de manutenção.

Qual é a diferença entre um pedido de trabalho e uma ordem de trabalho?

Um pedido de trabalho é uma notificação informal de um problema ou de uma tarefa necessária, normalmente apresentada pelo pessoal ou pelos clientes. Por outro lado, uma ordem de trabalho é um documento formal emitido em resposta a um pedido de trabalho, autorizando e detalhando as tarefas específicas necessárias. Inclui recursos atribuídos, prazos e instruções, fornecendo passos acionáveis para concluir o trabalho necessário.

Qual é o objetivo de um sistema de ordens de trabalho?

O objetivo de um sistema de ordens de trabalho é racionalizar e gerir o processo de tratamento das tarefas de manutenção, desde o início até à conclusão. Ajuda a acompanhar o progresso, a programar recursos e a manter registos históricos do trabalho efectuado. A utilização de um sistema de gestão de ordens de trabalho ajuda a melhorar a eficiência operacional e a gestão de activos.

Como preencher uma ordem de serviço de manutenção?

Para preencher uma ordem de serviço de manutenção de forma eficaz, certifique-se de que inclui todas as informações seguintes:

1. Descrição do problema: Descrever claramente o problema ou a tarefa de manutenção.
2. Localização: Especificar o local onde o trabalho deve ser efectuado.
3. Prioridade: Atribuir um nível de prioridade para orientar uma ação atempada.
4. Atribuído a: Detalhar quem é o responsável pela conclusão da tarefa.
5. Tempo estimado: Forneça uma estimativa do tempo que a tarefa deverá demorar.
6. Ferramentas e materiais necessários: Enumerar todas as ferramentas e materiais necessários.
7. Notas de segurança: Incluir quaisquer precauções de segurança ou regulamentos relevantes.

Quais são as funções de uma ordem de trabalho?

As funções de uma ordem de trabalho incluem:

1. Autorização: Legitimar o início de uma tarefa.
2. Documentação: Fornecer um registo de tarefas, recursos e tempo.
3. Coordenação: Assegurar que os recursos estão programados e disponíveis.
4. Acompanhamento: Monitorização do progresso e actualizações do estado.
5. Análise: Disponibilização de dados para a obtenção de informações operacionais e planeamento futuro.

O que deve constar de uma ordem de serviço?

Uma ordem de trabalho deve conter:

1. Descrição do trabalho: Explicação pormenorizada da tarefa.
2. Informações sobre o requerente: Quem solicitou o trabalho e as suas informações de contacto.
3. Pessoal afetado: Nomes e funções dos indivíduos responsáveis pela execução.
4. Cronograma: Datas de início e de fim, incluindo eventuais marcos.
5. Recursos: Lista de materiais e equipamentos necessários.
6. Instruções e normas: Procedimentos específicos ou normas a seguir.
7. Assinaturas de aprovação: As assinaturas são necessárias para iniciar e concluir o trabalho.