7 Dicas para o sucesso da implementação do CMMS

Muitas organizações alcançam sucesso na implementação do CMMS porque fazem os seus trabalhos de casa e aplicam as melhores práticas. Se for um profissional de manutenção de instalações ou instalações à procura do melhor software de Sistema de Gestão de Manutenção Computorizado (CMMS), poderá deparar-se com algumas estimativas assustadoras sobre falhas de implementação - 40% a 90%.

Não deixe que isso o impeça de avançar e realizar o seu próprio sucesso na implementação do CMMS.

O que significa uma implementação bem sucedida do CMMS?

Em termos gerais, uma implementação bem sucedida do CMMS geralmente acontece porque a organização tinha a infra-estrutura adequada, maximizou a ferramenta, e preparou e planeou a implementação de forma satisfatória.

Em última análise, o sucesso da implementação do CMMS significa que a equipa de manutenção utiliza a ferramenta de manutenção preventiva como pretendido e que o software de manutenção está devidamente optimizado. O resultado? Os processos e fluxos de trabalho de gestão da manutenção melhoram e, por conseguinte, o valor comercial global da organização aumenta.

Quer esteja a considerar implementar um CMMS em vários locais ou apenas num, é sensato compreender porque é que algumas implementações são bem sucedidas e outras não. Os estudos de caso CMMS contêm toneladas de informação valiosa sobre como as organizações conseguem o sucesso da implementação do CMMS.

 7 Principais Exemplos de Sucesso na Implementação do Estudo de Caso CMMS

Uma implementação do CMMS pode falhar em qualquer fase: antes, durante, ou após a conclusão. Subsequentemente, a quantidade de informação relacionada com o sucesso e fracasso da implementação do CMMS pode ser esmagadora. Portanto, aqui estão alguns pequenos excertos do estudo de caso eMaint CMMS de clientes sobre como várias organizações foram bem sucedidas.

Cada exemplo diz respeito a uma implementação em vários locais, mas todas as histórias também se aplicam a uma única implementação do CMMS.

1. Fornecedor de CMMS, Serviço ao Cliente e Apoio

O sucesso da implementação do CMMS não depende apenas de si. Depende também do seu fornecedor. Escolher o fornecedor certo de software CMMS é um factor chave de sucesso. O serviço ao cliente e o apoio que recebe do seu fornecedor deve continuar ao longo de todo o ciclo de vida do seu CMMS.

Porquê?

O seu fornecedor deve continuar a ser um parceiro valioso durante toda a viagem de fiabilidade da sua organização e ajudar a mantê-lo no caminho certo. Uma vez adquirido o software CMMS, isso é apenas o início da sua história de sucesso.

Alguns vendedores param o apoio assim que o sistema entra em "funcionamento". Com eMaint, as nossas equipas de apoio CMMS ficam consigo antes, durante e depois da implementação. E não receberá níquel nem escurecimento constante.

Um fabricante de snacks queria padronizar os fluxos e processos de trabalho e obter uma visão completa das operações de manutenção nos seus nove locais. A organização escolheu o software eMaint CMMS devido à sua reputação de serviço e apoio ao cliente imbatível e experiência com implementações em vários locais.

"Penso que ter o apoio e poder ter acesso a obter ajuda do nosso fornecedor de CMMS sempre que é óptimo. Não há muitos sistemas que lhe permitam fazer alterações sem mencionar, "Ei, terá de pagar por isto. Vai precisar de pagar por isso', mais ou menos isso. E sei que não se trata apenas de dinheiro, mas é bom poder dizer, 'Ei, preciso que isto seja feito. Ajuda-me a passar por isto'".
- Fabricante de snack foods

2. Comece pequeno com um piloto de implementação de CMMS gratuito

A realização de um ensaio CMMS é uma das melhores formas de testar o sistema. Um piloto ajuda a garantir que o software se adapta às suas necessidades, quer pretenda implementar um CMMS num local ou em 75 locais.

Porquê?

Com um piloto CMMS, obtém-se uma sensação do que o sistema faz. Especialmente como pode resolver muitos problemas de gestão de manutenção.

Uma empresa de serviços de água e águas residuais decidiu implementar um CMMS para ajudar a ligar as suas 75 operações de utilidade pública separadas. Queriam também racionalizar a manutenção das suas mais de 30.000 máquinas para os seus clientes municipais, industriais, e comerciais.

Antes de implementar o eMaint, a organização participou num piloto CMMS que lhe permitiu criar um modelo de implementação.

"Começámos com uma implementação de sistema, mas o piloto consistiu em três implementações de eMaint que serviam diferentes utilidades. Assim, batemos com força num, e depois passámos para o segundo e terceiro. Estávamos a utilizar muitos sistemas diversos, dependendo de onde estávamos. Assim, ao sermos capazes de nos deslocarmos para uma plataforma comum e com a visibilidade através de todos os sistemas, isso dá-nos realmente a força da quantidade de informação que podemos reunir".

-Serviços de Águas Residuais e Instalações de Água

3. Determine como irá utilizar os seus dados CMMS

Uma das muitas vantagens de ter um software de gestão da manutenção, como o eMaint CMMS, é a capacidade de acompanhar os esforços de melhoria contínua e ver as áreas que necessitam de atenção.

Porquê?

Antes da implementação do CMMS, uma organização deve saber como os dados serão geridos e quem os analisará. Caso contrário, quem irá maximizar o seu poder?

Utilizando os dados armazenados no eMaint CMMS, uma empresa de serviços de água e águas residuais identificou desde o início métricas essenciais e indicadores-chave de desempenho (KPIs). Estabeleceram um processo de revisão para acompanhar os KPIs e os esforços de melhoria contínua.

"Recebemos métricas do relatório da conta consolidada eMaint que resume onde se encontra a carteira de encomendas de trabalho de todos. Como parte da nossa revisão mensal, procuramos possíveis bandeiras amarelas, indicadores de que talvez haja algo de errado. Podemos, então, conseguir as funções de apoio certas, antes que algo se torne um problema".

-Operações de água/águas residuais

4. Compromisso de Manter a Padronização e Integridade dos Dados CMMS

Os dados dos activos do CMMS beneficiam toda a organização quando utilizados estrategicamente. Mas apenas se a informação for exacta.

Porquê?

Se os seus dados não forem fiáveis devido a registos incorrectos ou em falta, perde uma das vantagens mais significativas do CMMS. Escolha um sistema flexível que lhe permite configurar formulários que requerem entradas de campo ou signoffs antes de fechar uma ordem de trabalhopara salvaguardar a integridade e padronização dos dados.

Um fornecedor global de peças para automóveis queria padronizar as operações nas suas 12 fábricas e torná-las sustentáveis. Cada fábrica utilizava algum tipo de sistema de gestão de manutenção, mas nenhum era o mesmo.

"Com o apoio do nosso fornecedor de CMMS, temos uma estrutura melhor. Demos a todos regras a seguir para que as plantas tenham a mesma aparência, todos tenham as mesmas capacidades, e todos tenham os mesmos relatórios. Basicamente, criámos um sistema que, se não o seguissem, assumiríamos o controlo sobre ele. Deu-lhes um pouco mais de incentivo para o seguirem".

-Global Automotive Parts Supplier

5. Planear e Preparar para o Sucesso da Implementação do CMMS

Uma implementação bem sucedida do CMMS não acontece apenas. É preciso planeamento, preparação e tempo cuidadosos.

Porquê?

A organização detalhada, o trabalho de equipa conjunto, o CMMS certo, e um compromisso incansável com a fiabilidade ajudaram uma empresa da indústria de serviços a passar por uma implementação em sete fases.

Os vários clientes de uma empresa de água e águas residuais utilizaram um sistema de gestão de manutenção. E cada cliente operava independentemente, impedindo a organização de obter visibilidade em todo o sistema. O desejo da empresa de consolidar todos sob um CMMS apresentou grandes desafios, incluindo 46 implementações planeadas, tornando o planeamento e a preparação cruciais.

"Parte da chave do nosso sucesso foi o facto de termos tido uma implementação muito bem organizada e coordenada. Muitos esforços foram investidos no planeamento do processo e na identificação de papéis, responsabilidades e responsabilização das pessoas. E isso é fundamental para a forma como conseguimos realizar a quantidade de trabalho que realizámos no período de tempo em que o fizemos".

-Indústria de serviços

6. Formação de utilizadores no software CMMS

Um CMMS só vale a pena se os empregados receberem formação adequada e o utilizarem.

Porquê?

Algumas empresas faltam à formação, que muitas vezes impede a utilização e optimização do sistema. eMaint oferece formação presencial e baseada na web e campos de treino, webinars, e workshops para ajudar a garantir o sucesso da implementação do CMMS.

Um fabricante de cartão precisava de software CMMS para ajudar a gerir as crescentes exigências de produtos causadas pelas necessidades de embalagem das empresas de comércio electrónico online, como a Amazon.

A empresa optou por ter formação presencial. Aproveitaram também a caixa de areia eMaint CMMS, deixando as equipas de manutenção experimentarem o sistema antes de entrarem em funcionamento.

"Ter aqui o treinador, passando por pormenores, correndo-o na caixa de areia onde não se sentiriam intimidados ou preocupados em cometer erros, foi um ponto de viragem. Ajudou realmente os nossos utilizadores".

- Fabricante de cartão canelado

7. Assegurar a utilização da equipa para assegurar um ROI rápido do CMMS

Já ouviu o termo "use-o ou perca-o". Se a sua equipa não souber ou não quiser utilizar o CMMS, não alcançará o sucesso da implementação nem o retorno esperado do investimento (ROI).

Porquê?

Se ninguém compreende plenamente o poder total do software CMMS, como pode ser maximizado?

Um fabricante de snacks ultrapassou este dilema comum ao nomear um perito em equipas. O perito mostrou repetidamente aos técnicos e outros utilizadores como o eMaint era fácil de utilizar.

"Escolhemos um sistema que é fácil de usar. Assim que começámos a utilizar as capacidades, compreendemos e explorámos mais a sua funcionalidade. Quanto mais o utilizámos, mais vimos um retorno do investimento".

-Fabricante de alimentos em sacos